2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.3. Bộ máy tổ chức và tình hình nhân
Sơ đồ bộ máy công ty
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
(Nguồn: công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Trung)
Chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban
- Bộ máy cơng ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Trung được xây dựng theo mơ hình giám đốc là người có quyền hành cao nhất, giám đốc trực tiếp quản lý nhân viên.
- Giám đốc điều hành công ty (bà Trần Thị Hồng Duyên) là người đại
diện pháp luật theo ủy quyền của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động,
điều hành trực tiếp các hoạt động của công ty (theo khoản 2, điều 55, luật doanh nghiệp năm 2010)
- Bộ phận kinh doanh:
+Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng
+Sắp xếp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả khoa học
+Tìm kiếm khách hàng mới đảm bảo doanh số hàng tháng
+Cập nhật cước từ hãng tàu và đại lý
+Chuẩn bị báo giá vận tải và gửi khách hàng
+Gửi email, gọi điện, xây dựng những cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng để giới thiệu dịch vụ
+Theo dõi nghiệp vụ và xử lý những phát sinh nếu có
+Kết hợp các bộ phận chứng từ, hiện trường, điều phối để xử lý nghiệp vụ lô hàng
+Lên kế hoạch và thu hồi công nợ khách hàng
- Bộ phận chứng từ: Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận
tải hàng hóa xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ giao chứng từ và hàng hóa cho khách hàng. Cụ thể là: +Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng +Lấy lệnh giao hàng. +Làm thủ tục Hải quan. +Tổ chức giao và nhận hàng cho khách hàng. - Kế tốn
+Phụ trách cơng việc thu chi của cơng ty
+Hoạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu định kỳ
- Bộ phận hiện trường
Bộ phận hiện trường là phịng có chức năng, nhiệm vụ thực hiện chiến lược vận tải, bốc xếp của công ty; công việc trực tiếp điều hành vận tải và xếp dỡ: tham mưu cho lãnh đạo công ty cơng tác tổ chức vận tải, khai thác hàng hóa vận chuyển, dịch vụ và mơi giới vận tải, trực tiếp bảo quản, tổ chức và khai thác đội xe.
Tình hình nhân sự của công ty
Hiện nay tổng số cán bộ nhân viên có 6 người, làm việc trong các phịng ban khác nhau, Tất cả cán bộ nhân viên đều có trình độ Đại học hoặc Cao đẳng, tập trung ở các bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, các bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận kế tốn…
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự của công ty
Bộ phận Số lượng (người)
Kinh doanh 1
Chứng từ 2
Hiện trường 2
Tổng số 6
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Trung)