8. cấu Kết của đề tài
1.2. Tổ chức công tác kế toán quản trị
1.2.1.Tổ chức thu thập thông tin
Tổ chức thu thập thông tin được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ. Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình tổ chức cơng tác kế tốn quản trị nên nó rất quan trọng đối với chất lượng của các giai đoạn tiếp theo. Nếu việc lập, ghi chép các sự kiện kinh tế vào hệ thống chứng từ được thực hiện tốt sẽ giúp thông tin được cung cấp đầy đủ, phù hợp, kịp thời.
Do đặc thù riêng của mình nên hệ thống chứng từ của kế tốn quản trị khơng chỉ là hệ thống chứng từ bắt buộc mà còn là những chứng từ hướng dẫn rất linh hoạt nhằm thu thập được những thông tin chi tiết theo nhu cầu của nhà quản trị. Doanh nghiệp có thể cụ thể hóa, chọn lọc, sửa đổi hệ thống chứng từ hướng dẫn cho phù hợp đồng thời có thể thiết kế thêm những mẫu chứng từ kế toán khác nhằm đáp ứng được nhu cầu thu thập thơng tin của mình.
1.2.2.Tổ chức phân loại và xử lý thơng tin
1.2.2.1.Tổ chức tài khoản kế toán
Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ các tình huống ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học, vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế tốn cụ thể trong từng doanh nghiệp (Phạm Ngọc Tồn, 2010).
Để tổ chức tài khoản kế tốn quản trị, doanh nghiệp có thể dựa trên hệ thống tài khoản nhà nước ban hành để mở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 nhằm chi tiết hóa các tài khoản kế tốn tài chính và theo dõi chi tiết từng đối tượng kế tốn theo mục đích, u cầu quản lý của mình. Điều này giúp cơng tác kế tốn quản trị của
doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa thực hiện tốt các chức năng của mình trong việc cung cấp thơng tin.
1.2.2.2.Tổ chức hệ thống sổ kế tốn
Sổ kế tốn là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong kế toán quản trị để thu thập chẳng những thông tin quá khứ mà cả thông tin tương lai. Hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thơng tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế tốn phù hợp với mục đích và u cầu quản lý cụ thể đồng thời để có được những thơng tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế tốn quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. Để thu nhận thơng tin với mục đích trên, hệ thống sổ kế tốn quản trị cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị cơng nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, yêu cầu quản lý chi tiết từng đối tượng kế tốn, q trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định (Phạm Ngọc Tồn, 2010).
1.2.3.Tổ chức cung cấp thông tin
Việc tổ chức cung cấp thông tin được thực hiện thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo kế toán quản trị phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có ý nghĩa rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, kiểm tra điều hành và ra quyết định của nhà quản trị.
Trên cơ sở những thông tin đã được thu thập, phân loại, xử lý ở các giai đoạn trên, kế toán quản trị sẽ tiến hành thiết kế hệ thống báo cáo bao gồm các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất,… Tuy nhiên khi thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần lưu ý là hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải được xây dựng phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin trong nội bộ đơn vị, nội dung trong các báo cáo phải đảm bảo được sự so sánh để nhà quản trị dễ nắm bắt được những chênh lệch và nguyên nhân để có cách xử lý kịp thời; đồng
thời các chỉ tiêu trong báo cáo phải phù hợp với các chỉ tiêu trong các kế hoạch, dự tốn, báo cáo tài chính để đảm bảo tính thống nhất, tiện cho việc so sánh, đối chiếu. 1.2.4.Tổ chức bộ máy kế tốn
Có ba cách thức tổ chức bộ máy kế tốn quản trị, bao gồm mơ hình kết hợp, mơ hình tách biệt và mơ hình hỗn hợp (Phạm Ngọc Tồn, 2010).
Mơ hình kết hợp
Mơ hình kết hợp tổ chức gắn bộ phận kế toán quản trị kết hợp chung với bộ phận kế tốn tài chính trong hệ thống kế tốn của doanh nghiệp. Mơ hình này có ưu điểm là sử dụng chung nhân lực giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nên tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả sẽ khơng cao do kế tốn quản trị khơng được chun mơn hóa sâu. Mơ hình này có tính thực tiễn cao, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam.
Mơ hình tách biệt
Tổ chức kế tốn quản trị theo mơ hình tách biệt giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị bao gồm sự tách biệt cả nhân sự, nghiệp vụ kế tốn. Với mơ hình này, kế tốn quản trị sẽ chun mơn hóa sâu hơn và là cơng cụ đắc lực hơn cho nhà quản trị, tuy nhiên vì tách biệt nên cần nhiều nhân lực hơn so với mơ hình kết hợp nên sẽ tốn kém hơn. Mơ hình này khó khăn khi áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì thiếu điều kiện về nguồn lực để thực hiện mặc dù hiệu quả cung cấp thông tin mà hai hệ thống này mang lại sẽ cao hơn so với mô hình kết hợp.
Mơ hình hỗn hợp
Tổ chức kế tốn quản trị theo mơ hình hỗn hợp vừa có tính tách rời vừa có tính kết hợp giữa hai bộ phận kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Đối với các phần hành kế toán mà giữa hai bộ phận kế tốn này có liên quan nhau về nội dung thì sẽ được áp dụng theo mơ hình kết hợp cịn đối với các phần hành kế tốn có sự khác biệt hoặc những phần hành kế tốn đặc thù riêng thì sẽ được tổ chức theo mơ hình tách rời. Mơ hình này vận dụng kết hợp hai mơ hình trên một cách linh hoạt, tuy nhiên cơng tác tổ chức kế tốn địi hỏi kế tốn trưởng phải có trình độ cao, phân công, phân nhiệm phù hợp và kết hợp các bộ phận hài hịa. Mơ hình này khó áp
dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vì tốn kém chi phí và khơng đủ trình độ thực hiện.
Với ba mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị như trên, tùy theo quy mô doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị phù hợp trên cơ sở mối quan hệ lợi ích và chi phí của việc vận hành từng mơ hình tổ chức đó.
1.2.5.Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Trong thời đại cơng nghệ thơng tin có những bước phát triển vượt bậc như ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi ngành nghề đã trở thành một nhu cầu cấp thiết. Riêng đối với kế toán và kế tốn quản trị thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã mang lại những lợi ích vơ cùng to lớn như: giảm khối lượng ghi chép thơng tin; việc xử lý, tính tốn, tổng hợp số liệu nhanh chóng và chính xác; các thơng tin được lưu trữ dễ dàng và độ bảo mật được đảm bảo cao,…
Để tổ chức ứng dụng được công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cần trang bị những phương tiện kỹ thuật hỗ trợ bao gồm phần cứng, phần mềm và nhân sự vận hành. Việc trang bị này yêu cầu tốn kém nhiều chi phí như: chi phí mua sắm, bảo trì, sữa chữa thiết bị; chi phí đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên đủ trình độ vận hành hệ thống,… Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu và điều kiện của mình mà trang bị các trang thiết bị phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, vừa tránh lãng phí vừa ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiệu quả.