Trung tâm đầu tư : là trung tâm có quyền hạn cao nhất trong Cơng ty, có
quyền điều hành và trách nhiệm đối với lợi nhuận và vốn đầu tư của Công ty. Tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, trung tâm này bao gồm: Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên và Ban Tổng giám đốc.
Trung tâm lợi nhuận : là trung tâm có quyền kiểm sốt cũng như có trách
nhiệm đối với lợi nhuận trong Cơng ty, cũng có nghĩa là có quyền kiểm sốt cũng như có trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí. Ở đây trung tâm lợi nhuận chính là Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi.
Trung tâm doanh thu : là trung tâm chỉ có quyền kiểm sốt và chịu trách
80
của Cơng ty. Tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, trung tâm này là phòng Kế hoạch – XDCB.
Trung tâm chi phí : là trung tâm có quyền kiểm sốt chi phí nhưng khơng có
quyền kiểm sốt doanh thu, lợi nhuận hay vốn đầu tư của Công ty. Tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, trung tâm chi phí bao gồm Phịng Tổ chức hành chính, Phịng Tài chính Kế tốn, Phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp và các Đội sản xuất trực thuộc.
b. Xác định các chỉ tiêu đánh giá thành quả và các báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Sau khi xây dựng được các trung tâm trách nhiệm cần tiến hành xác định hệ thống các chỉ tiêu đánh giá thành quả dùng làm cơ sở để đánh giá xem từng trung tâm có hoạt động hiệu quả và hướng tới mục tiêu chung đã đề ra hay khơng. Bên cạnh đó, cịn phải xây dựng được các báo cáo thành quả của từng trung tâm nhằm phản ánh được kết quả hoạt động của từng trung tâm giữa thực hiện so với dự toán. Trên nền tảng nhiệm vụ của từng trung tâm, tác giả tiến hành xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá thành quả và các báo cáo thành quả của từng trung tâm trách nhiệm như bảng ở phụ lục 3.7. Các mẫu báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm được trình bày ở phụ lục 3.8.
3.2.2.5.Thiết lập thơng tin kế tốn quản trị phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn
Nhà quản trị trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn đối diện với những quyết định kinh doanh. Ngày nay trong thời đại của nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì việc ra quyết định của các nhà quản trị khơng thể chính xác nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm, cảm tính. Thay vào đó, các nhà quản trị cần trang bị cho mình những kỹ thuật cũng như công cụ hiện đại để thu thập, xử lý, phân tích thơng tin nhằm ra quyết định một cách đúng đắn. Riêng đối với Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi là một doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp với một sản phẩm duy nhất và lại chịu sự quy định của Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam về nhiều mặt (trong đó có đơn giá bán sản phẩm) nên việc ra quyết định của các nhà quản trị có
phần bị hạn chế hơn các doanh nghiệp khác. Sau đây tác giả xin lựa chọn một số công cụ và kỹ thuật ra quyết định phù hợp, có thể ứng dụng tại Cơng ty.
Phân tích điểm hịa vốn dùng kỹ thuật Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Phân tích điểm hịa vốn là một trong những cơng cụ rất quan trọng trong kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận vì nó cho Cơng ty biết được tại mức sản lượng nào thì hịa vốn cũng như xác định được vùng lãi, lỗ. Từ đó giúp Cơng ty xem xét quá trình kinh doanh của mình một cách chủ động và tích cực, đồng thời có thể đề ra những biện pháp để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Ví dụ minh họa về phân tích điểm hịa vốn dùng kỹ thuật Chi phí – khối lượng – lợi nhuận được trình bày ở phụ lục 3.9.
Phân tích lợi nhuận dùng kỹ thuật Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Bên cạnh việc phân tích điểm hịa vốn, Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi cũng có thể sử dụng một cách tiếp cận khác của kỹ thuật phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận đó là phân tích lợi nhuận theo mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Theo công cụ này, Công ty có thể xác định sản lượng, doanh thu cần đạt được để đảm bảo một mức lợi nhuận nào đó. Điều này rất có ích trong việc phân tích dự báo của Cơng ty. Ví dụ minh họa về phân tích lợi nhuận dùng kỹ thuật chi phí – khối lượng – lợi nhuận được trình bày ở phụ lục 3.10.
3.2.3.Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị
3.2.3.1.Tổ chức thu thập thông tin
Để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị, Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi bên cạnh việc sử dụng hệ thống chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp cịn phải tổ chức thêm một số chứng từ phục vụ cho các nội dung kế toán quản trị, nhất là phục vụ cho yêu cầu quản trị chi phí tại Cơng ty. Các chứng từ này cần được thiết kế sao cho có thể theo dõi được phần biến phí, định phí của từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm và phải đảm bảo được độ tin cậy cũng như có thể dễ dàng so
sánh, tổng hợp khi cần thiết. Tác giả xin đề xuất Công ty nên sử dụng thêm một số chứng từ sau đây (phụ lục 3.11):
- Phiếu dự trù nguyên vật liệu: nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong
việc sản xuất sản phẩm. Đối với Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, nguyên vật liệu chủ yếu là các loại phân bón như: phân Urê, phân Lân, phân Kali, phân vi sinh, thuốc bảo vệ thực vật,… Các loại nguyên vật liệu này rất cần thiết cho sự tăng trưởng, chống bệnh tật cho cây cao su nhưng lại dễ bị hư hỏng, mất chất do thời tiết nếu không bảo quản tốt. Do vậy, Cơng ty cần có cơng tác dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để vừa đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình chăm sóc cao su, vừa tiết kiệm và khơng bị chôn vốn. Phiếu dự trù nguyên vật liệu là cơ sở để phòng Kế hoạch – XDCB lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu hợp lý hơn.
- Phiếu báo thay đổi định mức nguyên vật liệu: các định mức nguyên vật liệu
của Cơng ty hiện nay được phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp xây dựng căn cứ vào định mức do Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam ban hành, khi Tập đồn có sự điều chỉnh về định mức thì Cơng ty cũng phải điều chỉnh theo. Do vậy, cần có thêm chứng từ Phiếu báo thay đổi định mức nguyên vật liệu nhằm cho biết lượng nguyên vật liệu cần thay đổi, lý do thay đổi là từ phía Tập đồn hay phía Cơng ty.
3.2.3.2.Tổ chức phân loại và xử lý thông tin
Về
hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quả trị, cần lưu ý các vấn đề sau: - Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị phải dựa trên hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Do vấn đề quan tâm hàng đầu hiện nay của Cơng ty là kiểm sốt chi phí, hạ giá thành sản phẩm nên hệ thống tài khoản phải được phân loại và mã hóa một cách chi tiết nhằm theo dõi được chi phí phát sinh ở từng trung tâm trách nhiệm, từng bộ phận và phải mã hóa theo cách ứng xử của chi phí.
- Hệ thống tài khoản phải được thiết kế thống nhất, rõ ràng, thuận tiện cho việc tập hợp, so sánh và lập báo cáo kế tốn quản trị.
Tại Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, vấn đề cần quan tâm hàng đầu hiện nay là kiểm sốt chi phí. Do vậy, tác giả đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị chi tiết cho các loại chi phí phát sinh. Hệ thống tài khoản kế tốn quản trị này có thể được thiết kế như sau:
Phân lớp 1: phân lớp này có 4 ký tự, sử dụng lại hệ thống tài khoản Công ty
đang dùng theo quy định của Bộ tài chính. Trong đó, 3 ký tự đầu là tài khoản cấp 1, ký tự sau là tài khoản cấp 2.
Phân lớp 2: loại chi phí, cho biến chi phí phát sinh là định phí hay biến phí.
Cụ thể ký hiệu: Biến phí – B, định phí – Đ.
Phân lớp 3: mã trung tâm trách nhiệm. Cụ thể như sau:
Trung tâm trách nhiệm Mã số
1. Trung tâm đầu tư 1
- Hội đồng thành viên 101
- Kiểm soát viên 102
- Ban Tổng giám đốc 103
2. Trung tâm doanh thu 2
- Phòng Kế hoạch – XDCB 201
3. Trung tâm chi phí 3
- Phịng Tổ chức hành chính 301
- Phịng Tài chính Kế tốn 302
- Phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp 303
- Đội sản xuất Bình An 304
- Đội sản xuất Bình Khương 305
- Đội sản xuất Bình Minh 306
- Đội sản xuất Bình Thanh 307
- Đội sản xuất Bình Hịa 308
- Đội sản xuất Tịnh Trà 309
Theo cách phân lớp như trên, Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi sẽ có hệ thống tài khoản kế tốn quản trị chi tiết cho các loại chi phí được trình bày ở phụ lục 3.12.
Về
hệ thống sổ kế toán quản trị
Bên cạnh việc áp dụng những mẫu sổ kế tốn chi tiết của Thơng tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, Cơng ty nên thiết kế thêm một số sổ kế toán quản trị phục vụ cho cơng tác kiểm sốt chi phí theo cách ứng xử của chi phí như: sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp, sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Các mẫu sổ kế tốn quản trị được trình bày ở phụ lục 3.13.
3.2.3.3.Tổ chức cung cấp thơng tin
Các báo cáo kế toán quản trị được xây dựng tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của các nhà quản trị, đặc điểm hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý. Bên cạnh đó, các báo cáo này cịn phải có được sự thống nhất giữa các bộ phận đồng thời cung cấp được thông tin kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu. Các báo cáo kế tốn quản trị cần được lập tại Cơng ty như sau:
- Các báo cáo dự tốn: đã trình bày ở phụ lục 3.6.
- Các báo cáo thành quả của các trung tâm tách nhiệm đã trình bày ở phụ mục 3.8.
- Các báo cáo phân tích biến động các loại chi phí. Trong điều kiện hiện nay khi mà giá mủ cao su đang cịn diễn biến phức tạp, thì vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo trong Cơng ty là kiểm sốt và cắt giảm chi phí, phấn đấu giá thành tiêu thụ bằng giá bán nhằm đảm bảo thu nhập cho người lao động và bảo tồn vốn. Do đó, bộ phận kế tốn quản trị cần cung cấp những báo cáo phân tích được biến động của từng loại chi phí sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho nhà quản trị có cái nhìn tồn diện nhưng chi tiết về từng loại chi phí phát sinh. Từ đó, đề ra được những giải pháp nhằm kiểm sốt chi phí hợp lý. Mẫu các báo cáo phân tích biến động chi phí được trình bày ở phụ lục 3.14.
Kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu, TSCĐ, thành phẩm và tiêu thụ Kế tốn tài chính Kế tốn thanh tốn và cơng nợ Thủ quỹ Lập dự tốn Kế tốn quản trị Kế tốn chi phí và phân tích biến động
- Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính: báo cáo này sẽ cho Cơng ty có một cái nhìn tổng qt về tình hình tài chính của mình bao gồm: chính sách huy động và sử dụng vốn, mức độ tự chủ về tài chính, khả năng thanh tốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh,... Từ đó sẽ giúp Cơng ty nhận thấy được những thuận lợi, khó khăn về tài chính mà mình sẽ phải đối diện trong tương lai và có những giải pháp nhằm cải thiện tình hình tài chính của mình. Mẫu báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính được trình bày ở phụ lục 3.15.
3.2.3.4.Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Với quy mơ vừa, tiềm lực tài chính và nhân sự cịn hạn chế, Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi nên áp dụng mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế tốn quản trị tại Cơng ty
Tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, bộ máy kế toán sẽ bao gồm hai bộ phận là kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Mỗi nhân viên trong từng bộ phận sẽ được quy định cụ thể chức năng, quyền hạn của mình.
Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng trực tiếp điều hành cả hai bộ phận kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
+ Kế tốn trưởng sẽ phân cơng, theo dõi, giám sát công việc của từng nhân viên trong phịng Kế tốn.
+ Kiểm tra, ký duyệt các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
+ Nằm trong Bộ phận xét duyệt dự toán, tổng hợp, điều chỉnh và xét duyệt dự toán của các Bộ phận.
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc đề ra mục tiêu chung cho Cơng ty trước khi lập đự tốn cho năm tới và hỗ trợ Ban lãnh đạo ra quyết định.
- Bộ phận kế tốn tài chính:
Bộ phận này có nhiệm vụ là ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của Công ty và lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định. Bộ phận này vẫn bao gồm bốn nhân viên là Kế toán tổng hợp; Kế toán vật liệu, TSCĐ, thành phẩm và tiêu thụ; Kế tốn thanh tốn và cơng nợ; Thủ quỹ. Các nhân viên kế tốn tài chính vẫn thực hiện các công việc hiện tại của mình, đồng thời sẽ đảm nhiệm thêm cơng việc kế tốn quản trị của phần hành đó.
- Bộ phận kế tốn quản trị:
Hiện nay phần lớn nhân viên trong phịng Kế tốn đều chỉ có chun mơn và kinh nghiệm về kế tốn tài chính nên Cơng ty cần bố trí thêm hai nhân viên có chun mơn về kế tốn quản trị để thực hiện các kỹ thuật kế toán quản trị được hiệu quả. Cụ thể:
+ Một nhân viên lập dự toán sẽ phụ trách việc kết hợp với các nhân viên trong phịng Kế tốn và các phịng ban khác lập các dự tốn phục vụ cho chức năng hoạch định. Nhân viên này cùng với Kế toán trưởng nằm trong Bộ phận xét duyệt dự toán sẽ theo dõi việc thực hiện dự tốn và có những điều chỉnh phù hợp.
+ Một nhân viên sẽ phụ trách kế tốn chi phí và phân tích các biến động về kết quả kinh doanh, nhất là biến động về chi phí; tìm hiểu ngun nhân và có những đề xuất cho cấp trên về những biện pháp để tiết kiệm chi phí.
Với mơ hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị như trên sẽ giúp bộ máy kế tốn của Cơng ty được gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, tận dụng được nguồn nhân lực. 3.3.GIẢI PHÁP HỖ TRỢ KHÁC
3.3.1.Nâng cao nhận thức và trình độ cho nguồn nhân lực kế toán quản trị
Kế toán quản trị ra đời xuất phát từ nhu cầu thông tin của các nhà quản trị.