Tất cả các hoạt động, năng lực, trình độ của Cơng ty đều tập trung và thể hiện ở trong hồ sơ dự thầu. Do đó việc lập hồ sơ dự thầu cho đúng, đủ và đẹp cũng là một điều kiện tiên quyết cho việc dành thắng lợi trong tranh thầu của Công ty.
Hiện nay, như phần trên đã trình bày, trong việc lập hồ sơ dự thầu của Cơng ty cịn có những tồn tại chưa được giải quyết. Vì vậy, để nâng cao khả năng thắng thầu của Cơng ty thì một giải pháp nữa đề ra là phải hồn thiện cơng tác lập hồ sơ dự thầu.
Thực hiện giải pháp này Cơng ty (mà cụ thể phịng Kế hoạch Tổng hợp) cần kết hợp với các Cơng ty khác đã có phịng Marketing hay phịng đấu thầu, cũng có thể tham khảo ở các đơn vị khác. Để tự hoàn thiện khâu lập hồ sơ, cụ
thể:
+ Nhanh chóng hình thành một bài thầu mẫu kèm theo các tài liệu minh hoạ đầy đủ, chính xác và hiện đại, định kỳ hàng quý cập nhật các số liệu thị trường và các thiết bị mới, phương pháp thi công hiện đại.
+ Đặc biệt chú ý khi lập hồ sơ dự thầu: Công ty cần đảm bảo tính nhất quán hay tính thống nhất trong lập hồ sơ: thống nhất giữa phần mô tả biện pháp tổ chức thi công với phần vẽ minh hoạ (tránh hiện tượng phần mô tả biện pháp tổ chức thi công nêu một cách, trong phần vẽ minh hoạ thể hiện một cách khác); thống nhất giữa thuyết minh sử dụng thiết bị với phần liệt kê thiết bị (tránh tình trạng trong phần thuyết minh sử dụng thiết bị này, trong phần liệt kê thiết bị khơng kê thiết bị đó) .... Nói tóm lại, nếu Cơng ty khơng đảm bảo tính thống nhất trong lập hồ sơ thì dẫn đến việc có nhiều điểm mâu thuẫn lẫn nhau làm cho chủ đầu tư khơng đánh giá được, thì trật thầu là điều khơng phải là khó hiểu.
+ về mặt hình thức hồ sơ dự thầu, Cơng ty nên tham khảo nhiều để đưa ra một cách trình bày hợp lý, bởi hiện nay, phần hình thức của Cơng ty thể hiện được xét chung là chưa đẹp. Tính hợp lý của hồ sơ dự thầu thể hiện ở việc: hồ sơ phải lập đúng quy định; phải đủ các thông số, yêu càu; phải thống nhất, logic và hiện đại.