( Nguồn: Phiếu điều tra)
Qua biểu đồ cho ta thấy có 16/20 nhân viên trong cơng ty cho rằng rất cần thiết để xây dựng một HTTT quản lý bán hàng mới, có 3/20 nhân viên cho rằng chưa cần thiết, bình thường và 1/20 nhân viên cho rằng khơng cần thiết.
- Câu hỏi: Những chức năng cần thiết trong HTTT quản lý bán hàng là gì?
Theo kết quả điều tra, đa số các nhân viên cho rằng các chức năng mà HTTT quản lý bán hàng cần có là quản lý thơng tin khách hàng, quản lý thông tin gian hàng, quản lý nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý hóa đơn.
-Câu hỏi: Công tác quản lý bán hàng hiện tại của cơng ty có giúp anh (chị) thuận lợi trong cơng tác khi được phân cơng về các nhóm thực hiện bán hàng hay khơng?
Có 15/20 phiếu chọn khơng thuận lợi trong cơng tác. Nhân viên cơng ty cho rằng có một số khó khăn trong q trình làm việc tại các nhóm: khơng kiểm sốt hết được công việc phải làm, việc giao tiếp giữa các thành viên trong khi sửa chữa gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian tìm kiếm thiết bị, dụng cụ liên quan.
Hầu hết các nhân viên được điều tra đa số là đều sử dụng và biết đến HTTT và tham gia vào hoạt động bán hàng, quản lý bàn hàng vì vậy mà qua đây ban quản trị cơng ty cần có phương án phù hợp để xây dựng một HTTT mới sao cho đảm bảo và khắc phục được các chức năng chưa có và đáp ứng được nhu cầu mà công ty đề ra.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢNLÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Đánh giá chung về hiệu quả của hệ thống thông qua khảo sát thực trạng tại công ty:
Những thành tựu đạt được
-Quy trình thực hiện bán hàng hồn thiện
Hoạt động bán hàng của cơng ty tn thủ theo quy trình đề ra đã đem lại hiệu quả được chứng minh bằng những yêu cầu của khách hàng được đáp ứng, những dòng xe HyunDai tốt được bán ra.
-Thực hiện tốt cơng tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dịch vụ
Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty theo dõi chi thu của dịch vụ, nhân lực tham gia và nguồn lực của dịch vụ hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm sốt chi phí mà nó cịn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cịn về nhân lực, có những người cùng một lúc tham gia vào nhiều dịch vụ bán hàng thì lịch trình và cơng việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sự chậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dịch vụ để có thể tập trung đẩy nhanh tiến độ cho dịch vụ khác để kết thúc công việc sớm. Đảm bảo ngân sách cho một dịch vụ, sản phẩm được bán ra có ý nghĩa rất quan trọng, khơng chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ thực hiện mà cịn ảnh hưởng tới hiệu quả của cơng việc quản lý bán hàng.
- Trang thiết bị phần cứng luôn được trang bị đầy đủ, sẵn sang phục vụ hoạt động.
Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty đáp ứng được khả năng tin học hóa hệ thống thông tin quản lý bán hàng, hỗ trợ các phần mềm ứng dụng, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thơng tin liên quan đến các dịng xe, dịch vụ và thơng tin khách hàng.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để có thể đào tạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa.
- Hơn nữa, cơng ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Những hạn chế:
- Hệ thống tuân thủ theo quy trình, rập khn cứng nhắc mà việc tn thủ theo một quy trình nhằm đảm bảo tính nhất qn, thống nhất khơng bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết. Việc đó địi hỏi người người sử dụng hệ thống phải linh hoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi cung cấp xe, dịch vụ sửa chữa đến với khách hàng.
- Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thơng tin, xử lý chậm chạp, thiếu tính chính xác, thơng tin khơng đồng bộ.
- Không đáp ứng được kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thơng tin nhanh.
- Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin,… yêu cầu ngày càng cao, địi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thơng tin hiện tại chưa đáp ứng được.
-Quy trình quản lý bán hàng chưa phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ
Quy trình hiện tại của hệ thống phản ánh các chức năng cơ bản nhất của quy trình quản lý bán hàng. Tuy nhiên, đối với các nhu cầu của khách hàng lớn hơn, sẽ phát sinh nhiều hơn hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý bán hàng. Lúc này hệ thống hiện tại khơng có khả năng đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử lý thông tin.
Kết luận chung:
Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng dịch vụ, xe cần quản lý ngày càng tăng, những bất cập do các nhược điểm trên gây ra sẽ ngày càng khó khắc phục. Do đó, nhu cầu về việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết để hỗ trợ tốt cho hoạt động quản lý bán hàng của cơng ty. Việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ, chính xác về hệ thống thơng tin quản lý bán hàng, tiến hành các bước tiếp theo để xây dựng hệ thống dễ dàng hơn.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CƠNG TY TNHH TỒN THẮNG
3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH TỒN THẮNG HIỆN NAY
3.1.1 Định hướng chung
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ và diễn ra mạnh mẽ đã và đang đặt ra nhiều cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Diễn ra trên các nền tảng trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ Internet of Things (IOT), robot, dữ liệu lớn (Big Data) cuộc cách mạng này kết hợp các công nghệ lại với nhau, làm mờ ranh giới giữa vật lý, kỹ thuật số và sinh học, hứa hẹn sẽ làm thay đổi toàn bộ hệ thống sản xuất, quản lý và quản trị.
Trong điều kiện đó, khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp phụ thuộc vào trình độ ứng dụng cơng nghệ trong sản xuất và quản trị. Ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng các cơng nghệ Internet of things, điện tốn đám mây, phân tích dữ liệu lớn, ứng dụng các cảm biến thông minh, thiết bị thơng tin liên lạc và giải pháp quản trị tích hợp, doanh nghiệp có thể số hóa tồn bộ quá trình hoạt động từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý. Nhu cầu sử dụng và phát triển các hệ thống thông tin trở nên cần thiết và không thể thiếu đi kèm đó là các hoạt động đảm bảo an tồn thơng tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Tại Việt Nam, các công ty ngày càng quan tâm đến việc phát triển các hệ thống thơng tin, tích hợp các nghiệp vụ, áp dụng các giải pháp công nghệ thông minh hơn. Nhờ đó những hệ thống quản lý điều hành tập trung như ERP, BI ln có dữ liệu đầy đủ, cập nhật và chính xác để giúp nhà quản lý đưa ra quyết định điều hành kịp thời. Mức độ số hóa càng đầy đủ, thơng tin càng cập nhật và chính xác, các nhà quản trị có thể đánh giá đúng và đưa ra các quyết định kịp thời giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và ngày càng phát triển.
3.1.2 Định hướng của cơng ty TNHH Tồn Thắng
Với khao khát khẳng định và chiếm vị trí ưu thế trên thị trường ơ tơ. Cơng ty cịn tích cực đẩy mạnh việc quảng bá của công ty, sản phẩm, dịch vụ bằng sự nỗ lực không ngừng nghỉ của tập thể ban lãnh đạo và nhân viên. Công ty thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nâng cao thu nhập của công nhân viên và giữ vững uy tín, nâng cao thương hiệu, phát triển nhân lực, gia tăng doanh thu.
Mục tiêu
Cơng ty TNHH Tồn Thắng đã đang và sẽ cung cấp các dịng xe của tập đồn HyunDai; cùng với các dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế,…; phát triển thêm kênh bán lẻ trực tiếp tới khách hàng. Mục đích nhằm mang đến cho người tiêu dùng sản phẩm chính hãng, nguyên bản… và giá cả chính xác nhất cho thị trường khắp cả nước. Trong những năm tới cơng ty sẽ tiếp tục giữ vững uy tín, nâng cao thương hiệu, phát triển nhân lực, gia tăng doanh thu hơn nữa.
Chính sách
Chính sách tuyển dụng:
Mục tiêu chính sách tuyển dụng của cơng ty là thu hút và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao.
Chính sách đào tạo:
Mọi cá nhân khi đã trở thành thành viên chính thức của cơng ty đều được tham dự các khoá đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng, khả năng của mình, giúp hồn thành tốt cơng việc hiện tại và tương lai, đáp ứng mục tiêu nghề nghiệp của cá nhân và mục tiêu của tổ chức.
Đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
Công ty khá quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ. Hiện này cơ sở hạ tầng công nghệ của cơng ty có khả năng đáp ứng được nhu cầu của quản lý hệ thống thông tin cũng như nhu cầu công việc của nhân viên.
3.2. GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH TỒN THẮNG
3.2.1 Mô tả bài tốn quản lý bán hàng tại cơng ty TNHH Tồn Thắng
Bài tốn
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cơng ty, khách hàng sẽ tiến hành gửi yêu cầu đến công ty qua giao dịch điện thoại với nhân viên bán hàng hoặc trực tiếp gặp mặt. Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng những gian hàng, dịch vụ tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, yêu cầu của khách hàng, thời gian nhận gian hàng...
Sau đó bộ phận bán hàng kiểm tra thông tin về khách hàng, xem khách hàng có phải là khách hàng cũ của cơng ty không.
- Nếu khách hàng là khách hàng cũ, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng này có cịn tài khoản ở cơng ty khơng.
+ Khách hàng vẫn cịn tài khoản thì làm hợp đồng bán hàng (thông tin cơ bản của hợp đồng bao gồm: tên, mã số hợp đồng, thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng, các
yêu cầu điều khoản của bên mua và bên bán, kí kết thỏa thuận của 2 bên,chi phí,...) tái kí cho khách hàng.
+ Khách hàng khơng cịn thì tiến hành làm hợp đồng mới như bình thường. - Nếu như khách hàng là khách hàng mới, bộ phận bán hàng làm hợp đồng mua bán cho khách.
Bộ phận tài chính căn cứ vào hợp đồng, thơng tin định kì thanh tốn trong hợp đồng kí kết, tiến hành thu tiền từ khách hàng. Khách hàng có thể thanh tốn theo định kì, bộ phận tài chính sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh tốn( bao gồm: mã hóa đơn thanh tốn, mã hợp đồng, ngày thanh toán, số lần thanh toán và số tiền,...) cho khách hàng.
Theo từng tháng, bộ phận tài chính sẽ có thống kê về các khoản thu, chi cho ban giám đốc công ty. Bộ phận bán hàng sẽ có bản báo cáo về tình hình khách hàng, bán hàng trong tháng vừa qua. Qua những báo cáo – thống kê, vào các buổi họp hàng tháng sẽ đưa ra những mục tiêu, chiến lược bán hàng cho những tháng tiếp theo.
Hệ thống quản lý bán hàng cập nhật thông tin thường xuyên, xuyên suốt từng quá trình để từng nhân viên cũng như ban lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động. Giúp nhân viên bán hàng nắm được dễ dàng tình hình các gian hàng trên website của cơng ty.
Các u cầu chức năng hệ thống
Hệ thống quản lý bán hàng gồm có những chức năng như sau:
+ Quản lý những thơng tin về khách hàng:
-Thêm thơng tin gian hàng -Xóa thơng tin gian hàng -Tìm kiếm gian hàng -Sửa thơng tin gian hàng
+Quản lý những thông tin về nhân viên: -Thêm thông tin nhân viên
-Xóa thơng tin nhân viên -Tìm thơng tin nhân viên -Sửa thơng tin nhân viên +Quản lý thông tin hợp đồng: -Thêm thơng tin hợp đồng -Xóa thơng tin hợp đồng -Tìm thơng tin hợp đồng -Sửa thơng tin hợp đồng +Quản lý hóa đơn: -Thêm thơng tin hóa đơn -Xóa thơng tin hóa đơn
-Tìm thơng tin hóa đơn -Sửa thơng tin hóa đơn +Báo cáo thống kê:
-Báo cáo thống kê thông tin gian hàng -Báo cáo thống kê thông tin khách hàng -Báo cáo thống kê thông tin nhân viên -Báo cáo thống kê thông tin hợp đồng -Báo cáo thống kê thơng tin hóa đơn
Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Về tính bảo mật thơng tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thơng tin nhất định.
Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này.
Về mặt nhập liệu: Giao diện phải đẹp, tạo thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thao tác nhập liệu vào. Hệ thống kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngồi ý muốn, tự động điền những tham số cần thiết, giảm thiểu những sai sót khơng đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an tồn hơn.
3.2.2 Biểu đồ use case
uc tongquat
giám đốc nhân viên bán
hàng Nhân viên tài
chính
Quản lý gian hàng
Quản lý hợp đồng
Quản lý hóa đơn
Báo cáo thống kê Đăng nhập Đăng xuất Quản lý khách hàng Quản lý nhân viên «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include»