6. Kết cấu đề tài
2.4.3. Chiến lược vận chuyển tại công ty Hồng Hà
- Mục tiêu chiến lược vận chuyển:
Chiến lược vận chuyển tại công ty Hồng Hà dựa vào hai yếu tố cơ bản là chi phí và dịch vụ khách hàng. Với phương châm đảm bảo độ an tồn của hàng hóa với thời gian giao nhận nhanh, hàng hóa đảm bảo với tổng chi phí logistics thấp nhất là những vấn đề được ban lãnh đạo Hồng Hà quan tâm.
Nếu xét trong chuỗi giá trị, trong hoạt động kinh doanh của công ty Hồng Hà thường tự vận chuyển và hoạt động theo cả hai nguyên tắc: Tận dụng lợi thế kinh tế nhờ quy mô và lợi thế kinh tế nhờ khoảng cách.
Trong q trình lựa chọn chiến lược vận chuyển: Cơng ty Hồng Hà tận dụng lợi thế quy mô của các đơn vị vận tải để lưu chuyển hàng hóa đảm bảo nhanh và an tồn, nhận thấy cơng ty khơng có lợi thế về quy mơ nhất là trong khâu vận tải nên trong tình hình hoạt động kinh doanh trước mắt, Hồng Hà lựa chọn phương án thuê ngoài trong vận chuyển mua là khá an tồn và phù hợp với tình hình kinh doanh của mình. Với 15 năm hoạt động tại thị trường miền Trung, cơng ty đã có tập khách hàng thân thiết lâu năm tin dùng các sản phẩm của Hồng Hà. Đây được xem là một trong những điều kiện thuận lợi để Hồng Hà mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
Hồng Hà trong quá trình bán hàng áp dụng chiến lược tự vận chuyển, đáp ứng hai nguyên tắc: Giao hàng nhanh chóng, an tồn, thuận tiện với tổng chi phí thấp nhất. Việc đáp ứng được những nguyên tắc này làm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng bởi nó thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng về thời gian, địa điểm, quy mô và cơ cấu mặt hàng trong từng lơ vận chuyển.
Như đã phân tích ở hoạt động dịch vụ khách hàng, độ tin cậy và thời gian trong vận chuyển rất quan trọng và được phịng vận tải của cơng ty Hồng Hà nghiên cứu kỹ và có các phương án vận chuyển hợp lý.
- Thiết kế mạng lưới và tuyến đường vận chuyển:
Khách hàng của công ty Hồng Hà tập trung chủ yếu ở khu vực miền Trung, trong đó Bắc Trung Bộ chiếm tỷ trọng nhiều hơn cả và đặc biệt là hai tỉnh: Nghệ An và Hà Tĩnh. Do đặc điểm khách hàng và mặt hàng mà Hồng Hà cung cấp, phương án vận chuyển thẳng gom/rải hàng theo tuyến, vận chuyển qua trung tâm phân phối (có trụ sở tại Nghệ An và Hà Tĩnh) và trong một số trường hợp sử dụng phương án vận chuyển nhanh.
Vận chuyển thẳng gom/rải hàng theo tuyến: Công ty Hồng Hà xác định các tuyến
đường vận chuyển cố định và dự trù thời gian giao hàng dự kiến đối với các loại mặt hàng trong vòng 30 giờ. Trường hợp khách hàng ở trên các tuyến đường cố định hoặc không nằm vùng mà tuyến đường phương tiện vận tải đi qua thì cơng ty Hồng Hà sẽ sử dụng phương án vận chuyển nhanh.
Hình 2.9. Sơ đồ vận chuyển thẳng gom/rải hàng theo tuyến tại công ty Hồng Hà
(Nguồn: Phòng vận tải) Dựa vào hình 2.16 kể trên, phương tiện vận tải tại vị trí (A) có thể vận chuyển theo tuyến đường cố định: Xuất phát từ vị trí (A) và trả hàng tại vị trí (1) (2) hoặc xuất phát từ vị trí (A ) và trả hàng tại các vị trí (3) (4) (5). Nếu các vị trí (1) - (2) hay (3) – (4) – (5) có khoảng cách khơng q xa thì phương tiện vận tải xuất phát tại (A) có thể đi làm hai lần theo khung đường có sẵn.
Tương tự, khách hàng tại vị trí (1) có thể sẽ nhận được hàng hóa từ hai phương tiện vận tải xuất phát từ vị trí (A) và (B). Trước khi giao hàng tới cho khách hàng, dựa vào tình trạng hàng hóa thực tế tại kho mà phương tiện vận tải có thể sẽ gom hàng trên đường từ kho dự trữ (I) (II) rồi mới chuyển tới vị trí (A) (B), trong q trình lưu chuyển hàng hóa, nếu trên đường vận chuyển từ vị trí (I) tới (A) có khách hàng tại tuyến đường này thì cơng ty Hồng Hà thiết kế ln hoạt động vận chuyển trung gian để giảm thiểu phương tiện vận chuyển khơng và giảm thiểu chi phí logistics.
Việc lựa chọn phương án vận chuyển thẳng gom/rải hàng phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Hồng Hà bởi tập khách hàng của Hồng Hà là khách hàng nhỏ, lẻ và tập trung vào khu vực địa bàn Nghệ An, Hà Tĩnh là chủ yếu. Do đó phương án này có thể phối hợp được dự trữ của hai kho hàng của Hồng Hà tại địa bàn Vinh và Hà Tĩnh để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Mặt khác, phương pháp trả hàng theo tuyến được Hồng Hà thiêt kế trong thời gian định kỳ. Do đó mỗi lần vận chuyển, hàng hóa được tập trung và giao hàng lần lượt theo thứ tự xa gần giúp giảm chi phí logistics và tận dụng được lợi thế kinh tế. Tuy nhiên, phương án này sẽ khó thực hiện khi trong một lần vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, phải huy động nhiều phương tiện vận tải trong khi số lượng phương tiện vận tải của Hồng Hà chưa đủ đáp ứng với nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
Vận chuyển qua trung tâm phân phối: Cơng ty Hồng Hà có hai trung tâm phân
phối chính tại Vinh (Nghệ An) và thành phố Hà Tĩnh. Chiến lược vận chuyển qua trung tâm phân phối được thể hiện qua sơ đồ.
Hình 2.10. Sơ đồ vận chuyển qua trung tâm phân phối tại công ty Hồng Hà
(Nguồn: Phòng vận tải)
Dựa vào hình 2.17 thơng qua trung tâm phân phối mà hàng hóa được phân phối tại hai kho (Vinh và Hà Tĩnh) và tập hợp thông tin đơn hàng tại trung tâm phân phối, sau khi tập hợp xong sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa theo phương thức thẳng gom/rải hàng theo tuyến cố định.
Việc lựa chọn phương án vận chuyển qua trung tâm phân phối giúp Hồng Hà có thể quản lý được hàng hóa và tổ chức phân phối hàng hóa tập trung, tuy nhiên phương án này vẫn có những khó khăn nhất định trong việc truyền tải thơng tin giữa hai kho hàng chính - phụ bởi một số đơn hàng nhỏ lẻ có thể tập hợp lại để gom hàng hóa tại tỉnh riêng biệt chứ khơng nhất thiết phải báo cáo tình trạng các đơn hàng nhỏ, lẻ và mất thời gian chờ trung tâm phân phối gom hàng hóa của cả hai tỉnh và điều tiết quá trình vận chuyển. Thời gian cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong chiến lược vận chuyển nhằm cung cấp cho khách hàng dịch vụ hoàn hảo nhất.
2.1. Các kết luận về thực trạng hoạt động đáp ứng đơn hàng và quản trị vận chuyển tại công ty cổ phần thương mại Hồng Hà
Qua thời gian thực tập thực tế và nghiên cứu hoạt động quản trị logistics tại công ty cổ phần thương mại Hồng Hà, công ty đã đạt được những hiệu quả nhất định trong quá trình quản trị logistics, tuy nhiên trong q trình hoạt động vẫn cịn tồn tại một số hạn chế.
2.5.1. Những thành cơng
Trong q trình hoạt động kinh doanh, cụ thể trong hoạt động quản trị logistics công ty Hồng Hà đã làm được những điều sau:
Công ty Hồng Hà với hơn 15 năm hoạt động tại thị trường khu vực miền Trung cũng đã tạo được cho mình những điểm mạnh làm cơ sở nâng cao chất lượng hoạt động quản trị logistics:
- Công ty đã hoạch định được cho mình một chiến lược phát triển đúng đắn: Đặt sự thỏa mãn của khách hàng làm yếu tố hàng đầu trong đó thắt chặt và hồn thiện quy trình đáp ứng đơn hàng và quản trị vận chuyển để từ đó có thể hồn thiện q trình quản trị logistics của công ty ở mức tốt nhất. Công ty phân loại tập khách hàng hiện hữu theo các tiêu chí cụ thể, từ đó nghiên cứu tìm ra nhu cầu và tìm ra các giải pháp hữu ích để đảm bảo khách hàng có thể mua sắm hàng hóa tiện lợi nhất. Tùy thuộc vào khu vực và thị trường mà Hồng Hà đưa ra ba lựa chọn cho khách hàng: mua hàng trực tiếp, mua hàng online trả tiền trực tiếp và mua hàng online, nhận hàng mới thanh toán tiền. Dựa vào cách thức mua hàng của khách hàng mà Hồng Hà tổ chức vận tải theo vận chuyển thẳng, vận chuyển qua trung tâm phân phối để quá trình đáp ứng đơn hàng thuận tiện nhất.
- Cơ sở hạ tầng của công ty Hồng Hà cũng được nâng cao bằng cách trang bị các thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển và thiết bị kho bãi phục vụ cho hoạt động kinh doanh; ngồi ra cịn trang bị phần mềm hỗ trợ hoạt động để phối hợp các nghiệp vụ một cách có hiệu quả.
- Công ty Hồng Hà đã tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động các phòng chức năng/nghiệp vụ logistics một cách có hệ thống, bài bản và áp dụng vào thực tế hoạt động kinh doanh. Nhờ đó các nhân viên nắm bắt được cơng việc của mình nhanh chóng và đảm bảo tính chính xác cao hơn, khơng bỏ sót các bước thực hiện và hạn chế sai sót trong q trình đáp ứng đơn hàng và vận chuyển giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
- Trong 15 năm hoạt động, công ty Hồng Hà đã có các hoạt động thiết thực đồng hành với sĩ tử tại trường đại học Vinh, luôn hỗ trợ các bạn học sinh - sinh viên trên địa bàn thành phố Vinh, khu vực Nghệ An và Hà Tĩnh có được những chiếc máy tính, thiết bị học tập hiện đại với các chính sách ưu đãi thiết thực. Do đó, tại khu vực Bắc miền Trung (đặc biệt là Nghệ An và Hà Tĩnh), công ty Hồng Hà đã thiết lập được mối quan hệ rộng lớn với các bên hữu quan có liên quan như: phịng cơng thương, phịng
cơng tác xã hội, cơ quan báo chí địa phương… Do đó, khi gặp khó khăn trong giải quyết các vấn đề thủ tục giấy tờ, truyền thông công ty Hồng Hà nhận được sự ủng hộ rất lớn từ các cơ quan chính quyền.
Nhờ những cải thiện trong việc nâng cao hoạt động logistics đặc biệt là trong khâu xử lý đơn hàng và vận chuyển mà cơng ty Hồng Hà ngày càng có vị trí vững chắc trên thị trường điện tử - điện lạnh điện dân dụng tại khu vực Bắc miền Trung. Trong tương lai, công ty Hồng Hà tiếp tục đề ra các chiến lược mới nhằm mở rộng quy mô thị trường xuống khu vực Nam miền Trung và khu vực miền Nam.
2.5.2. Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm công ty Hồng Hà đã làm tốt thì hoạt động đáp ứng đơn hàng và vận chuyển tồn tại một số hạn chế nhất định.
Trong những năm gần đây, thị trường điện tử - điện lạnh - điện dân dụng cạnh tranh khốc liệt hơn bao giờ hết. Đặc biệt là sự mở rộng quy mô của một số siêu thị điện máy lớn như Pico, Trần Anh… tại khu vực thành phố Vinh, Hà Tĩnh. Đứng trước những khó khăn này, cơng ty Hồng Hà cần phải xác định năng lực cạnh tranh mũi nhọn của mình, từ đó có chiến lược phát triển nhằm vào thị trường có tiềm năng phát triển.
- Khu vực Nghệ An và Hà Tĩnh đều có văn phịng đại diện của Hồng Hà, tuy nhiên khu vực này diện tích rộng nên việc trao đổi thơng tin đơn hàng, vận chuyển vẫn còn bị hạn chế bởi khoảng cách địa lý. Do đó, khi có vướng mắc xảy ra đặc biệt là hàng hóa đang vận chuyển trên đường cần một khoảng thời gian để xử lý và vấn đề xử lý đơn hàng, sự hư hỏng hàng hóa trên đường…cần có mức đền bù và trách nhiệm pháp lý cụ thể để giải quyết khi có sự số xảy ra.
- Khách hàng ở huyện, ở tỉnh xa vẫn chưa hồn tồn tin cậy với hình thức mua hàng online/thanh tốn tiền qua ATM. Do đó khách hàng thường muốn “nhìn tận mắt, sờ tận tay” mới quyết định mua hàng trong khi khoảng cách địa lý vẫn là một vấn đề khó khăn trong quá trình đáp ứng đơn hàng của khách.
- Trong quá trình đáp ứng đơn hàng, vẫn cịn tình trạng giao hàng chậm do vướng mắc thủ tục giấy tờ, hàng hóa bị trầy xước, giao nhận hàng hóa khơng đúng thời gian quy định… Mặt khác trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ hiện nay, thông tin là yếu tố quan trọng có thể giúp cho doanh nghiệp và khách hàng giảm thiểu thời gian giao nhận, xác nhận loại hàng và đơn hàng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, hạn chế rủi ro… Công ty Hồng Hà có đầu tư và cơ sở vật chất - kỹ thuật nhưng vẫn chưa có những dự án lớn đầu tư hơn vào hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp, mỗi một nghiệp vụ đều có phần mềm quản lý riêng nhưng sự kết nối chưa thực đồng bộ và tập trung.
- Chất lượng nguồn nhân lực của công ty Hồng Hà tuy có trình độ nhất định, thái độ lịch sự với khách hàng nhưng để nói nhân viên có thể hiểu được từng mong muốn và yêu cầu của khách hàng thì vẫn chưa thể đáp ứng được. Trong một số trường hợp
vẫn xảy ra tình trạng chưa nhanh nhạy trong xử lý các vướng mắc của khách hàng, đặc biệt là giải đáp về cách thức mua hàng online và thuyết phục khách hàng thanh toán tiền qua thẻ ATM.
Trong giai đoạn nền kinh tế đang có những bước phát triển, thị trường điện tử - điện lạnh – điện dân dụng đang trong thời điểm cạnh tranh gay gắt. Bởi vậy ngoài các hoạt động truyền thông, marketing thu hút sự chú ý của khách hàng thì cơng ty Hồng Hà cần có những chiến lược marketing mới nhằm gia tăng thương hiệu của công ty, và để làm được điều đó thì chất lượng hàng hóa tốt, dịch vụ trước - trong và sau bán chuyên nghiệp đi kèm với khả năng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, tin cậy và vận chuyển hàng hóa an tồn sẽ làm cho cơng ty Hồng Hà nâng cao năng lực cạnh tranh.
2.5.1. Nguyên nhân
2.5.1.1. Nguyên nhân chủ quan
Qua q trình phân tích thực trạng hoạt động quản trị logistics: đáp ứng đơn hàng và vận chuyển có thể kể ra một số nguyên nhân chủ quan dẫn tới hoạt động quản trị logistics vẫn chưa đạt những yêu cầu mà cơng ty Hồng Hà đặt ra:
- Mơ hình quản lý chất lượng dịch vụ logistics chưa hiệu quả, mặc dù đã xây dựng nhưng quá trình kết nối các bộ phận trong bộ máy quản lý chưa thực sự hiệu quả. Việc kiểm soát đơn hàng hầu như do bộ phận kinh doanh văn phòng quản lý, bộ phận vận tải sau khi tiếp nhận đơn hàng, xếp hàng hóa lên xe và vận chuyển, trong khi các sai sót phát sinh trong q trình đặt mua hàng hóa bộ phận vận chuyển chưa quản lý được, do đó vẫn xảy ra tình trạng hàng hóa vận chuyển nhầm địa điểm hoặc tốn chi phí cho giao nhận hàng hóa lần hai sau khi sửa chữa đơn hàng.
- Công tác thu thập ý kiến phản hồi khách hàng cũng chưa được tổ chức một cách chính thức, hồn tồn bị thụ động về thơng tin. Cơng ty Hồng Hà vẫn chưa hồn toàn nắm bắt được cảm nhận và những thông tin về nhu cầu của khách hàng nên dẫn đến khó khăn trong xác định phương hướng nâng cao chất lượng quản trị logistics.
-Mặc dù đã hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực nhưng đội ngũ nhân lực trong công ty Hồng Hà chưa thực sự đáp ứng được tất cả những yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Kiến thức cơ bản tuy đã được trang bị nhưng vẫn chưa đảm bảo được chuyên sâu vào từng tình huống cụ thể. Vì vậy khách hàng vẫn chưa thực sự n tâm về trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên công ty Hồng Hà.
- Hệ thống cơ sở vật chất - kỹ thuật của công ty Hồng Hà đã được nâng cấp, hệ thống các văn phòng đại diện trên nhiều khu vực nhưng khả năng kiểm sốt vẫn cịn bị hạn chế. Mặc dù cơng ty Hồng Hà đã có nhiều ý thức trong việc áp dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của mình những điều này vẫn cịn kém xa so với các siêu thị điện máy khác. Ngồi ra việc mua hàng hóa cịn đi kèm với chế độ bảo hành, trong khi