Chính vì vậy mà việc Cơng ty mua bảo hiểm trách nhiệm hàng hóa sẽ đảm bảo trách nhiệm của Cơng ty đối với mất mát của hàng hóa trong q trình vận chuyện hoặc rủi ro.
(5) Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên
Nhằm giảm thiểu những hậu quả khơng đáng có do sự bất cẩn của nhân viên, với mong muốn đem lại sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng dịch vụ của Cơng ty, góp phần vào việc tăng doanh thu và giảm bớt chi phí khơng cần thiết cho Công ty.
Nhân viên chứng từ phải là một người kỹ tính, phải cẩn thận trong từng thao tác, biết cách xử lí tình huống khi rủi ro thuộc về sự bất cẩn của khách hàng. Nhân viên chứng từ phải thường xuyên chú tâm đến máy Fax và hộp mail của Phòng chứng từ, nên cài đặt âm thanh khi mail hoặc Fax đến, điều đó sẽ giúp nhân viên BPCT khơng bỏ sót bất kì thơng tin nào của khách hàng gửi đến. Sai sót hầu như chủ yếu do con
người, nên giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất vẫn là sự cẩn thận, chuyên tâm và đam mê công việc của nhân viên chứng từ.
Tư vấn kĩ về các chứng từ, thủ tục cần thiết để lô hàng được thơng quan nhanh chóng. Trường hợp thời gian người nhập khẩu xin giấy quá dài (hơn 2 tuần) khiến cho một số hàng hóa khơng bảo quản được lâu và bị biến chất, buộc phải hủy hàng. Trường hợp này khiến Công ty đối tác bị lỡ hợp đồng trị giá 100 triệu đồng và hậu quả là họ không thanh tốn cước phí vận chuyển và khơng sử dụng dịch vụ của Công ty. Nguyên nhân là do nhân viên của Công ty không tư vấn với người nhận về giấy phép nhập khẩu. Đây cũng là bài học đắt giá cho Công ty, cần phải tư vấn thật kĩ cho KH, tránh rủi ro khơng đáng có ảnh hưởng tới doanh thu cũng như uy tín Cơng ty.
Hay như trường hợp tắc biên ở trên, cần phải thảo luận rõ trong hợp đồng để xác định chi phí nổ máy do bên nào chi trả. Các điều khoản cẩn được ghi rõ trong hợp đồng, tránh tranh chấp về chi phí với KH.
(6) Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên bộ phận chứng từ
Mỗi năm, Công ty nên tổ chức các cuộc thi nâng bậc, tức là cuộc thi về kĩ năng nghiệp vụ và lí thuyết. Kết hợp cùng với những theo dõi kiểm tra, bảng chấm cơng mà có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho đội ngũ nhân viên. Cụ thể như sau:
-Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho Cơng ty, tùy theo bộ phận và chức trách, họ sẽ có những ý kiến góp ý và phê bình khác nhau. Cơng ty nên tổng hợp lại, xem xét và có một buổi hội thảo trực tiếp để có những hướng đi mới, khắc phục ưu nhược của Cơng ty.
- Định kì lập các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để củng cố kiến thức và học tập thêm kiến thức mới .
- Công ty nên để nhân viên kho và nhân viên BPCT luân chuyển công việc với nhau trong một khoảng thời gian nhằm hiểu biết tổng qt về quy trình, để tất cả đều có cái nhìn sâu hơn, rộng hơn về quy trình làm hàng.
(7) Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Thông qua cải tiến cơng nghệ, quy trình quản lý giao nhận hàng hóa và thái độ phục vụ của nhân viên với mong muốn đem lại cho khách hàng sự hài lịng cao về Cơng ty. Hơn nữa, khi KH hài lịng về dịch vụ Cơng ty thì sẽ khơng chỉ gắn bó dài dâu
mà cịn giúp Cơng ty mở rộng tập KH, đôi khi KH thân thiết sẽ giúp chúng ta khắc phục rủi ro.
- Kí hợp đồng thuê kho dài hạn với các chủ hàng, đại lý có lượng hàng nhiều và ổn định. Cần thực hiện chính sách marketing nhất quán và tồn diện trong tồn Cơng ty như chính sách hoa hồng, chiết khấu theo sản lượng, giảm giá vào những dịp đặc biệt…
- Chú ý giá cả của các hãng giao nhận lớn như SPTC, VICT, Sài Gịn…để có những chính sách giá thật cạnh tranh vì chất lượng đã tốt mà giá cả hợp lí thì khách hàng ai cũng muốn đầu tư.
- Hỗ trợ các dịch vụ tra cứu container, đưa ra lịch hoạt động chi tiết, và bảng giá cước phí lưu hành. Tất cả đều chung mục đích đem đến cho khách hàng sự hài lòng, thỏa mãn bậc nhất
- Đề ra chính sách ưu đãi đối với khách hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, tổ chức các buổi hội thảo giữa khách hàng và Công ty để quảng bá thương hiệu, các dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, thu thập những ý kiến của khách hàng để nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đó đề ra các giải pháp thực hiện tốt hơn.
- Định kì gửi “mail” xin ý kiến đánh giá chất lượng dịch vụ và xin ý kiến đóng góp từ khách hàng để Cơng ty có những cải tiến phù hợp.
- Những khiếu nại thắc mắc từ phía khách hàng thì đội ngũ tư vấn của Công ty phải phúc đáp nhanh chóng và cùng với khách hàng giải quyết
- Ngồi ra, vì ở trong cảng q rộng, Cơng ty nên có thật nhiều bảng chỉ dẫn, những quy trình cụ thể khi có đổi mới để khách hàng mới kịp thời nắm bắt và không làm mất thời gian của khách hàng nhiều.
- Thái độ lịch sự nhã nhặn của nhân viên là điều mà bất cứ khách hàng nào cũng mong muốn, vì phương châm hàng đầu của Cơng ty là “Kiến Tạo Giải Pháp – Chuyển Giao Kết Quả”.
Tránh các áp lực công việc và tạo môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên các phòng ban, doanh thu tăng lên nhờ các dịch vụ hỗ trợ thu hút được các khách hàng tiềm năng là những hiệu quả thấy được khi thực hiện các giải pháp trên, điều này sẽ giảm được rủi ro cho Cơng ty.
(8) Tích cực kinh doanh để bù đắp các rủi ro đã gây ra
Khi Cơng ty hoạt động tích cực, tạo được nhiều đơn hàng trong tháng thì sẽ kéo doanh thu những tháng ít việc hoặc gặp rủi ro, điều này giúp cân bằng doanh thu hàng năm. Đây cũng là lí do vì sao Cơng ty vẫn gặp rủi ro nhưng lợi nhuận hàng năm vẫn được duy trì và tăng đều.
2.3. Đánh giá về việc hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyểnhàng hóa xuất nhập khẩu hàng hóa xuất nhập khẩu
2.3.1. Những kết quả đạt được
- Giảm bớt ngay thời gian không cần thiết bỏ ra để nhân viên chứng từ sửa sai, tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của nhân viên.
- Khách hàng hài lịng hơn khi Cơng ty đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ mà vẫn quản lý chặt chẽ hàng hóa cho họ
- Tạo quá trình làm việc của nhân viên chứng từ và nhân viên kho một cách chuyên môn, rõ ràng và kĩ lưỡng hơn, giảm thiểu những rủi ro do sự bất cẩn đã nêu trên.
- Tay nghề của nhân viên được tăng lên do được bố trí luân phiên làm việc ở nhiều vị trí.
-Giảm thiểu tai nạn lao động và tổn thất về hàng hóa do bất cẩn gây ra.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân2.3.2.1. Những hạn chế 2.3.2.1. Những hạn chế
- Nhân viên của Công ty một số là làm trái ngành (làm về lĩnh vực giao nhận vận tải nhưng lại tốt nghiệp từ những ngành không liên quan đến kinh tế thương mại). Một số nhân viên còn gặp phải nhiều thiếu sót trong q trình làm giấy tờ, thủ tục, chứng từ...
- Trình độ ngoại ngữ của nhân viên chưa cao nên đôi lúc gặp lúng túng trong quá trình làm việc.
- Khu vực ASEAN là thị trường khá quen thuộc với Việt Nam, lại có lợi thế về khoảng cách địa lý, các điều kiện về văn hoá, xã hội, luật pháp tương đối tương đồng. Tuy nhiên, Công ty lại chưa khai thác tốt mảng thị trường này. Đó là do giao nhận vào thị trường này dễ làm và ít rủi ro nên Cơng ty gặp phải sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt.
- Hiệu quả sử dụng các phương tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận cịn thấp, lúc thì khơng có để sử dụng lúc lại nằm khơng trong kho. Bên cạnh đó, cơng tác bảo quản, duy tu bảo dưỡng thiết bị cịn chưa được quan tâm đúng mức. Do khơng phân trách nhiệm cho một phòng ban cụ thể nên mạnh ai nấy dùng và khơng ai thấy mình có trách nhiệm phải giữ gìn cẩn thận. Mặt khác do đặc thù của Công ty là hoạt động mang tính thời vụ nên vào mùa hàng xuống, thiết bị không dùng mà vẫn phải khấu hao làm cho hiệu quả sử dụng giảm xuống.
- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận: Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ như trên đã nói khơng chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà cịn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngồi sự trù liệu của Cơng ty nên để khắc phục khơng đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân mỗi doanh nghiệp, hơn thế là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng.
2.3.2.2. Nguyên nhân
- Cơng ty chưa có một cơ chế thưởng phạt cụ thể khi nhân viên làm tốt hay sai sót trong q trình hồn thành nhiệm vụ.
- Tác phong làm việc của nhân viên Cơng ty cịn mang tính thụ động, đơi khi chưa hiện đại và chuyên nghiệp.
- Tình hình quốc tế có nhiều bất lợi: Trong khoảng vài năm trở lại đây, bối cảnh quốc tế có hàng loạt những biến động to lớn gây rất nhiều bất lợi cho kinh tế cũng như cuộc sống của người dân trên khắp thế giới. Đó là những cuộc chiến tranh sắc tộc, chi- ến tranh tôn giáo, nội chiến, xung đột, nạn khủng bố, dịch bệnh hồnh hành đẩy người dân vơ tội vào cảnh sống bất ổn, kinh tế nhiều nước suy thoái, kiệt quệ. Nền kinh tế to- àn cầu sụt giảm. Ngành giao nhận vận tải, trong đó Cơng ty cũng không tránh khỏi ảnh hưởng.
- Nhân tố giá trên thị trường giao nhận vận tải có nhiều biến động. Ngồi những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận vận tải biển của Cơng ty cịn bị nhân tố giá làm cho mất cân đối. Đó chính là giá cước vận tải và chi phí cho các dịch vụ giao nhận đường bộ.
- Bên cạnh đó, giá các loại dịch vụ giao nhận cũng khơng ổn định vì chưa có một văn bản chính thức nào của Nhà nước quản lý vấn đề này. Giá cả hầu hết do các Cơng
ty tự quy định có căn cứ vào chi phí và mức giá chung trên thị trường. Giá này theo đổi theo từng q, có khi từng tháng, theo từng Cơng ty.
- Cạnh tranh ngày càng khốc liệt: Kể từ sau khi Việt Nam thực hiện chính sách đổi mới, số lượng người làm giao nhận tăng cao, tuy chưa thống kê chính thức, hiện nay ước có tới 600 - 700 doanh nghiệp trong cả nước bao gồm cả Doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, liên doanh với nước ngồi khiến cho mơi trường cạnh tra- nh trong ngành này trở nên quyết liệt hơn bao giờ hết. Một phần cũng bởi ngành giao nhận của ta không mạnh và dường như phát triển một cách tự phát. Số lượng doanh nghiệp tăng lên ồ ạt, người kinh doanh chỉ cần bỏ ra ít vốn, liên hệ nhận làm thuê cho một vài chủ hàng, kiếm hàng cho một vài chủ vận tải là thành người giao nhận. Một số chạy việc cho Cơng ty nước ngồi kiếm hoa hồng, trách nhiệm đối với hàng hóa đã có Cơng ty chịu. Một số từ trường học ra tạm trú chân ít năm trong doanh nghiệp Nhà nước, học hỏi cách làm ăn giao dịch, nắm một số mối hàng rồi nhảy ra lập Cơng ty ri- êng, khơng ít người làm ăn kiểu chụp giật, tranh thủ lợi ích trước mắt. Một số Cơng ty nước ngồi lợi dụng văn phịng đại diện của họ ở Việt Nam hoặc các Công ty đại lý giao nhận vận tải yếu năng lực của ta để làm cho họ, qua đó nhà nước thất thu về thuế, trong đó đáng chú ý là thuế cước. Ngồi ra họ cịn lợi dụng kẽ hở của ta để bỏ tiền mua tên một số Công ty đại lý giao nhận vận tải Việt Nam để kinh doanh, làm cho ta khó khăn trong khâu quản lý. Do trốn được thuế, họ lại thường chào được giá rất cạnh tranh, mà khách hàng lại thường chọn giá thấp khiến các Doanh Nghiệp Nhà Nước khó có thể cạnh tranh được với họ. Như vậy, Công ty không chỉ phải đối mặt với những Cơng ty mạnh về vốn, cơng nghệ mà cịn rất thủ đoạn trong cạnh tranh khiến thị phần của Cơng ty vẫn cịn khiêm tốn.
CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HẠN CHẾ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI DH LOGISTICS CHI NHÁNH BẮC NINH
3.1. Định hướng phát triển của doanh nghiệp3.1.1. Định hướng của doanh nghiệp 3.1.1. Định hướng của doanh nghiệp
Để theo kịp với đà phát triển chung của nền kinh tể, Cơng ty đã xây dựng cho mình chiến lược kinh doanh trong thời gian tới với mục tiêu cụ thể nâng cao doanh thu, mở rộng thị trường, giảm các khoản phải thu, nhằm nâng cao lợi nhuận. Để đảm bảo điều này Công ty đã cam kết chỉ cung cấp những dịch vụ đảm bảo chất lượng và nhu cầu của khách hàng. Một số định hướng phát triển kinh doanh của Công ty:
+ Về thị trường: tiếp tục mở rộng thị trường, tìm đối tác tin cậy
+Về nhân lực: Trẻ hố đội ngũ cán bộ cơng nhân viên, tạo động lực mới cho sự phát triển bền vững, nâng cao chất lượng nhân lực.
+Về quản lý: Tiết kiệm trong sử dụng hiệu quả nguồn lực của Công ty, hạn chế tối đa các rủi ro có thể gặp.
3.1.2. Định hướng của tác giả
Qua đề tài tác giả giới thiệu về lý thuyết hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, phân tích đánh giá thực trạng của hoạt động hạn chế rủi ro trong Công ty TNHH Giao nhận vận tải DH Logistics chi nhánh Bắc Ninh, từ đó tìm hiểu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hạn chế rủi ro, và đề xuất một số giải pháp phù hợp với Công ty nhằm hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Nhận thấy Cơng ty cịn chưa quản lý chặt chẽ trong khâu thời gian giao nhận hàng, tác giả xin đề xuất Công ty nên quản lý chặt chẽ hơn (sử dụng phần mềm quản lý, các thiết bị công nghệ cao,..) để cơng việc giao nhận diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn. Bên cạnh đó đề xuất nâng cấp phương tiện vận tải, hệ thống bốc xếp hàng hóa, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực qua việc liên kết với các trường ĐH có đào tạo khối ngành kinh doanh quốc tế.
3.2. Các đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động giao nhận vậnchuyển hàng hóa xuất nhập khẩu chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, Công ty cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an toàn. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của tồn Cơng ty. Có mở rộng thị