( người)
Tỷ trọng
(%)
Trình độ
Hội đồng quản trị 3 4.23% 3 Ban giám đốc 1 1.41% 1 Phòng sale 25 35.21% 25 Phòng chứng từ 20 28.17% 18 2 Phịng kế tốn 7 9.86% 7 Phòng hải quan 9 12.68% 5 4 Phịng hành chính 3 4.23% 3 Bảo vệ 1 1.41% 1 Lái xe 2 2.82% 2 Tổng cộng 71 100% 62 6 3 (Nguồn: Phịng Hành Chính)
3.4 Phân tích tình hình kinh doanh của cơng ty trong những năm gần đây
3.4.1 Tình hình kinh doanh giao nhận
Hàng xuất
BIỂU ĐỒ 3.1: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CƠNG TY TMC 0 50 100 150 200 250 300 2004 2005 2006 LCL FCL Nhận xét:
Nhìn chung, doanh thu vận chuyển hàng xuất khẩu 2 năm 2005, 2006 có tăng so với năm 2004. Doanh thu xuất khẩu 2006/2005 là 209,289 USD, doanh thu xuất khẩu 2005/2004 là 243,278 USD, tăng 33,989 USD chiếm tỷ trọng 0.34%. Doanh thu từ năm
2004 đến 2005 có tăng nhưng đến năm 2006 mức doanh thu này tăng cách đáng kể từ 17,882 USD đến 88,136 USD gấp 4.93 lần. Nguyên nhân của sự tăng doanh thu này là do nền kinh tế thế giới ít biến động và nguồn khách hàng đã ổn định. Bên cạnh đó cơng ty đã hết sức cố gắng và phấn đấu để vượt qua những khó khăn để đưa doanh thu tăng đều qua các năm. Đây là kết quả của sự nỗ lực tồn cơng ty.
Nguyên nhân hàng FCL ít hơn so với hàng LCL là do hàng FCL là hàng nguyên công, là loại hàng của một chủ hàng với khối lượng lớn, khách hàng của loại hàng này thường là khách hàng lớn. Vì vậy sẽ khó tìm hơn là khách hàng của hàng LCL là loại hàng gồm nhiều chủ hàng nhập lại thành một container để xuất hàng đi thì sẽ giảm được chi phí.
- Năm 2005/2004 công ty đạt 1.06% hàng FCL và 1.03% hàng LCL. - Năm 2006/2005 công ty đạt 1.41% hàng LCL và 1.02% hàng FCL.
Nhìn chung từng loại mặt hàng tăng đều qua các năm cho thấy tình hình cơng ty phát triển ổn định và ngày một gia tăng. Đây là một kết quả khả quan của cơng ty cần được giữ gìn và phát triển.
Hàng nhập
Nhận xét:
Cũng giống với hàng xuất trong 3 năm 2004, 2005, 2006 doanh thu hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều qua từng năm. Năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005: năm 2005/2004 tăng 3.54%, năm 2006/2005 tăng 2.1%. Tỷ lệ năm 2006/2005 thấp hơn là do lúc này chính sách của nhà nước về xuất nhập khẩu chưa ổn định cịn có nhiều thay đổi và ngày càng có nhiều cơng ty kinh doanhn dịch vụ giống như TMC ra đời nên tỷ lệ cạnh tranh rất lớn. Hàng FCL cũng thấp hơn hàng LCL giống như hàng xuất là do lượng khách hàng của hàng FCL khan hiếm hơn so với hàng LCL. Nhìn chung, doanh thu về lượng hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều không bị sụt giảm. Đây là nỗ lực rất lớn của cơng ty trong tình hình biến động về chính sách của nhà nước, tình hình cạnh tranh ngày càng nhiều. Chính vì vậy cơng ty phải ngày càng đổi mới và phát triển mới có thể phát triển vững mạnh được.
BIỂU ĐỒ 3.2: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TMC 0 50 100 150 200 250 2004 2005 2006 LCL FCL Hàng air
Nhận xét: Do tốc độ tăng trưởng kinh tế và đời sống ngày càng được nâng cao nên
Doanh thu về hàng air của công ty đều tăng qua từng năm. Đây ra một kết quả khả quan của công ty. Cũng giống như hàng nhập và hàng xuất do biến động kinh tế cũng như chính sách cho nên mặt dù doanh thu của cơng ty có tăng nhưng khơng cao. Hiện nay cơng ty đang cố khắc phục tình trạng này để doanh thu phát triển cao và ổn định hơn.
Bảng 3.3: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG AIR
(ĐVT: USD) Hàng air 2004 2005 2006 2005/2004 (%) 2006/2005 (%)
Giá trị Giá trị Giá trị
Tổng 212,765 309,468 389,666 2.92 2.51
(Nguồn: Phịng Xuất Nhập Khẩu) 3.4.2 Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty
BẢNG 3.4: TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CƠNG TY TMC
(ĐVT: Triệu đồng) Nội dung 2004 2005 2006 Năm 2005/2004 Năm 2006/2005 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Vốn kinh doanh 500 600 800 100 120 200 133.33
Doanh Thu thuần 1,050 1,150 1,406 100 109.52 256 122.26
Tổng chi phí 685 767 939 82 111.97 172 122.43
Lợi nhuận trước thuế
365 383 467 18 104.93 102 127.95
Lợi nhuận sau thuế
298 369 408 71 123.83 110 110.57
(Nguồn: Phịng Kế Tốn)
Nhận xét:
Từ bảng trên ta thấy vốn kinh doanh của công ty tăng dần đều qua các năm từ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể vốn kinh doanh tăng 100 triệu đồng hay 20% năm 2005/2004. Năm 2006/2005 tăng 33.33% tức 200 triệu đồng hơn hẳn năm 2005/2004. Điều này chứng tỏ cơng ty đã có sự cố gắng và nỗ lực rất lớn để cải tiến cơng ty và làm nền móng cho những năm sau đạt được kết quả cao hơn.
Cịn về tình hình doanh thu thuần phát triển đều qua từng năm tuy nhiên năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005. Năm 2005/2004 đạt 100 triệu tức 109.52%, năm 2006/2005 đạt 256 triệu tức 122.26%. Điều này có ý nghĩa là đường lối
hoạt động kinh doanh của công ty đúng đắn, chủ trương phù hợp. Công ty cần phát huy kết quả này và tiếp tục cố gắng trong các năm tiếp theo nhằm tạo ra một nguồn thu lớn cho công ty.
Cũng giống như doanh thu thuần lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cũng tăng đều qua từng năm: năm 2005/2004 lợi nhuận trước thuế là 104.93% tức 18 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế 123.83% tức 71 triệu đồng; năm 2006/2005 tăng lợi nhuận trước thuế 127.95% ứng với 102 triệu đồng 2005/2004, lợi nhuận sau thuế 110.57% ứng với 110 triệu đồng. Lợi nhuận của cơng ty đã hồn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước vẫn cao và tăng đều qua các năm.
Tóm lại là tình hình kinh doanh của cơng ty khá tốt. Tuy chưa cao nhưng công ty đã cố gắng khắc phục để đưa công ty đi lên và đứng vững trên thị trường như hiện nay. Qua các năm ta thấy chỉ tiêu đều có xu hướng tăng thêm. Cơng ty phải biết nắm vững các thời cơ, các thế mạnh để làm tiền đề phát triển cho các năm tiếp theo. Do đó tiền lương bình qn trên người của cơng ty cũng dần tăng cao và mức sống của cán bộ nhân viên công ty cũng dần ổn định. Đây là kết quả của sự nỗ lực của tồn bộ nhân viên cơng ty TMC.
3.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty
3.5.1 Thuận lợi
Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt giữa các công ty vận tải trong nước cũng như quốc tế, công ty vẫn giữ vững vị trí của mình trên thương trường, đó chính là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty.
Bám sát thị trường, năng động trong tổ chức sản xuất kinh doanh, đã và đang tổ chức thực hiện cơng tác tiếp thị tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thu hút khách hàng.
Đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm trong công tác.
Khả năng cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của nhà nước, điều này làm cho cán bộ nhân viên thực hiện tốt công việc của mình.
Việc hồn thành kế hoạch về doanh thu của từng bộ phận đã góp phần làm tăng hiệu quả chung của tồn cơng ty, tạo động lực thúc đẩy lớn mạnh không ngừng của công ty trong thời gian tới.
Mối quan hệ giữ các bộ phận trong công ty rất chặt chẽ, tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong công ty. Cán bộ cơng nhân viên làm việc tận tụy, nhiệt tình, khơng quản ngày đêm phục vụ khách hàng.
Được sự quan tâm chỉ đạo và hổ trợ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là việc đầu tư
cho công ty đã tạo đối trọng cần thiết cho việc đàm phán với khách hàng mối quan hệ với khách hàng có nhiều cải thiện, cả hai cùng phối hợp.
3.5.2 Khó khăn
- Nhân viên đã nỗ lực làm việc nhưng còn một số rủi ro, sơ suất làm ảnh hưởng đến công tác giao nhận nhưng đã khắc phục được nên vấn đề này khơng đáng lo ngại.
- Ngồi ra cịn có những yếu tố bên ngoài như do thị trường kinh tế, tài chính thế giới và khu vực ln biến động ảnh hưởng đến thị trường xuất nhập khẩu và đầu tư vào Việt Nam.
- Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục Hải quan có cải cách nhưng chưa thơng thống để rút ngắn thời gian thơng quan hàng xuất nhập khẩu. Một số chi phí bồi dưỡng trong khâu cung ứng dịch vụ khơng có chứng từ gây khó khăn trong hoạt động cũng như trong thực hiện chế độ chứng từ thu chi tài chính.
- Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn khơng chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận.
- Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp khơng có cán bộ, khơng có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phịng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp nhà nước.
Tóm lại, trong tình hình khó khăn hiện nay, cơng ty đã biết khắc phục những khó khăn và tận dụng được những khả năng của mình, có những hướng đi mới để phát triển cơng ty. Các dịch vụ do công ty cung cấp đã đáp ứng phần nào các yêu cầu của khách hàng trong nước cũng như ngồi nước. Nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi với đội ngũ cán bộ đầy kinh nghiệm về kinh tế và hàng hải, hồn tồn có thể giải quyết những yêu cầu của khách hàng về hàng hải và các dịch vụ có liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hóa.
CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG
4.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất 9 9 3 1 2a 5 3 8 2b 4 6 7 7
HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
Hàng nguyên Container (FCL – Full Container Load)
Hàng nguyên container là lơ hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, địi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Cơng ty nhận container từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (Consignee) ở nơi đến.
Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu:
- Về loại hàng: cơng ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì: hàng mậu dịch, hàng phi mậu dịch. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Cơng việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong q trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
- Về số lượng hàng: để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu.
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu - Về phía khách hàng
TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến
Người nhận (Consignee) Đại lý của hãng tàu Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder)
Người gởi (Shipper)
Ship Hải quan
để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng.
Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp Bảng danh mục hàng hóa (Cargo list) nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thoả thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng…Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với cơng ty.
- Về phía hãng tàu
TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó…
Cơng ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thoả thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này cơng ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng.
Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt.
Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng.
Bước 3: Tiến hành thủ tục hải quan
Sau khi khách hàng lưu cước, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi Invoice và Packing list và các chứng từ khác nếu có như L/C, giấy chứng thư bảo hiểm … hoặc những thông tin liên quan đến lô hàng xuất để công ty tiến hành làm thủ tục cho lơ hàng. Trình tự làm thủ tục hải quan dược thể hiện qua sơ đồ sau:
(1) Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có:
- Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
- Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan).
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu màu hồng: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y.
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y.