(2) Đăng ký mở tờ khai
- Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi hồn thành bộ hồ sơ, chúng ta sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong doanh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế về thuế, nếu doanh nghiệp đang nợ thuế sẽ không được đăng ký thủ tục hải quan.
- Sau khi đối chiếu xong, nếu doanh nghiệp không bị nợ thuế, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính và phân cơng cán bộ hải quan trực tiếp xuống kiểm tra lô hàng và sẽ cung cấp cho chúng ta số tờ khai.
(3) Kiểm hóa
- Để biết được cán bộ hải quan nào xuống kiểm hóa, chúng ta nhìn vào bảng phân cơng kiểm hóa dị theo số tờ khai. Theo quy định kiểm hóa gồm hai cán bộ hải quan.
- Theo danh mục hàng hóa khai báo mà lãnh đạo hải quan sẽ ghi kiểm hóa tồn bộ hay kiểm theo phần trăm vào tờ khai. Có một số mặt hàng sẽ được miễn kiểm.
- Mời cán bộ hải quan đã được phân công xuống bãi container để kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong, hải quan sẽ ghi kết quả kiểm hóa và ký xác nhận vào tờ khai. Container sẽ được niêm phong bằng kẹp chì của hải quan và kẹp chì của hãng tàu.
Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, tiến hành giao hàng cho hãng tàu. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối cùng trong quy trình xuất hàng tại cảng những cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lơ hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi.
Bước 5: Phát hành HB/L
Bộ phận hàng xuất của công ty sẽ phát hành House B/L được lập dựa trên tín dụng thư (L/C), Packing List, Invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm hoặc những chi tiết do người gởi hàng cung cấp sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan.
Khi lập House B/L (HB/L) để giao cho Shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note:
- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh tốn xong, người giao nhận
(1) Chuẩn bị bộ chứng từ (2) Đăng ký mở tờ khai (3) Kiểm hóa
mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào).
- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh tốn phí chứng từ.
Bước 6: Phát hành MB/L
Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên HB/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành MB/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On board”. Sau đó, hãng tàu sẽ fax cho chúng ta kiểm tra. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered MBL, Original MB/L hay Seawaybill.
Bước 7: Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu
Hãng tàu gửi MB/L và Manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến. Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và Manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu lô hàng.
Bước 8: Gởi chứng từ cho đại lý TMC
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MB/L, HB/L, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (Shipping Advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lơ hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
Bước 9: Gởi chứng từ cho người nhận
Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (Consignee). Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng (nếu thanh tốn bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL.
Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)
Hàng lẻ LCL là lơ hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, khơng đủ đóng trong một container. Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng.
Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container. Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập.
Nếu công ty TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì cơng ty TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu.
Trong thực tế, việc tìm hàng ngun FCL đơi khi cịn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu. Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận. Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu. Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn. Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ chạy trên một số tuyến nhất định).
Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu. Về mặt tài chính, người gom hàng
được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu.
Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận - Đối với MB/L
+ Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí Bill. Sau đó hãng tàu sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lơ hàng cho người nhận trên MB/L.
+ Nếu cước trên MB/L là “ Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh tốn phí bill để có điện giao hàng.
- Đối với HB/L
+ Theo dõi điều kiện trả cước trên HB/L để nhắc nhở khách hàng thanh tốn tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thơng báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời.
+ Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp
+ Theo dõi sự giao hàng cuả đại lý tại nước nhập.
+ Nếu người nhận (Consignee) yêu cầu đại lý lo thủ tục hải quan, chúng ta yêu cầu shipper cung cấp thêm Invoice, Packing list của lô hàng để gởi cho đại lý chuẩn bị chứng từ. Vì nếu hàng thanh tốn bằng L/C thì bộ chứng từ có thể sẽ đến chậm hơn thời gian tàu chạy.
+ Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, chúng ta phải xem xét thời gian vận chuyển hàng để kịp thời gởi chúng từ cho đại lý trước khi tàu đến cảng đến 2 ngày. Vì nếu khơng có chứng từ trong tay, đại lý khơng thể gởi HB/L cho đại lý hãng tàu để trình Manifest cho hải quan tại cảng nước nhập khẩu.
+ Nếu có bất kỳ sự sửa đổi nào trên HB/L từ yêu cầu của shipper, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng, HB/L đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chun nghiệp cao của cơng ty.
Một số trường hợp đặc biệt
Đối với một số hãng tàu sử dụng chung tàu con:
Công ty THAMICO liên hệ với khách hàng để xin số container và cung cấp cho hãng tàu trước khi tàu chạy để họ xếp container lên tàu. Điều này thường được thơng báo trên lệnh cấp container rỗng (booking note). Vì nếu cơng ty khơng thơng báo số container kịp thời có thể lơ hàng sẽ bị rớt và phải chuyển sang đi tuyến kế tiếp. Thời gian nhận hàng của người nhận sẽ bị kéo dài, thậm chí người gửi phải bồi thường hợp đồng vì khơng giao hàng đúng hạn hay thời hạn L/C đã hết, người mua hàng phải xin gia hạn L/C. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và thanh toán của người bán và người mua. Trong một vài trường hợp, L/C đã hết hạn trước khi tàu chạy một vài ngày và vì là khách hàng thân thuộc cơng ty sẽ linh động ký lùi HB/L cho khách hàng. Điều này phải được sự chấp thuận của người mua hàng (nếu đây là lô hàng chỉ định).
4.2 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập2 3 5 2 3 5 1 7 4 6 7 HÌNH 4.3 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) Bước 1: Nhận chứng từ từ đại lý
Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của TMC ở nước ngồi gởi thơng báo lô hàng nhập (Shipping advice - S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email, fax, DHL… Nội dung của S/A là thông báo cho TMC những chi tiết chính liên quan đến lơ hàng nhập như :
- Tên và địa chỉ người gởi. - Tên và địa chỉ người nhận. - Tên hàng, tên tàu, số container.
- Ngày đi (ETD: Estimated Time of Departure), ngày đến (ETA: Estimated Time of Arrival).
- Số HB/L và MB/L.
Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự. Kiểm tra nếu thấy Consignee trên HB/L là forwarder thì phải yêu cầu họ gởi attached file và kẹp theo thứ tự.
Bước 2: Trình HB/L cho hãng tàu
Hãng tàu sẽ fax MB/L đến TMC và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ fax HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu.
Chúng ta phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đơi khi sơ xuất, hãng tàu không gởi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chưa đủ, khi đó nếu chúng
Người nhận (Consignee) Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Hãng tàu (Shippingline) Hải quan
ta được khách hàng ủy quyền làm thủ tục nhập khẩu cho lơ hàng thì có thể chọn một trong các giải pháp sau:
- Chờ bộ chứng từ: giải pháp này mang tính thận trọng, chắc chắn nhưng có thể tốn nhiều chi phí cho việc lưu kho bãi tại cảng, đó là chưa kể đến việc khó bảo quản chất lượng hàng hóa hay tính cấp thiết của kinh doanh.
- Linh động trong từng trường hợp cụ thể: có thể làm cơng văn xin nợ chứng từ bản chính trong bộ hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Nếu xét thấy cần thiết và tính chắc chắn chính xác của bộ chứng từ bản chính. Giải pháp này mang lại hiệu quả thời gian và chi phí.
- Từ chối nhận hàng hay nhận hàng có điều kiện (thực hiện những cam kết trong hợp đồng ngoại thương).
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu
Khi tàu cập cảng, hãng tàu gởi giấy báo hàng đến. Trên giấy báo thể hiện đầy đủ các chi tiết liên quan đến lô hàng như số kiện, số kgs, loại hàng, tên tàu vì đơi khi tàu ghi trên vận đơn khác với tàu ghé cảng đến nếu có chuyển tải và những phí sẽ phải đóng.
Bước 4: Gởi giấy báo cho người nhận
TMC làm giấy báo hàng đến gởi cho khách hàng và cũng thông báo những chi phí đã được sự chỉ dẫn thu từ đầu bên đại lý phải đóng để khách hàng chuẩn bị khi lên lấy lệnh giao hàng (Delivery Order).
Bước 5: Nhận D/O từ hãng tàu
TMC sẽ mang B/L và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O ) và Manifest. Trong trường hợp MB/L (Surrender, SeawayBill) chỉ cần mang giấy giới thiệu. Nếu cước trên MB/L là “ Collect , chúng ta phải đóng tiền cước và phí D/O. Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” chúng ta chỉ đóng phí D/O.
Bước 6: Giao D/O cho người nhận
Sau khi TMC đã nhận được D/O, Consignee đem theo B/L do shipper gửi và giấy giới thiệu đến để nhận D/O và đóng những khoản phí cần thiềt như: phí D/O, phí làm hàng (Handling fee) – nếu là khách hàng trực tiếp, CFS (nếu là hàng lẻ)… Đại lý giao nhận phải kiểm tra các điều kiện trong B/L đã thực hiện đầy đủ chưa, sau đó mới phát lệnh giao hàng và bộ chứng từ để khách hàng tự nhận hàng.
Bước 7: Thủ tục hải quan
Nếu khách hàng yêu cầu công ty làm dịch vụ hải quan. TMC sẽ tiến hành các bước sau đây.
(1) Chuẩn bị các chứng từ
Đối với hàng hóa kinh doanh ngồi các chứng từ cơ bản nhận được từ khách hàng và đại lý hàng không cung cấp, tùy theo từng loại hàng hóa nhập khẩu mà cần phải thu thập thêm những giấy chứng nhận, giấy phép do các cơ quan nhà nước cấp.
(1) Chuẩn bị các chứng từ (4) Đóng thuế và lệ phí hải quan (6) Lấy hàng ra cổng ( 3) Kiểm hóa (2) Đăng ký tờ khai (5) Nhận lại tờ khai
HÌNH 4.4: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG NHẬP (2) Đăng ký tờ khai (2) Đăng ký tờ khai
- Bộ hồ sơ đăng ký tờ khai gồm có: + Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
+ Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 2 bản chính.
+ Phiếu tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan).
+ Hóa đơn thương mại: 1 bản sao. + Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính. + HB/L: 1 bản chính, 2 bản sao.
+ MB/L: 1 bản chính.
+ Lệnh giao hàng : 1 bản chính.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có): 1 bản chính.
(Nếu doanh nghiệp lần đầu tiên nhập khẩu thì phải kèm theo bộ hồ sơ: 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu).
- Riêng đối với hàng hóa nhập khẩu từ Mỹ và ASEAN thì ngồi việc khai trên tờ khai hải quan thơng thường thì cịn phải khai trên tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu. Tuy nhiên đối với những trường hợp sau thì khơng cần phải khai: (theo cơng văn số 191/TCHQ/KTTT).
+ Hàng hóa nhập khẩu của khu chế xuất, doanh nghiệp khu chế xuất.
+ Hàng hóa nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu. Riêng đối với phần tiêu thụ nội địa thì phải khai báo theo tờ khai trị giá.
+ Hàng hóa nhập khẩu có thuế suất thuế nhập khẩu bằng 0% nhập khẩu theo điều kiện CIF, C&F và giá ghi trên hóa đơn đã phản ánh tồn bộ tổng số tiền người mua phải trả.
+ Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng xét miễn thuế.
+ Hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài.
- Nếu các chứng từ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp không nằm trong danh sách bị cưỡng chế thuế, nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ ký tên, ghi số tờ khai vào tờ khai và đưa toàn bộ hồ sơ cho người giao nhận đánh số thứ tự và đóng dấu tên lên các chứng từ. Nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ trả lại 1 phiếu tiếp nhận hồ sơ (bản dành cho