TY ANGIMEX:
1. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty ANGIMEX:
Sau khi hợp đồng được kí kết, cơng việc quan trọng của Công Ty ANGIMEX là tổ chức thực hiện hợp đồng đó, Cơng Ty ANGIMEX thường làm các công việc sau:
a.Thực hiện những cơng việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh tốn:
Tuỳ theo phương thức thanh tốn mà Cơng Ty ANGIMEX và khách hàng chọn khi kí kết hợp đồng, thơng thường nếu hợp đồng có giá trị nhỏ ( xuất khẩu gạo với số lượng khoảng 1.500 tấn trở lại) và khách hàng quen thuộc của Cơng Ty ANGIMEX thì thanh toán theo phương thức TTR việc thanh toán bằng phương thức này có đặc điểm dễ thực hiện, chi phí thấp, hàng hố được vận chuyển bằng tàu chợ là chủ yếu. Nếu hợp đồng có giá trị lớn thì vận chuyển hàng bằng tàu chuyến, với số lượng gạo khoảng 2.500 tấn trở lên thì phương thức thanh tốn bằng L/C thường được sử dụng. Vì vậy, cơng việc đầu tiên của cơng ty phải làm:
* Nhắc nhở khách hàng mở L/C:
Khách hàng mở L/C phải đúng hạn, đúng qui định trong hợp đồng. Trên cơ sở đó, Cơng Ty ANGIMEX biết được những qui định cần thiết trong việc thanh toán mà người nhập khẩu yêu cầu trong L/C để hồn thành trách nhiệm của mình, đảm bảo cho cơng việc thanh tốn khơng gặp trở ngại.
* Kiểm tra L/C:
Khi nhận được L/C gốc do ngân hàng thông báo gửi đến, cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ kiểm tra kĩ từng nội dung, từng chi tiết của L/C gốc có đúng với hợp đồng đã kí kết khơng, hoặc kiểm tra những u cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng thực hiện của cơng ty mình hay khơng, nếu đúng và phù hợp với
khả năng của mình thì tiến hành các bước kế tiếp để giao hàng. Ngược lại, thì yêu cầu nhà nhập khẩu điều chỉnh L/C cho đúng và phù hợp với khả năng thì mới xúc tiến việc giao hàng.
Các nội dung cần kiểm tra kĩ trong L/C: + Số hiệu, ngày mở L/C.
+ Tên, địa chỉ ngân hàng mở, ngân hàng thơng báo, tên, địa chỉ, người thụ hưởng có đúng cơng ty mình hay khơng.
+Số tiền của L/C, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C.
Việc kiểm tra L/C ở Công Ty ANGIMEX được thực hiện rất kĩ lưỡng, do hai cán bộ kiểm tra và việc kiểm tra được thực hiện nhiều lần. Vì thế, Cơng Ty ANGIMEX luôn thực hiện hợp đồng và lập bộ chứng từ theo đúng qui định của L/C. Đó là lí do Cơng Ty khơng bị từ chối thanh toán sau khi đã giao hàng.
b. Chuẩn bị hàng hoá để xuất khẩu:
Hiện nay, việc cung cấp gạo nguyên liệu chủ yếu từ các doanh nghiệp, các hộ nông dân…Sau khi mua gạo nguyên liệu, các xí nghiệp trực thuộc Cơng Ty ANGIMEX ở các huyện sẽ xay xát, lau bóng gạo đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của khách hàng, phòng kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc phân bổ cho các xí nghiệp số lượng gạo cần xay xát. Nếu hợp đồng có số lượng gạo q lớn, các xí nghiệp khơng thể xay xát kịp để giao hàng thì Cơng Ty sẽ liên hệ với các doanh nghiệp tư nhân và các doanh nghiệp khác cung cấp gạo với tiêu chuẩn Công Ty đưa ra phù hợp với qui định của hợp đồng. Mối quan hệ giữa công ty và các đơn vị này hiẹn nay rất tốt, đã hình thành từ lâu nên cơng ty khơng gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hàng để xuất khẩu.
Cùng với việc chuẩn bị gạo, phòng kế hoạch liên hệ với các đơn vị sản xuất bao bì đưa ra số lượng và qui định cụ thể về loại bao, kích cỡ, màu sắc, ký mã hiệu. . .phù hợp theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời phải đảm bảo bao bì phù hợp với phương thức chuyên chở và đảm bảo hàng hố đến nơi an tồn, bảo vệ tốt gạo ở bên trong.
Có thể nói, cách sắp xếp khoa học cùng với trình độ , kinh nghiệm của các bộ phận ngoại thương ở phòng kế hoạch, Cơng Ty chuẩn bị hàng hố xuất khẩu kịp thời và nhanh chóng, đúng thời hạn, không bị phạt chờ tàu và luôn sẵn sàng giao hàng khi tàu đến.
Cuối cùng là khâu kiểm tra hàng hoá xuất khẩu: hàng hoá được giám định bởi bộ phận gíam định uy tín mà bên mua chỉ định về phẩm chất và số lượng hàng hoá.
c.Làm thủ tục hải quan:
Sau khi nhận được giấy thông báo tàu đến của hãng tàu đại lý gửi đến, biết được chính xác địa điểm, thời gian tàu đến, Công Ty sẽ làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất khẩu.
Trước tiên, Công Ty sẽ lập bộ hồ sơ khai báo hải quan, hồ sơ gồm: tờ khai báo hải quan – HQ99 XNK gồm ba bản chính, trên tờ khai này cán bộ ngoại thương của Công Ty sẽ tự kê khai đầy đủ, chính xác nội dung những tiêu thức ghi trên tờ khai, vì hàng hố xuất khẩu là gạo theo qui định hiện hành được hưởng thuế suất là 0% nên không phải nộp thuế. Kèm theo tờ khai hải quan, Công Ty phải xuất trình cho hải quan như: giấy giới thiệu của Cơng Ty, hợp đồng, phiếu đóng gói(01 bản chính, 02 bản sao), hố đơn thương mại( bản chính) và giấy thơng báo tàu đến của hãng tàu đại lý gửi đến
Sau khi hải quan xem xét và nắm rõ chi tiết về: Số lượng hàng hoá xuất khẩu, thời gian tàu đến, . . . Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng kí.
Căn cứ theo yêu cầu của chủ hàng, bộ phận kiểm tra sẽ ấn định thời gian kiểm ttra đối với lô hàng xuất khẩu về: tên hàng, mã số hàng hố, tình trạng và phẩm chất hàng hố, số lượng, .. .Trên cơ sở đó, đối chiếu với những gì chủ hàng khai báo trên tờ khai hải quan. Từ đó, quyết định hàng hố có được xuất khẩu hay khơng.
d. Thuê phương tiện vận tải:
Đa số hợp đồng của Công Ty xuất khẩu theo điều kiện FOB của Incoterms 2000 nên khơng có th phương tiện vận tải.
e. Mua bảo hiểm hàng hố:
Cơng Ty chỉ mua bảo hiểm cho hàng hố đến cảng giao hàng, vì đa phần là xuất khẩu theo điều kiện FOB, CFR
f. Giao hàng :
Phần lớn hợp đồng của Công Ty giao hàng theo điều kiện FOB, khi giao hàng lên tàu, Công Ty sẽ cử cán bộ ngoại thương trực tiếp ở hiện trường làm công tác kiểm tra sơ bộ hầm tàu có đảm bảo cho việc sắp xếp và bảo quản hàng hố được khơng. Việc giao hàng hố, nếu phù hợp theo u cầu thì hàng hố được bốc lên tàu lớn. Trong quá trình giao hàng nhân viên kiểm kiện(Tallyman) của cảng, Tallyman của tổ chức giám định luôn theo dõi trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng hoá thực tế giao lên tàu, lập Tally report.
Giấy kiểm nhận với tàu: sau mỗi mã hàng lên Tallyman sẽ đánh dấu và ký vào đó. Ở trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện, kết quả hàng lên tàu được thể hiện trong Tally sheet. Về số lượng hàng hoá thực tế giữa các bảng tổng kết của Tally cảng, của tàu, của nhân viên nhất định phải thống nhất với nhau. Đồng thời cán bộ ngoại thương của Công Ty cũng phải ln có mặt ở hiện trường để theo dõi, giám sát để nắm chắc số lượng hàng được xếp lên tàu và giải quyết kịp thời những vứng mắc phát sinh. Mặc dù hàng hố được giao theo điều kiện FOB, Cơng Ty kết thúc trách nhiệm của mình sau khi hàng qua lan can tàu, hàng hoá bị tổn thất do ướt mưa hoặc lý do nào xảy ra sau đó, thì người bán hết trách nhiệm. Tuy nhiên, vì uy tín đối với khách hàng, Cơng Ty luôn quan tâm, theo dõi, chú ý đến hàng hố, nhắc nhở tàu đóng hầm tàu kịp thời khi trời mưa, nhằm bảo vệ hàng và đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
Sau khi đã xếp hàng trong khoang tàu xong thì hàng hố được hun khói khử trùng đảm bảo hàng hố khơng bị sâu bọ trong khi vận chuyển với thời gian dài.
Cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao nhận và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu giao cho chủ hàng. Sau đó, Cơng Ty sẽ gửi thông báo đã giao hàng lên tàu cho bên mua và nhận biên lai thuyền phó( Maste’s receipt) do thuyền phó cấp xác nhận hàng đã nhận xong, trong đó xác nhận: số lượng, ký mã hiệu, tình trạng hàng hố đã bốc lên tàu, . . .Cùng với biên lai thuyền phó, Cơng Ty cịn nhận từ hãng tàu vận đơn đường biển( Bill of Lading). Như vậy, mới đảm bảo ngân hàng thanh tốn.
Sau khi nhận được B/L, Cơng Ty sẽ trình B/L cho hải quan và sau khi xem xét, kiểm tra hải quan sẽ cấp cho Cơng ty tờ khai hải quan có ghi “chủ hàng” và hải quan sẽ lưu trữ hồ sơ.
*Nếu thanh tốn theo phương thức TTR, Cơng Ty sau khi giao hàng xong sẽ lập bộ chứng từ theo hợp đồng qui định gởi cho người mua. Việc thanh tốn theo phương thức này ở Cơng Ty được thực hiện:
+ Trước khi tiến hành giao hàng, Công Ty nhắc nhở bên mua chuyển tiền vào tài khoản của họ tại ngân hàng ở Việt Nam.
+Người mua gửi trước cho Công Ty một số tiền
+ Công Ty sẽ tiến hành giao hàng và đến khi hàng hố được giao xong thì bên mua phải chuyển cho Cơng Ty nhận tồn bộ số tiền trị giá của lơ hàng đã bán.
+Nếu trong khoảng thời gian đó, người mua khơng có ý định chuyển tiền đầy đủ thì Cơng Ty có quyền ngừng giao hàng hay giữ tàu lại, nếu đến hết thời hạn giữ tàu mà người mua khơng trả tiền thì Cơng Ty mời cơ quan có thẩm quyền can thiệp. Tuy nhiên, do thanh toán theo phương thức này được dùng chủ yếu khi mua bán với khách hàng quen thuộc, hai bên tin tưởng lẫn nhau nên Cơng Ty ít gặp trường hợp trên xảy ra.
* Nếu thanh toán bằng L/C, sau khi giao hàng xong Công Ty sẽ lập bộ chứng từ đảm bảo trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C .Tuỳ theo yêu cầu qui định số lượng và các loại chứng từ cần thiết phải nộp. Công Ty sẽ lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu cuả L/C về cả nội dung lẫn hình thức. Thơng thường bộ chứng từ Cơng Ty gởi cho ngân hàng gồm:
+Hối phiếu +B/L +Giấy chứng nhận chất lượng +Phiếu đóng gói +Giấy chứng nhận xuất xứ +Giấy chứng nhận khử trùng . . .
Do công tác kiểm tra L/C ở Công Ty diễn ra rất kĩ lưỡng, đảm bảo thực hiện đúng theo những gì L/C u cầu nên Cơng Ty ln nhận được tiền hàng từ ngân hàng sau khi xuất trình bộ chứng từ.
2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty ANGIMEX:
Do những năm gần đây Cơng ty khơng có kim ngạch nhập khẩu nên khơng có tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
3. Những trở ngại thường xảy ra và cách xử lí:
Trong thực tế, khơng phải bất cứ hợp đồng kinh tế nào từ lúc kí kết cho đến lúc thực hiện đều diễn ra tốt đẹp, đơi khi cũng xảy ra một số trường hợp ngồi ý muốn mà hai bên sẽ có cách giải quyết.
* Đối với hợp đồng xuất khẩu:
Trong trường hợp khi Công Ty ký kết xong một hợp đồng xuất khẩu với một đơn vị nước ngoài theo các điều khoản như đã thoả thuận trong hợp đồng như: giá cả, số lượng, thời gian giao hàng . . .
-Trong quá trình thu mua nguồn hàng để xuất khẩu, thì giá cả thị trường trong nước thay đổi. Gây ra khó khăn cho Cơng Ty trong việc thu mua, nếu Cơng Ty xuất khẩu thì lỗ cịn khơng xuất khẩu thì vi phạm hợp đồng, hoặc đến ngày giao hàng mà hàng tập kết chưa xong thì chi phí th tàu do người mua chịu. Do đó sẽ phạt Cơng Ty vi phạm hợp đồng . .
=> Công ty sẽ xử lý trường hợp này: sẽ chủ động thơng báo cho bên mua biết về những khó khăn của Cơng Ty, để hai bên gặp nhau thương lượng và điều chỉnh một số điều khoản trong hợp đồng cho phù hợp.
* Đối với hợp đồng nhập khẩu: không có
Tóm lại: Chúng ta phải có thái độ cư xử thích hợp với những sai sót của
đối tác, biết đặt mình vào những khó khăn của đối tác để dễ thơng cảm, giúp đỡ nhau, để có mối làm ăn lâu dài và có sự uy tín.