CHƯƠNG 3 : BIỆN PHÁP QUẢN LÍ VĂN HểA TỔ CHỨC
3.2. Cỏc biện phỏp quản lý văn húa tổ chức Trường Trung cấp Cụng nghệ Hả
3.2.4. Thống nhất nhận thức về văn húa tổ chức cho đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn,
viờn, nhõn viờn và học sinh Nhà trường
3.2.4.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Văn hoỏ tổ chức khụng phải là kết quả của riờng người lónh đạo mà phải do tập thể người lao động tạo nờn. Chớnh vỡ vậy, người lónh đạo đúng vai trũ là đầu tàu trong việc xõy dựng văn hoỏ tổ chức nhưng quỏ trỡnh xõy dựng này chỉ cú thể thành cụng khi cú sự đúng gúp tớch cực của mọi thành viờn trong tổ chức. Trong đú, nhận thức của đội ngũ là một yếu tố tiền đề để cú được sự tham gia tớch cực của họ, cũng như để hỡnh thành nờn những hành vi văn hoỏ sau này của họ. Hơn thế nữa, nhận thức đú phải được hiểu một cỏch thống nhất của toàn thể cỏc thành viờn trong tổ chức phự hợp với cỏc hệ thống giỏ trị chuẩn mực của tổ chức đó xỏc định.
3.2.4.2. Nội dung và cỏch thức thực hiện biện phỏp
Để thống nhất nhận thức về văn hoỏ tổ chức cho đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn và học sinh Nhà trường, Trường Trung cấp Cụng Nghệ Hải Phũng cần tiến hành đồng bộ cỏc nội dung sau:
Thực tế, quy chế văn hoỏ tổ chức được là một hỡnh thức cơ bản mang tớnh hướng dẫn hành vi rất cao trong việc xõy dựng văn hoỏ tổ chức. Thụng qua đú, tự thõn mỗi thành viờn hoặc do được người khỏc nhắc nhở cú thể so sỏnh và biết những hành vi của mỡnh với hành vi văn hoỏ của tổ chức cú chuẩn mực hay khụng để điều chỉnh cho phự hợp. Do vậy, thực hiện ban hành và quỏn triệt nội dung quy chế văn hoỏ Nhà trường là nội dung căn bản cho việc thống nhất nhận thức văn hoỏ Nhà trường. Ngoài quy chế văn hoỏ tổ
chức, cần phải rà soỏt lại tất cả cỏc quy định, chớnh sỏch chế độ trong hoạt động của Nhà trường, để làm sao cỏc quy định này phải cụ thể hoỏ được những hệ thống giỏ trị cốt lừi căn bản đó xỏc định tại quy chế văn hoỏ tổ chức. Tổ chức hội thảo toàn trường tuyờn truyền sõu rộng về văn hoỏ tổ chức nhà trường, quỏn triệt cỏc nội dung liờn quan đến đến từng thành viờn, từ quản lý cỏc cấp đến nhận viờn lao cụng, bảo vệ cũng phải thụng hiểu mục tiờu Nhà trường đặt ra. Những nhõn viờn làm cụng việc đơn giản nhất như lao cụng tạp vụ cũng phải hiểu rằng, những cụng việc dự rất nhỏ của họ cũng gúp phần quan trọng trong việc xõy dựng văn hoỏ tổ chức Nhà trường, và thậm chớ đụi khi chớnh hành động nhỏ của họ lại mang lại tỏc ảnh hưởng lớn về hành vi văn hoỏ cho mọi người, vớ như một nụ cười thõn thiện của bỏc bảo vệ hay một cử chỉ thiện tõm cần mẫn làm sạch chiếc bảng, cỏi bàn lớp học của chị lao cụng giỳp Thày và trũ cú tiết học tốt lại làm cho mọi người cảm động, biết ơn và học tập.
Tổ chức tuyờn truyền nội dung văn hoỏ học đường đối với học sinh sinh viờn toàn trường trong cỏc buổi chào cờ và sinh hoạt lớp. Ngoài ra, dỏn niờm yết nội dung cam kết thực hiện văn hoỏ học đường tại phũng học, treo cỏc băng rụn khẩu hiệu hành động theo chủ đề trong cỏc khoảng thời gian thực hiện chủ đề đú.
Trờn cơ sở hệ thống giỏ trị cốt lừi và những hướng dẫn căn bản được quy định tại Quy chế văn hoỏ Nhà trường, Nhà trường tiến hành cụ thể hoỏ cỏc quy định khỏc trong hoạt động liờn quan. Thực tế, mọi hoạt động đều cú biểu hiện văn hoỏ bởi văn hoỏ hiển nhiờn tồn tại trong mọi lĩnh vực và hoạt động của cỏc tổ chức. Do vậy, khi rà soỏt sửa đổi văn bản hay ban hành văn bản mới cần đồng thời quy định phự hợp hệ thống giỏ trị cốt lừi để thống nhất nhận thức cho cỏc thành viờn trong mọi hoạt động.
Tổ chức cỏc cuộc thi về chuyờn đề văn hoỏ Nhà trường cho cả khối học sinh và cỏn bộ giỏo viờn Nhà trường, nhằm nõng cao nhận thức và tụn vinh cỏc giỏ trị văn hoỏ Nhà trường.
Tổ chức lồng ghộp nội dung văn hoỏ Nhà trường trong cỏc sự kiện hoạt động Nhà trường: ngày khai giảng, kỷ niệm ngày Nhà giỏo Việt nam, tuần giỏo dục cụng dõn HSSV...
3.2..5. Rà soỏt, hoàn chỉnh hệ thống quy trỡnh, thủ tục làm việc của cỏc bộ phận, đơn vị trong trường
3.2.5.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Việc rà soỏt, hoàn chỉnh hệ thống quy trỡnh, thủ tục làm việc của cỏc bộ phận, đơn vị trong trường được coi là điều kiện tiờn quyết trong việc xõy dựng văn hoỏ tổ chức nhà trường bởi hệ thống quy trỡnh thủ tục làm việc khoa học khụng những mang lại kết quả hoàn thành cụng việc đạt hiệu quả cao mà cũn biểu hiện sự chuyờn nghiệp của văn hoỏ tổ chức đối với trong và ngoài tổ chức. Cụng việc này phải được tiến hành thường xuyờn theo định kỳ nhằm khụng ngừng cải tiến thủ tục làm việc, nõng cao chất lượng cụng việc.
3.2.5.2. Nội dung và cỏch thức thực hiện biện phỏp
Để xõy dựng văn hoỏ chất lượng, trường Trung cấp Cụng nghệ Hải Phũng cải cỏch thủ tục làm việc bằng cỏch rà soỏt, điều chỉnh, bổ sung hệ thống văn bản quản lý. Trước hết là rà soỏt chuẩn húa Quy chế tổ chức và hoạt động Nhà trường trờn cơ sở cụ thể húa Điều lệ Trường trung cấp chuyờn nghiệp của Bộ GD-ĐT và phự hợp với cỏc điều kiện hoạt động Nhà trường trong bối cảnh mới cũng như hệ thống giỏ trị chuẩn mực được xỏc định tại quy chế văn húa tổ chức. Quy chế tổ chức và hoạt động Nhà trường mang tớnh khỏi quỏt, làm cơ sở thuận lợi cho việc cụ thể húa thành cỏc quy định trong cỏc lĩnh vực hoạt động của Nhà trường, trong đú một số lĩnh vực hoạt động
cụng việc ưu tiờn xõy dựng theo hướng quy trỡnh hoỏ: (1) phõn tớch kể tờn cỏc cụng việc; (2) quy trỡnh hoỏ những cụng việc này; (3) vận hành quy trỡnh đưa vào hoạt động. Nhà trường ưu tiờn tiến hành quy trỡnh hoỏ những nội dung cụng việc sau:
- Quy trỡnh tuyển sinh
- Quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự - Quy trỡnh đún tiếp khỏch - Quy trỡnh quản lý văn bản
- Quy trỡnh giải quyết ý kiến của cỏc tổ chức, cỏ nhõn - Quy trỡnh phõn cụng nhiệm vụ cụng tỏc
Tiến hành chuẩn húa hệ thống thủ tục làm việc trong Nhà trường như: cỏc thủ tục quản lý, điều hành: cỏc thủ tục giao quyền, ủy quyền phõn cụng nhiệm vụ, phõn cấp quản lý; Cỏc thủ tục hành chớnh như: thống kờ giờ giảng, kiến nghị đề nghị trợ cấp họp lớp họp phụ huynh thủ tục tiến hành cỏc hoạt động phong trào; Cỏc thủ tục chuyờn mụn như: xử lớ cỏc loại giấy tờ cần thiết, cỏc bờn liờn quan và trỏch nhiệm kốm theo về cỏc hoạt động như đề xuất ý kiến, thụng qua bài giảng, dự giờ, chia sẻ sỏng kiến kinh nghiệm; Cỏc thủ tục giải quyết cụng việc đến cỏc bờn liờn quan như chớnh quyền địa phương, sở giỏo dục phụ huynh học sinh, cỏc nhà tài trợ…
Như vậy, việc rà soỏt, hoàn chỉnh hệ thống quy trỡnh, thủ tục làm việc của cỏc bộ phận, đơn vị trong trường cần hoàn thiện một cỏch cú hệ thống chặt chẽ và mang tớnh chớnh xỏc cao, thể hiện được đường lối chớnh sỏch của Nhà trường, tạo nờn văn hoỏ chất lượng của tổ chức.
3.2.6. Tổ chức học tập nghiờn cứu và huấn luyện đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn, nhõn viờn Nhà trường về nội dung và cỏch thức xõy dựng văn hoỏ tổ chức nhõn viờn Nhà trường về nội dung và cỏch thức xõy dựng văn hoỏ tổ chức của Nhà trường
3.2.6.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Tổ chức học tập nghiờn cứu về văn hoỏ tổ chức giỳp cho cỏc thành viờn nõng cao nhận thức, thấm nhuần cỏc tư tưởng chỉ đạo của Lónh đạo Nhà trường trong việc xõy dựng văn hoỏ tổ chức. Và từ nhận thức đến hành động lại là cả một quỏ trỡnh hỡnh thành hành vi trờn thực tế. Do vậy, cụng tỏc đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhằm đem lại cho đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn và nhõn viờn Nhà trường những kỹ năng cần thiết cho quỏ trỡnh làm việc tại đơn vị như những kiến thức kỹ thuật, kỹ năng làm việc, kỹ năng hợp tỏc và giao tiếp... Những kỹ năng này sẽ khỏc nhau tuỳ thuộc vào tớnh chất cụng việc tại mỗi đơn vị. Quỏ trỡnh huấn luyện đúng vai trũ rất quan trọng trong việc giỳp thành viờn hoà nhập vào mụi trường văn hoỏ của tổ chức. Những kiến thức về chuyờn mụn sẽ giỳp cho mọi thành viờn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mỡnh thỡ những kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục... sẽ giỳp cỏc thành viờn hoà nhập được vào mụi trường làm việc.
3.2.6.2. Nội dung và cỏch thức thực hiện biện phỏp
Để cú được hành vi văn húa tổ chức là một việc khú bởi cỏc thành viờn phải thay đổi thúi quen hành vi vốn cú. Do vậy phải cú sự hỗ trợ mạnh mẽ của Nhà trường trong việc hỡnh thành hành vi mới. Thời gian đầu nhà trường mời cỏc chuyờn gia về huấn luyện cho đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn cỏc kỹ năng: giao tiếp, thuyết trỡnh, thuyết phục khỏch hàng, sử dụng điện thoại chuyờn nghiệp, sử dụng trang thiết bị văn phũng hiện đại… Sau đú, tổ chức thực hành cỏc kỹ năng ngay tại trường và thực hành trong cụng việc thực tế.
Quỏ trỡnh xõy dựng chương trỡnh đào tạo đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn, nhõn viờn thực hiện theo cỏc bước sau:
Bước 1: Xỏc định nhu cầu đào tạo của Nhà trường
Cần xỏc định bộ phận nào cần đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cỏc yờu cầu về kiến thức, kỹ năng. Trong đú, mỗi một bộ phận sẽ cú những nhu cầu
đào tạo khỏc nhau do đặc thự cụng việc. vớ dụ như bộ phận tuyển sinh sẽ cần đào tạo chuyờn sõu về kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khỏch hàng; trong khi bộ phận quản sinh lại rất cần kỹ năng về phõn tớch tõm lý HSSV và cỏc tỡnh huống xử lý sư phạm. Do vậy, cần phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh cụng việc hiện tại ở cỏc vị trớ cụng việc đế xỏc định nhu cầu sỏt với thực tế.
Bước 2: Xỏc định mục tiờu đào tạo
Sau khi nắm được nhu cầu cho cỏc vị trớ cụng việc; cần xỏc định cỏc mục tiờu về cỏc kỹ năng cụ thể cần đạt được ở mức độ nào cú được sau đào tạo.
Bước 3: Lựa chọn phương thức đào tạo
Nhà trường phõn ra hai loại phương thức đào tạo: đào tạo trong cụng việc và đào tạo ngoài cụng việc.
Đối với đào tạo ngoài cụng việc, trường tổ chức cỏc lớp học về cỏc khoỏ đào tạo kỹ năng mềm, mời cỏc chuyờn gia về huấn luyện cho đội ngũ cỏn bộ, giỏo viờn, nhõn viờn Nhà trường. Ngoài ra, Trường mở cỏc cuộc hội thảo, tạo điều kiện cho cỏc thành viờn chia sẻ kinh nghiệm; thảo luận theo từng chủ đề dưới sự dẫn dắt của lónh đạo nhúm, qua đú cỏc thành viờn học hỏi được nhiều kiến thức, kinh nghiệm cần thiết.
Đối với đào tạo trong cụng việc, trường đào tạo theo hỡnh thức chỉ dẫn cụng việc. Trờn cơ sở cỏc kỹ năng cơ bản đó được hỡnh thành, Nhà trường cần tổ chức thực hành thường xuyờn để duy trỡ và thuần thục hành vi thụng qua cỏc tỡnh huống mẫu và tỡnh huống thực tế tại cỏc mụi trường làm việc trong trường.
Bước 4: Đỏnh giỏ kết quả đào tạo
Kết quả đào tạo được đỏnh theo cỏc tiờu thức về mục tiờu đào tạo cú đạt được hay khụng, sự thoả món người học, khả năng vận dụng nội dung đào tạo được thực hiện trờn thực tế, sự thay đổi hành vi theo hướng tớch cực.
Trường lắp đặt hệ thống camera ghi hỡnh tại cỏc phũng làm việc rồi phõn tớch thao tỏc tỡnh huống để đỏnh giỏ kết quả và rỳt kinh nghiệm.
Đối với việc giỏo dục và đào tạo kỹ năng cho HSSV về văn húa Nhà trường, Nhà trường tập trung cỏc nội dung: tăng cường việc rốn luyện kỹ năng sống cho học sinh, tăng cường cỏc hoạt động tập thể, hoạt động xó hội trong cỏc giờ dạy, hoạt động ngoài giờ lờn lớp, sinh hoạt lớp,… để rốn luyện kỹ năng ứng xử với cỏc tỡnh huống trong cuộc sống và thúi quen, kỹ năng làm việc theo nhúm cho học sinh; Tiếp tục thực hiện phong trào thi đua “xõy dựng trường học thõn thiện – học sinh tớch cực” kết hợp với việc thực hiện nhiệm vụ năm học và thực hiện cuộc vận động “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chớ Minh và cuộc vận động “mỗi thày cụ giỏo là tấm gương đạo đức tự học và sỏng tạo”. Chương trỡnh đào tạo kỹ năng mềm được xõy dựng thành một chương trỡnh học chớnh khoỏ bắt buộc và việc thực hiện văn hoỏ Nhà trường được coi là một tiờu chớ quan trọng trong đỏnh giỏ xếp loại rốn luyện HSSV.
3.2.7. Đỏnh giỏ và thưởng, phạt cụng minh gúp phần xõy dựng và thực hiện hiệu quả văn húa tổ chức của Nhà trường hiện hiệu quả văn húa tổ chức của Nhà trường
3.2.7.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Cơ chế thưởng, phạt dự là bằng tinh thần hay vật chất đều ảnh hưởng rất lớn đến sự hoàn thành nhiệm vụ của người lao động. Những tiờu chớ như: sự nhiệt tỡnh cụng việc, thời gian làm việc, mức độ hoàn thành cụng việc, quan hệ đồng nghiệp, tinh thần học hỏi cầu tiến...của cỏc thành viờn nếu được đỏnh giỏ bằng cơ chế thự lao, thưởng phạt cụng bằng, thoả đỏng sẽ cú vai trũ kớch thớch cụng tỏc, nõng cao hiệu suất cụng việc.
Một hệ thống đỏnh giỏ, thưởng phạt nghiờm minh sẽ là động lực để cỏc thành viờn tổ chức nỗ lực hoàn thành cụng việc và gắn bú với tổ chức, tạo điều kiện duy trỡ và phỏt triển một nền văn hoỏ bền vững, lành mạnh.
3.2.6.2. Nội dung và cỏch thức thực hiện biện phỏp
Hệ thống đỏnh giỏ, thưởng phạt về hành vi văn húa được xõy dựng tại Quy chế văn húa tổ chức Nhà trường. Theo đú, cỏc nội dung thực hiện quy định được phõn tớch, mụ tả hành vi rồi lượng húa thành điểm tương ứng ở cỏc mức độ hoàn thành, mỗi điểm đỏnh giỏ sẽ tương đương với mức thu nhập tiền thưởng hàng thỏng của mỗi cỏn bộ, giỏo viờn. Nhiệm vụ mỗi cỏ nhõn được xỏc định theo hai tiờu chớ cơ bản là: (1) mức độ hoàn thành nhiệm vụ chuyờn mụn; (2) nghĩa vụ thực hiện quy định văn húa Nhà trường.
Nhà trường xõy dựng quỹ thi đua về thực hiện văn hoỏ Nhà trường. Ngoài nguồn tài chớnh cấp thường xuyờn của Nhà trường, nguồn quỹ được bổ sung từ việc xử lớ vi phạm bằng tài chớnh để tăng tiền thưởng cho những người thực hiện tốt nhiệm vụ núi chung cũng như thực hiện tốt hành vi văn hoỏ Nhà trường. Để đảm bảo tớnh thi đua, kớch thớch nhõn sự, việc đỏnh giỏ thưởng - phạt phải đảm bảo cỏc nguyờn tắc: Đỏnh giỏ phải chớnh xỏc, đỳng hành vi thực hiện trờn thực tế và ỏp dụng phự hợp với tiờu chớ đỏnh giỏ; Đỏnh giỏ phải kịp thời để đảm bảo tớnh giỏo dục đối với hành vi vi phạm và động viờn đối với những thành tớch; Đỏnh giỏ phải cụng bằng, đối chiếu phự hợp với quy định và hợp tỡnh hợp lý, để cho người được đỏnh giỏ tõm phục khẩu phục.
Nhà trường cần thành lập Ban thanh tra văn húa chuyờn trỏch, trực thuộc lónh đạo Nhà trường quản lý. Ban thanh tra cú vai trũ giỏm sỏt và tư vấn để hướng dẫn và uốn nắn nhắc nhở kịp thời những hành vi văn húa của cỏn bộ, giỏo viờn diễn ra hàng ngày; cú tổng kết đỏnh giỏ, thưởng - phạt hàng thỏng theo quy định. Trong đú, để khuyến khớch thi đua, Nhà trường thưởng cao cho những cỏ nhõn thực hiện xuất sắc cỏc quy định văn hoỏ, cú nhõn cỏch ảnh hưởng đến xung quanh và được đồng nghiệp tụn vinh. Đặc biệt, đối với những cỏn bộ, giỏo viờn cú năng lực và tư cỏch đạo đức tốt, gắn bú cụng tỏc
lõu dài thỡ sẽ được Nhà trường trớch tặng cổ phần hàng thỏng để họ yờn tõm