Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý vật liệu địi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng và giá trị. Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Mỏ sẽ đáp ứng đợc yêu cầu này.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc tồn bộ cơng tác kế tốn vật liệu nói chung và cơng tác hạch tốn chi tiết nói riêng thì trớc hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế tốn.
SVTH: Ló Thị Lụa Lớp : Q1K5 Lớp : Q1K5
Thực tế tại Mỏ, chứng từ kế toán đợc sử dụng gồm: + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho + Bảng dự trù vật t + Giấy đề nghị tạm ứng.
Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật t, khi vật liệu về đến kho thì nhân viên cung ứng mang hố đơn GTGT của bên bán vật t lên ngời có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hố đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lợng, khối lợng phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập số vật liệu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lợng ghi trên hố đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên, đa cho ngời giao hàng cùng ký xác nhận vào ba liên đó.
- Một liên giao thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho.
- Một liên kẹp cùng hố đơn GTGT chuyển lên phịng kế tốn. - Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu.
2.3.2.2. Đánh giá vật liệu.
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Bộ phận kế tốn của Cơng ty cổ phần Trúc Thôn đã sử dụng giá thực tế để hạch tốn chi tiết và hạch tốn tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho, áp dụng luật thuế GTGT đã tiến hành đánh giá vật liệu nh sau:
+ Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua vào là:
- Giá bản thân vật liệu cha có thuế GTGT
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp…cha có thuế GTGT
Ví dụ: Theo hố đơn GTGT của Cơng ty TNHH Nguyễn Trãi bán 5000 lít dầu điegien cho Mỏ ngày 02/05/2003:
- Giá cha có thuế là: 4500đ/lít - Thuế GTGT : 450đ/lít
- Tổng giá thanh tốn: 24.750.000đ
Chi phí vận chuyển do CTTNHH Nguyễn Trãi chịu, đo đó giá thực tế vật liệu dầu nhập kho đợc thể hiện trên phiếu nhập kho là: 24.750.000đ
SVTH: Ló Thị Lụa Lớp : Q1K5 Lớp : Q1K5
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ