Một số giải pháp chung

2.2 .Phân tích cơng tác lập dự án tại Tổng cơng ty Hạ tầng mạng

3.2. Một số giải pháp chung

3.2.1. Đầu tư n uồn nh n ực

Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi thành công, do vậy việc chú trọng đầu tư nguồn nhân lực là rất cần thiết, nhân lực là nguồn lực trực tiếp tham gia và thực hiện quá trình lập dự án, do vậy để đảm bảo về chất lượng khơng thể khơng có bàn tay của con người. Một dự án tốt đầu tiên cần có một đội ngũ nhân lực chất lượng, có chun mơn và kỹ năng cao cũng nhưng khả năng xử lý tình huống và làm việc tập thể hướng tới mục đích cuối cùng là hồn thiện được dự án với chất lượng tốt nhất.

Đầu tiên, cần nâng cao trình độ của của các bộ tư vấn, đây là những người giúp cho việc soạn thảo dự án được hợp lý và thuận lợi hơn, đưa ra các đề xuất và giải quyết các vướng mắc. Hiện nay tại Việt Nam, việc đào tạo các cán bộ tư vấn, quản lý dự án cịn nhiều hạn chế, vẫn cịn q ít nơi đào tạo bài bản về chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết cho những các bộ tư vấn, hầu hết đều thơng qua q trình tự học hỏi, quá trình làm việc và rút ra kinh nghiệm do vậy đây cũng là khó khăn đối với việc nâng cao trình độ một cách tồn diện và có bài bản cho các cán bộ lập dự án đầu tư. Do đó cơng ty

78

cần mở rộng tìm hiểu, tìm hiểu nơi có thể đào tạo tốt nhất cho nhân viên cơng ty mình, thẩm chí là cho nhân viên đào tạo tại nước ngoài dựa trên năng lực và nguyện vọng cũng như ngân sách của công ty đối với việc đào tạo cán bộ chun mơn. Ngồi ra, cần có bộ phân riêng phụ trách về vấn đề này nhằm tập trung giải quyết vấn đề, lên kế hoạch và thực hiện việc tìm kiếm thơng tin và tổ chức đào tạo cho nhân lực của công ty. Đối cơ cấu nhân sự tại Tổng công ty hiện nay, các nhân viên có độ tuổi cao chiếm tỷ trọng khá lớn, việc tiếp nhận đào tạo trở nên khá khó khăn nên bộ phận phụ trách nhân sự tại cơng ty cần có các giải pháp cụ thể, động viên hỗ trợ các cán bộ dự án tham gia nâng cao kỹ năng nghề nghiệp từ đó có được các nhân viên tư vấn, quản lý dự án, đấu thầu với trình độ chun mơn cao.

Ngồi việc nâng cao chun mơn, trình độ ngoại ngữ và kỹ năng tin học là rất cần thiết, ngoại ngữ giúp tiếp cần được các nguồn thông tin và kiến thức, các dữ liệu cần thiết phục vụ công tác lập dự án, ngồi ra cơng cụ tin học sẽ giúp các cơng tác xử lý thơng tin, phân tích dữ liệu, dự báo trở nên thuận tiện, dễ dàng và chính xác trên. Hai công cụ trên là những yêu cầu rất cần thiết khi thị trường mở cửa việc thiếu các kỹ năng về ngoại ngữ và tin học của nhân viên sẽ cản trở sự phát triển của công ty. Cụ thể hợn, có những dự án cơng ty muốn tiếp cận nước ngồi, nếu khơng có trình độ ngoại ngữ tốt thì khơng thể tiếp cận với họ kể cả hợp tác làm ăn.

Bên cạnh công tác đào tạo, công tác tuyển dụng nhân sự cũng cần được chú trọng. Để nâng cao trình độ nói chung của cơng ty, các nhân viên mới càng phải chú ý bởi nếu muốn giảm bớt kinh phí đào tạo thì các nhân viên mới nên đạt những tiêu chí nhất định. Việc tổ chức tuyển dụng cần tổ chức một cách công khai và cơng bằng để có thể đạt được hiểu quả tốt nhất. Cơng tác tuyển dụng đóng vai trị rất quan trọng đối với sự phát triển của mỗi công ty bởi có nhân viên tốt vì cơng ty mới có thể vận hành và sản xuất kinh doanh tôt được. Không dừng lại ở tuyển dụng, việc thu hút và giữ chân người tài cũng cần chú ý, cần có các chính sách hỗ trợ, phúc lợi cho nhân viên để họ có thể tập trung và hồn thành tốt nghiệm vụ được giao.

Cuối cùng đó là cơ cấu tổ chức lao động, chỉ khi có một cơ cấu tốt bộ máy nhân sự mới có thể hoạt động hiệu quả, do vậy cần xây dựng cơ cấu nhân sự hợp lý, chặt chẽ, kết hợp làm việc tốt. Cần có một sự sắp xếp hợp lý trong cơng tác làm việc nhóm,

79

các nhân viên khi được phân cơng cho một dự án cần có sự tập trung cho dự án hiện tại, các công việc khác cần được giảm bớt tránh tạo áp lực quá lớn, trong q trình soạn thảo dự án cần có sự thảo luận và tham khảo ý kiến lẫn nhau để tăng tính logic cũng như tiết kiệm thời gian hồn chỉnh và thống nhất. Sự liên kết giữa bộ phân quản lý và nhân viên là rất cần thiết, tạo môi trường làm việc năng động và sáng tạo đang là vấn đề mà Tổng công ty cần cải thiện trong thời gian tới.

3.2.2. Đầu tư t an thi t h c c n tác ậ dự án

Máy móc thiết bị là bộ phận khơng thể thiếu đặc biệt là đối với công ty về công nghệ viễn thơng, thơng qua máy móc sức lực con người được giảm bớt thay vào đó là có nhiều thời gian giành cho những cơng việc dùng trí óc nhiều hơn, các công việc được rút ngắn thời gian, nâng cao năng xuất lao động, máy móc cũng hỗ trợ cho cơng tác lập dự án tốt và hiệu quả hơn.

Tổng công ty cần tiếp tục đầu tư thêm máy móc thiết bị, đảm bảo về chất và lượng nhằm phục vụ các dự án, phân tích dữ liệu một cách hiệu quả nhất, đối với các máy móc hiện nay, đối với các máy móc thiết bị đã hết khấu hao nhưng vẫn cịn sử dụng được thì vẫn cần kiểm tra thường xuyên nhằm tiết kiệm chi phí, đối với các máy móc đã quá lỗi thời khơng cịn phù hợp với các dự án hiện tại thì cần được mua sắm thay mới. Trong trường hợp hạn chế về tài chính, cơng ty có thể th ngồi các máy móc thiết bị, khơng phải máy móc nào mua về cũng có thể sử dụng cho phần lớn các dự án, do vậy để tối thiểu hố chi phí, cơng ty có thể xem xét đi thuê theo từng dự án phục vụ cho nhu cầu của mình, tránh thất thốt lãng phí.

 Các máy móc thiết bị liên qua tới cơng tác thăm dị, khảo sát và nghiên cứu

cần được đầu tư với chất lượng tốt mới có thể đem lại kết quả chính xác và tránh các sai sót từ đó cung cấp thơng tin cho việc lập dự án với mức độ đáng tin cậy hơn.

 Hiện nay trên thi trường cung cấp rất nhiều phần mền hiện đại và ứng dụng

hỗ trợ cho công tác quản lý. Các phần mềm được sử dụng phổ biến đó là Microsoft Project, Excel hay Words. Các cán bộ lập dự án cần phải được trang biết kiến thức và kỹ năng sử dụng thành thạo các kỹ năng máy tính,

80

cơng ty cũng cần tổ chức các khoá học nâng cao trình độ tin học cho mỗi nhân viên cuả mình bởi đây là những cơ cụ cơng chỉ nâng cao tính chính xác của của công tác nghiên cứu soạn thảo dự án mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài ra các phần mềm cũng cần được cập nhật một cách thường xun thì việc ứng dụng mới có thể hiệu quả được. Thực hiện nghiên cứu ra các phầm mềm phù với với công ty ngồi việc áp dụng các phầm mềm có sẵn, như vậy các phần mềm đó sẽ phù hợp với những đặc điểm riêng của công ty và phục vụ các các bộ một cách thuận lợi nhất.

 Thơng tin là ngun liệu đầu vào đóng vai trị rất quan trọng đối với mỗi dự

án do đó cơng ty cần tập trung nâng cao chất lượng thơng tin đầu vào trong thời gian tới. Qua đó việc xây dựng hệ thống thơng tin cho riêng mình là rất cần thiết, lưu trữ các dữ liệu từ những dự án trước để sử dụng so sánh đối chiếu khi cần thiết, dựa vào các thông tin liên quan tới vùng, địa phương, ngành nghề, định hướng chung và cụ thể đối với từng ngành nghề khác nhau phục vụ cho việc phân tích thị trường, nghiện cứu kinh tế xã hội và tính khả thi của dự án. Đồng thời dự liệu thông tin của dự án cũng cần được thu thập từ các nguồn với độ tin cậy cao, để có thể đối chiếu so sánh tránh tập trung vào phạm vi thông tin hẹp. Từ các nguồn thông tin trên cơng ty có thể thiết lập cho mình một cơ sở dữ liệu với tính xác thực cao, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc soạn thảo các dự án về sau.

3.2.3. Đầu tư n n ca c n tác quản ý, kiểm t a iám át c n tác ậ dự án

Mỗi dự án đều có một quy trình lập dự án cụ thể trong đó cơng tác kiểm tra giám sát là rất cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng và tiến bộ công việc. Cần thiết phải lập riêng một bộ phần giám sát hoạt động độc lập nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, bộ phân này đảm nhận trách nhiệm giám sát tồn bộ các cơng việc của q trình soạn thảo dự án thông qua việc kiểm tra các nội dung liên quan tới kỹ thuật nhằm giải quyết sự mâu thuẫn giữa ba mục tiêu: chi phí, thời gian và chất lượng. Với ba mục tiêu này, đòi hỏi ban giám sát cần có một chiến lược cụ thể sao cho đảm bảo hài hoà nhất giữa các mục tiêu. Ngồi ra, cần thiết phải lập ra một lịch trình cụ thể, qua đó có thể dễ dàng

81

kiểm tra tiến độ của từng cơng việc và của tồn bộ công tác soạn thảo kết hợp với quản lý các thành viên của nhóm lập dự án, từng thành viên và bộ phần đều phải chịu trách nhiệm cho cơng việc của mình, tận dụng tiềm lực nhân sự của đơn vị, phát huy tối đa khả năng của từng nhân viên. Quá trình soạn phải được thực thực hiện một cách nghiêm túc, nâng cao trách nhiệm của từng thành viên, bản dự án đạt chất lượng cao mới có thể đi vào hoạt động đạt được những hiệu quả kinh tế xã hội đã đề ra. Để đạt được những điều như trên, đòi hỏi bộ phân kiểm tra giám sát thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực và minh bạch, phải thường xuyên theo dõi các quy trình của công tác soạn thảo, kịp thời chỉ ra những thiếu sót để có thể xử lý một cách kịp thời.

Khi tiến hành kiểm tra, rà soát chất lượng của cơng tác lập dự án, cần thiết phải có sự so sánh đối chiếu với các dự án trước, tận dụng lợi thế nhiều năm kinh nghiệm trong ngành viễn thông, đồng thời phải đối chiếu với các quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông đề ra, cập nhật liên tục các quy định và điều chỉnh mới, so sánh với các tiêu chuẩn của Bộ Thông tin & Truyền thơng để có thể biết được chất lượng của dự án đến đâu, và ngay lập tức chỉnh sửa tránh trường hợp khi hoàn thành xong việc soạn thảo lại không được thông qua và cấp phép đầu tư.

Song hành với đảm bảo chất lượng cũng phải kiểm tra về chi phí, và tiến độ của công tác soạn thảo. Phải đảm bảo cho quá trình dự án đạt chất lượng cao nhưng cũng phải hoàn thành đúng hoặc sớm hơn tiến độ trong kế hoạch. Thực tế cho thấy việc đảm bảo cả về chất lượng và thời gian cần thiết một lượng tăng lên về chi phí, các mục tiêu này dựa trên việc phải chấp nhận đánh đổi các mục tiêu khác do đó cơng ty cần có sự điều chỉnh về chi phí một cách hợp lý để phù hợp với ngân sách đề ra, cần cân nhắc thật kỹ lưỡng tầm quan trọng của mỗi mục tiêu đỗi với mỗi dự án khác nhau, sự linh hoạt là rất cần thiết ở đây, trong một giới hạn vừa phải dựa vào sự quan trọng của mỗi mục tiêu để có để đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Đối với các dự án lớn công ty cần phải kiểm tra một cách thường xuyên tránh việc chồng chất công việc dồn lại ở một thời điểm, đối với các dự án vừa và nhỏ công ty cần tổ chức kiểm tra định kỳ. Việc tổ chức việc kiểm tra chéo sẽ giúp đưa ra các kết quả với độ chính xác cao hơn nữa giảm gánh nặng công việc cho ban giám sát, ban Giám đốc, công tác thẩm định cũng trở nên dễ dàng hơn, giảm tối thiểu các dự án

82

khơng thơng qua thẩm định, đẩy nhanh q trình thẩm định để có thể nhanh chóng thực hiện dự án.

Cơng việc và trách nhiệm của từng thành viên cần phải được gắn liền với nhau, khi xảy ra sai sót khơng cần thiết cần phải nhanh chóng chỉ ra trách nhiệm của cơng việc đó do ai đảm nhận để có thể sửa chữa kịp thời và có biện pháp xử lý phù hợp tránh việc công việc được phân công một cách chồng chéo, đến khi truy trách nhiệm thì đùn đẩy lẫn nhau.

3.3. Một số giải pháp cụ thể cho từng khâu, từng nội dung trong uá trình lập dự án

3.3.1. H n thiện c n tác t ch c ậ dự án

Công tác tổ chức lập dự án của cơng ty cịn nhiều hạn chế trong thời gian qua, vẫn còn nhiều chỗ bất hợp lý và chưa đảm bảo tính khoa học. Do đó, việc hồn thiện công tác tổ chức sẽ giúp nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo, đóng vai trị giúp việc lập dự án trở nên trơn chu hơn, các khâu được kết hợp một cách hợp lý, công việc được phân bổ khoa học.

Gắn kết trách nhiệm với công việc của từng cá nhân. Tạo một môt trường chuyên nghiệp, chuyên mơn hố, có sự liên kết hợp tác giữa mỗi thành viên, tạo một mối quan hệ chặt chẽ trong công việc. Đưa ra các chỉ tiêu cần đạt được trong mỗi công việc, mỗi nhân viên cần phải biết rõ mục tiêu và mục đích cơng việc của mình là gì để có phương pháp nghiên cứu và làm việc hợp lý. Mỗi cá nhân lại có năng lực và chuyên mơn riêng do đó việc đưa ra một tiêu chí chung là rất có do vậy ngồi ra cần phải có sự linh hoạt và tạo môi trường cởi mở tiếp thu ý kiến của mỗi thành viên, tạo ra sự hợp tác và liên kết. Ban Kế hoạch Đầu tư cần hoạt động một cách chuyên nghiệp, làm việc thật sự hiệu quả, hiểu về năng lực của mỗi thành viên và hoạt động theo một định hướng chung thống nhất. Đây là chìa khố dẫn tới sự thành cơng của mỗi dự án của cơng ty cần phải có.

Ngồi ra, cơng ty cũng cần có sự điều chuyển nhân sự hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng cho cơng tác soạn thảo nhưng cũng duy trì hoạt động bình thường của cơng

83

ty. Công ty cần tuyển thêm các cán bộ trẻ tuổi cho Ban Kế hoạch Đầu tư để đào tạo bài bản và chuẩn bị cho việc trẻ hóa nguồn nhân lực.

3.3.2. H n thiện qu t nh ậ dự án

Công ty đã thực hiện khá tốt và theo đúng quy trình do Bộ cũng như Tập đồn quy định. Tuy nhiên quy trình lập dự án còn tồn tại nhiều hạn chế chế như cứng nhắc, dài dịng, cồng kềnh nhiều quy trình. Cơng ty cần phải thực hiện một cách linh hoạt trong việc soạn thảo dự án, phân loại theo quy mô của mỗi loại dự án mà đưa ra một qui trình phù hợp. Đối với các dự án có qui mơ nhỏ, giảm bớt các bước và công việc khơng cần thiết, việc kiểm tra rà sốt cũng cần thực hiện một cách khoa học tránh kiểm tra chồng chéo dẫn đến việc kéo dài thời gian và công thức khơng cần thiết. Đối với các dự án có quy mơ lớn cần thực hiện đầy đủ và cẩn thận các chi tiết, các bước và theo một trình tự quy định, việc kiểm tra giám sát cũng cần phải đề cao, theo sát các công việc nhằm đưa ra thiếu sót và sửa chữa kịp thời, dự án lớn sẽ có ảnh hưởng rất