II. Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 1
3.2.Khi xuất kho vật tư
3. Tổ chức chứng từ
3.2.Khi xuất kho vật tư
Công ty xây dựng số 1 là một đơn vị XDCB nên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các cơng trình. Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo "Giá thực tế đích danh" nhận mặt hàng thi cơng cơng trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho cơng trình đó ngay tại chân cơng trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như (Biểu 04).
Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng cơng trình phịng kế hoạch có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo yêu cầu tiến độ thi công. Phòng Kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho cho cơng trình theo u cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng cơng trình cho nên Cơng ty khơng sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất vật tư thơng thường. Phịng Kế hoạch căn cứ vào từng bản khốn của từng cơng trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội cơng trình. Các trường hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một cơng trình. Nếu vật liệu lĩnh ngồi kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch
- Liên 2: Chuyển cho kế toán để ghi sổ
Biểu 04:
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14/09/2001
Mẫu số: 02- VT
QĐ số 1141 TC/CĐKT Số 431
Họ và tên người nhận hàng: Đội XD 2
Lý do xuất kho:Bản khoán 304-rải bê tơng Asphal mặt đường cơng trình Sầm sơn
Xuất tại kho: Đội XD2 Nhập tại kho: Đội XD2
Nợ TK621
Có TK 152
STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật liệu
MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá 20x37,5 m3 1.971,0 70.909 139.761.639 2 Đá 10x20 m3 292,0 70.909 20.705.428 3 Đá 05x10 m3 598,0 70.909 42.403.582 4 Đá 0-05 m3 7,5 54.545 409.087 5 Đá thải tấn 187,2 34.545 6.466.824 6 Bột đá tấn 32,0 209.090 6.590.880 Cộng 216.437.440
Viết bằng chữ: (Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm ba mươi bảy ngàn, bốn trăm bốn mươi đồng) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.3. Kế tốn chi phí q trình nhập - xuất vật liệu tại Công ty xây dựng số I
Cơng ty xây dựng số I việc hạch tốn chi tiết được tiến hành theo phương pháp "Báo sổ" có nghĩa là mọi cơng việc kế tốn đều được tiến hành trên phịng kế tốn của cơng ty. Tại phịng Kế tốn khi nhận được "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" do phịng kế hoạch chuyển lên kế tốn cho từng loại vật liệu, sổ chi tiết này theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Có thể khái quát sơ đồ chi tiết vật liệu năm 2001 củaCông ty (Biểu 5)
Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Công ty thông thường được mua chịu với thời hạn trả một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hố đơn do vậy khơng có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về để theo dõi quan hệ thanh tốn với người bán cơng ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng dựa vào các phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán như: giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán, được mở riêng cho từng đội cơng trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít, việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán (TK331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. (Biểu 6)
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ:
- Số dư đầu năm: Căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư nợ hoặc có.
- Cột tài khoản đối ứng: Được ghi các tài khoản có liên quan đến TK 331.
- Cột số phát sinh:
+ Bên nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng…) kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh nợ theo từng chứng từ.
+ Bên có: Căn cứ vào các hố đơn ghi sổ chi tiết các nội dung: Số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và cột phát sinh có theo chứng từ.
Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tổng hợp số liệu để lên bảng tổng hợp TK 331. Bảng này dùng để theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của Cơng ty vì vaạy không
chỉ theo dõi cơng nợ của các nhà cung cấp mà cịn theo dõi cả các khoản phải thanh tốn với bên B phụ của Cơng ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng đối chiếu với sổ cái TK 331 (biểu 07).
4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu.
4.1. Kế tốn tổng hợp q trình nhập vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vật liệu nhập kho của các đội chủ yếu từ nguồn mua ngoài trừ nhựa đường. Đối với các loại vật tư mau ngồi thì các đội tự tìm nguồn và ký hợp đồng mua có ý kiến của giám đốc, các đội sau khi mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hố đơn chứng từ hợp lệ làm giấy vay gửi lên phịng kế tốn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký về thời hạn nợ và phương thức thanh toán kế toán sẽ chuyển trả theo giấy vay.
Đối với vật liệu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, hố đơn bán hàng mà phịng kế hoạch và đơn vị chuyển đến, kế toán lập phiếu định khoản kế toán. Phiếu định khoản kế tốn nhận vật tư để ghi có TK 331 và ghi nợ TK có liên quan (TK 152 phần vật tư nhập, TK 133 thuế đầu vào được khấu trừ) vì vật tư của Cơng ty thường mua chịu. Khi mua vật tư bên bán thường viết hố đơn ngay vì vậy ở Cơng ty khơng có trường hợp hố đơn về trước hàng về său hoặc ngược lại, vì vậy kế tốn chỉ phải theo dõi một trường hợp duy nhất là hoá đơn và hàng cùng về (xem biểu 8,9,10,11).
Khi mua chịu nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 216.437.440
Nợ TK 133 21.643.744
Có TK 331 238.081.184
Khi thanh toán tiền mua hàng với người cung cấp kế toán ghi. Nợ TK 331 328.081.184
Có TK 331 328.081.184
Từ phiếu phân tích tài khoản kế tốn, kế tốn tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi
trên một dòng trong chứng từ ghi sổ, kế toán định khoản lên chứng từ ghi sổ như sau (xem biểu 12), (biểu 13).
4.2. Kế tốn tổng hợp q trình xuất vật liệu
Vật liệu của công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và khi xuất vật liệu kế tốn theo dõi chi tiết TK621 "chi phí ngun vật liệu trực tiếp" cho từng cơng trình, nếu xuất vật liệu cho bộ phận quản lý đơn vị thì hạch tốn vào TK627 "chi phí sản xuất chung", nếu xuất cho bộ phận QLDN thì được hạch tốn vào TK642 "Chi phí QLDN", khi xuất dùng vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 621 chi tiết cho từng cơng trình Nợ TK 627 chi tiết cho từng cơng trình
Nợ TK 642 chi phí vật liệu phục vụ cho văn phịng cơng ty Có TK 152 nguyên vật liệu
Nếu vật tư do Cơng ty cấp cho các xí nghiệp hạch tốn phụ thuộc thì khi xuất dùng ghi.
Nợ TK 136 chi tiết cho từng đơn vị Có TK 152 Nguyên vật liệu.
Căn cứ vào phiếu xuất kho do phòng Kế hoạch chuyển tới song song với việc ghi sổ chi tiết vật liêụ và sổ chi tiết thanh toán với người bán, các chứng từ này được lập "Phiếu định khoản xuất vật liệu" vào cuối tháng (Xem các Biểu số 14,15,16,17). Phiếu này chính là bảng kê chứng từ gốc được lập cho tất cả các loại vật tư đã xuất trong tháng dùng để theo dõi chi tiết bên Có TK152. Từ phiếu định khoản xuất vật liệu cuối tháng kế toán vật tư lập "Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu" (Biểu 18). Đây là bảng tổng hợp xuất vật liệu dùng để theo dõi chi tiết tất cả các loại vật tư đã xuất trong tháng cho từng đối tượng sử dụng, được theo dõi chi tiết cho các mục đích sử dụng vào riêng cho từng cơng trình.
(Xem Biểu 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20)
Từ "Bảng kê tổng hợp vật liệu" kế toán vật liệu lấy số liệu tổng cộng của các tài khoản để lập "Bảng phân bổ NVL" (Biểu số 19) ghi Có TK 152 và ghi Nợ TK liên quan.
Và từ Bảng phân bổ NVL kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ, tương tự như phần nhập. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên Bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ (Biểu số 20).
5. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp
Cuối mỗi tháng sau khi lên Chứng từ ghi sổ ở các phần hành, chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để đánh số Chứng từ ghi sổ và vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 21). Số liệu của Chứng từ ghi sổ được theo dõi liên tục và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dồn tổng để lấy số liệu đối chiếu với "Sổ cái" và "Bảng cân đối số phát sinh" của tháng đó. Các số liệu trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ được lấy từ các Chứng từ ghi sổ.
(Xem biểu 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30)
6. Kiểm kê vật liệu tồn kho
Ở Công ty Xây dựng I công tác kiểm kê tiến hành 6 tháng một lần. Các nhân viên kế tốn của Cơng ty cùng với các nhân viên ở phòng Kế hoạch, phòng Tiền lương xuống hướng dẫn các đội, các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm là khơng có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bãi cơng trình nên khi kiểm kê chỉ có thể áp dụng đối với các cơng trình đang thi cơng dở dang. Cơng trình đang thi cơng dở dang đến kỳ kiểm kê 0h00 ngày 01/01 hàng năm hoặc ban kiểm tra của công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào cơng trình. Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật liệu đã viết phiếu xuất kho trên phòng Kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà cơng trình cịn đang thi cơng tiếp ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dùng hết cho cơng rình đó có đúng hạn mức khơng. Nếu khơng q hạn mức thì thơng báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào cơng trình mà khơng làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Biên bản kiểm kê của Công ty được lập theo biểu sau (Biểu 31).
PHẦN III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ 1 I. Nhận xét và đánh giá chung
1. Nhận xét chung về bộ máy quản lý của Công ty
Điều dễ dàng nhận thấy ở công ty là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của công ty, phục vụ tốt q trình sản xuất kinh doanh. Các phịng ban chức năng được quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Mơ hình kinh doanh của Công ty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Cơng ty áp dụng cơ chế khốn xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Cơng ty áp dụng cơ chế khốn xuống từng tổ, đội thi cơng có trách nhiệm và quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoản gắn được với lao động bỏ ra những hưởng thụ nhận được tạo cho người công nhân trong Cơng ty có trách nhiệm tìm tịi suy nghĩ để làm sao đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất.
2. Nhận xét chung về bộ máy kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cùng với sự lớn mạnh của công ty, bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức phù hợp với u cầu của cơng việc, khả năng trình độ chun mơn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mơ sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở cơng ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thơng tin cho lãnh đạo Cơng ty.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với cơng tác kế tốn trong Cơng ty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trị và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân cơng lao động, chun mơn hố của các cán bộ kế tốn.
Cơng ty có đội ngũ kế tốn giàu kinh nghiệm và trình độ kế tốn của từng người vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch tốn kế tốn theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh.
3. Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch tốn ngun vật liệu ở Cơng ty
3.1. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất với các nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế. Do tình hình thực tế vật liệu của Cơng ty thường được sử dụng với khối lượng lớn và được dự trữ cho từng cơng trình ngay tại bãi cơng trình. Do vậy việc tính giá vật liệu xuất kho theo "Giá thực tế đích danh" trở nên đơn giản và hợp lý. 3.2. Quản lý vật liệu
- Về khâu thu mua: Về điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng vật tư nên Công ty đã để cho các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều này đã tạo ra sự chủ đọng của các nhân viên tạo điều kiện cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng. Bên cạnh đó cịn tìm ra những nguồn vật tư có giá mua thấp hơn, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
- Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn giữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi "di động" theo các cơng trình đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu.
- Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều đưa qua phịng Kế hoạch xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản