2.3.1. Kế toỏn vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động, được biểu hiện dưới hỡnh thỏi tiền tệ, cú tớnh thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp, tiền gửi tại cỏc ngõn hàng, Kho bạc Nhà nước và cỏc khoản tiền đang chuyển. Với tớnh linh hoạt cao, vốn bằng tiền được dựng để đỏp ứng nhu cầu thanh toỏn của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phớ.
Cụng ty cổ phần xõy lắp và trang trớ nội thất Việt Nam cú ba loại tiền là tiền mặt, tiền gửi ngõn hàngvà tiền đang chuyển, tất cả đều là tiền Việt Nam, khụng cú ngoại tệ.
2.3.1.1. Kế toỏn tiền mặt
Tiền mặt: Tiền mặt được quản lý tại quỹ của Cụng ty. Khi cỏc nghiệp vụ
kinh tế tài chớnh liờn quan đến thu – chi tiền mặt phỏt sinh kế toỏn cú nhiệm vụ kiểm ra, theo dừi, phản ỏnh chớnh xỏc kip thời những khoản thu chi, tỡnh hỡnh tiền mặt tồn tại qũy trong đơn vị. Cuối ngày thủ quỹ phải cú trỏch nhiệm chốt tiền xem số liệu thực tế cú khớp đỳng số liệu trờn sổ sỏch hay khụng dưới sự giỏm sỏt của kế toỏn thu chi.
Đối với cụng ty cổ phần xõy lắp và trang trớ nội thất Việt Nam là một cụng ty xõy dựng theo hỡnh thức khoỏn cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cho nờn nghiệp vụ kinh kế thường xuyờn phỏt sinh liờn quan đến tiền mặt chủ yếu là cỏc nghiệp vụ tạm ứng và hoàn ứng.
Tài khoản kế toỏn sử dụng: TK 111- Tiền mặt Chứng từ kế toỏn sử dụng: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghi tạm ứng - Đề nghị thanh toỏn - Biờn lai thu tiền - Bảng kiểm kờ qũy
Sổ sỏch kế toỏn liờn quan:
- Sổ nhật ký chung - Sổ qũy tiền mặt
- Sổ cỏi tài khoản 111- Tiền mặt.
Trớch sổ cỏi Tk 111 thỏng 11/2015:
22
SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02
Đơn vị bỏo cỏo: CễNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT VIỆT NAM Địa chỉ: Tầng 2, tũa nhà CT2 đường Ngụ Thị Nhậm,P.Hà Cầu, Hà Đụng, Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 111 – Tiền mặt
Từ ngày 01/11/2015 đến ngày 30/11/2015
Số dư nợ đầu kỳ: 6.590.030.368
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
Ngày Số Nợ Cú
02/11 PT20 Tăng Thị Thỏa Rỳt TGNH nhập qũy TM
1121_246 100.000.000 02/11 PC78 Tăng Thị Thỏa Nộp tiền vào TK NH
quõn đội 1121TL 102.000.000 03/11 PC79 Trần Ngọc An Tạm ứng khối lượng cụng trỡnh Đà Nẵng 141 5.000.000 03/11 PC79 Trần Ngọc An Phớ chuyển tiền 6278 22.000 04/11 PT66 Nguyễn Hoàng Minh
Hoàn ứng tiền lương (PC268 ngày 4/5/2015) 141 5.000.000 … … … … … … … 30/11 PC149 Trịnh Phỳ Đức Tạm ứng chi phớ hoạt động cụng ty 1388 200.000.000 Tổng phỏt sinh nợ: 3.123.258.000 Tổng phỏt sinh cú: 1.636.748.761 Số dư nợ cuối kỳ: 8.076.539.607 Ngày….thỏng….năm….
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng
Chi tiền:
Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh chủ yếu là cỏc nghiệp vụ tạm ứng, thanh toỏn tiền lương cho cụng nhõn viờn; nộp tiền điện, nước, điện thoại; thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu, cước vận chuyển nguyờn vật liệu,..
CễNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT VIỆT NAM Tầng 2 nhà CT2 Ngụ Thỡ Nhậm,p. Hà Cầu, Hà Đụng, Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 08 thỏng 03 năm 2016
Họ, tờn người nhận tiền: Lờ Văn Nghĩa
Đơn vị: NV0297 – Lờ Văn Nghĩa Địa chỉ: Phũng KHKT và VTTB
Lý do chi: Tạm ứng lương T1+2/2016 CT Ba la Số tiền: 20 000 000 VNĐ
Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn Kốm theo: 1 chứng từ gốc
Ngày... thỏng....năm.....
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QŨY NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN TIỀN
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) 24 SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02 Liờn số: 1 Quyển số: PC16_Q1 Số : PC176 Nợ: 141 20 000 000 Cú: 1111 20 000 000
Sơ đồ 2.3.1.1.1.- Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ chi tiền mặt Người thực hiện Lưu đồ quỏ trỡnh Mụ tả
Khỏch hàng, nhõn viờn cú nhu cầu thanh toỏn tạm ứng
(1)
Kế toỏn thanh toỏn (2)
Kờ toỏn trưởng, Giỏm đốc
(3)
Kế toỏn thanh toỏn (4)
Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc (5)
Thủ quỹ, người nộp tiền (6)
Kế toỏn thanh toỏn (7)
Bộ phận kế toỏn liờn quan (8)
Kế toỏn thanh toỏn (9)
Giấy đề nghị thanh toỏn, tạm ứng (kốm chứng từ gốc) Kiểm tra chứng từ Ký duyệt Lập phiếu chi Ký phiếu chi Giao nhận tiền Ghi sổ kế toỏn Ghi sổ kế toỏn liờn quan Lưu chứng từ
Cụ thể húa quy trỡnh:
(1) Khi cú nhu cầu ứng tiền hoặc thanh toỏn tiền, khỏch hàng /nhõn viờn viết giấy đề nghị tạm ứng, thanh toỏn kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn thanh toỏn.
(2) Nhận được bộ chứng từ, kế toỏn thanh kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, tớnh trung thực của bộ chứng từ.
(3) Sau đú chuyển trưởng phũng tài chớnh kế toỏn, giỏm đốc ký duyệt. Đối với những khoản chi nhỏ như tiền làm đờm cụng nhõn, tiền ăn cụng nhõn thỡ kế toỏn trưởng tự quyết định
(4) Giấy đề nghị sau khi được duyệt kế toỏn thanh toỏn lập phiếu chi tiền 3 liờn.
(5) Trỡnh giỏm đốc, kế toỏn trưởng ký phiếu chi.
(6) Sau đú chuyển thủ quỹ tiến hành chi tiền cho khỏch hàng, nhõn viờn cụng ty. Thủ quỹ chi tiền yờu cầu người nhận tiền phải ghi số tiền bằng chữ, ngày thỏng và ký, ghi rừ họ tờn vào vị trớ người nhận tiền vào 3 liờn phiếu chi. Thủ quỹ ký xỏc nhận đó chi tiền vào vị trớ thủ quỹ trờn tờ phiếu chi, chuyển liờn 3 cho người nộp tiền giữ, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ sau đú tập hợp cuối ngày chuyển trả liờn 1 cho kế toỏn thanh toỏn. (7) Cuối ngày kế toỏn thanh toỏn kiểm tra đối chiếu và ký xỏc nhận với thủ
quỹ, kế toỏn thu chi ghi sổ kế toỏn tiền mặt, chuyển cho cỏc bộ phận liờn quan ghi sổ kế toỏn liờn quan.
26
SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02
(8) Kế toỏn thu chi chuyển chứng từ cho bộ phận kế toỏn liờn quan để tiến hành ghi sổ kế toỏn liờn quan.
(9) Chứng từ được chuyển cho kế toỏn thu chi lưu theo thời hạn quy định.
Thu tiền
Là doanh nghiệp xõy lắp với đặc thự về sản phảm là cỏc cụng trỡnh xõy dựng, cụng trỡnh điện nước, trang trớ nội thất dõn dụng và văn phũng vỡ vậy cỏc nghiệp vụ thu tiền mặt khụng thường xuyờn phỏt sinh. Chủ yếu là nghiệp vụ rỳt tiền gửi ngõn hàng về nộp qũy tiền mặt, hoàn ứng tiền tạm ứng,…
Sơ đồ 2.3.1.1.2 - Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu tiền mặt
Người thực hiện Lưu đồ quỏ trỡnh Mụ tả
Khỏch hàng, nhõn viờn cú nhu cầu nộp tiền
(1)
Kế toỏn trưởng (2)
Thủ quỹ, người nộp tiền (3)
Kế toỏn thanh toỏn (4)
Bộ phận kế toỏn liờn quan
(5) Kế toỏn thu chi
lập phiếu thu Ký duyệt
Giao nhận tiền Ghi sổ kế toỏn Ghi sổ kế toỏn liờn quan
Kế toỏn thanh toỏn (6)
Cụ thể húa quy trỡnh:
(1) Khi khỏch hàng, nhõn viờn cú nhu cầu nộp tiền kế toỏn thu chi lập phiếu thu làm 3 liờn.
(2) Chuyển phiếu thu cho Kế toỏn trưởng ký duyệt.
(3) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu, giao cho người nộp tiền liờn 3, tiến hành ghi sổ quỹ, chuyển liờn 1 và liờn 2 cho kế toỏn thu chi.
(4) Kế toỏn thu chi ghi sổ kế toỏn tiền mặt, lưu liờn 1.
(5) Kế toỏn thu chi chuyển liờn 2 cho bộ phận liờn quan ghi sổ kế toỏn liờn quan.
(6) Chứng từ được chuyển cho kế toỏn thu chi lưu theo thời hạn quy định, định kỳ 5 ngày Giỏm đốc sẽ kiểm tra.
2.3.1.2. Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng
Tiền gửi ngõn hàng là số tiền mà cỏc cụng ty gửi tại cỏc ngõn hàng, kho bạc hoặc cỏc cụng ty tài chớnh.
Cụng ty cổ phần xõy lắp và trang trớ nội thất Việt Nam chuyờn thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy dựng, cụng trỡnh điện nước, trang trớ nội thất cho khu nhà ở và văn phũng. Cỏc cụng trỡnh này thường sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu lớn, xõy dựng trong thời gian dài và cú giỏ trị lớn chớnh vỡ vậy việc thanh toỏn chi phớ nguyờn vật liệu,thuờ mỏy thi cụng, hay nhận thanh toỏn của bờn chủ đầu tư chủ yếu thực hiện qua ngõn hàng bằng hỡnh thức chuyển khoản.
28
SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02
Lưu chứng từ
Tài khoản kế toỏn sử dụng:
TK 112- Tiền gửi ngõn hàng ( mở tài khoản chi tiết cho từng ngõn hàng) Chứng từ kế toỏn sử dụng
- Ủy nhiệm chi - Giấy bỏo nợ - Giấy bỏo cú
Sổ sỏch kế toỏn liờn quan:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cỏi tài khoản 112- Tiền gửi ngõn hàng
Qui trỡnh luõn chuyển chung của cỏc loại chứng từ do ngõn hàng gửi đến như giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú
Khi nhận được chứng từ do ngõn hàng gửi đến, kế toỏn phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kốm theo. Trường hợp cú sự chờnh lệch giữa số liệu kế toỏn của đơn vị với ngõn hàng thỡ vẫn ghi theo chứng từ của ngõn hàng, số chờnh lệch được theo dừi riờng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khỏc và thụng bỏo cho ngõn hàng đối chiếu xỏc minh lại.
Cuối thỏng, căn cứ vào sổ phụ do ngõn hàng lập, kế toỏn tiến hành đối chiếu với sổ cỏi và sổ chi tiết TK 112 để kiểm tra biến động tăng giảm của tiền gửi ngõn hàng.
2.3.2. Kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu
Là doanh nghiệp xõy lắp, thi cụng cỏc cụng trỡnh điện nước chớnh vỡ vậy nguyờn vật liệu của cụng ty rất đa dạng và mang tớnh đặc thự của ngành phục vụ cho hoạt động xõy lắp:
- Vật liệu chớnh: xi măng,gạch đỏ, cỏt, sắt, thộp,thạch cao, ống nước, dõy điện, ổ cắm,..
- Vật liệu phụ: vớt, ờ cu, que hàn, đốn,cụng tắc,… - Vật liệu khỏc
Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Phương phỏp kờ khai thường xuyờn
Phương phỏp tớnh trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho: Phương phỏp nhập trước – xuất trước.
Tài khoản kế toỏn sử dụng:
- TK 152 : Nguyờn liệu, vật liệu - TK 153 : Cụng cụ, dụng cụ
Chứng từ kế toỏn sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Bảng kờ mua hàng
- Húa đơn mua hàng
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ, hàng húa - Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, hàng húa
- Bảng phõn bổ nguyờn liệu vật liệu, cụng cụ dụng cụ
Sổ sỏch kế toỏn sử dụng:
- Sổ nhật kớ chung
- Sổ cỏi cỏc tài khoản 152, tk 153
30
SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ mua, nhập nguyờn vật liệu:
Cụng ty cú phũng vật tư chịu trỏch nhiệm thu mua và kiểm nhận nguyờn vật liệu, tuy nhiờn vẫn cú kế toỏn vật tư chịu trỏch nhiệm theo dừi kiểm tra tỡnh hỡnh nhập - xuất – tồn nguyờn vật liệu, lập xử lý cỏc chứng từ liờn quan.
Sơ đồ 2.3.2 - Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ mua, nhập nguyờn vật liệu Người thực hiện Lưu đồ quỏ trỡnh Mụ tả
Phũng vật tư (1) Phũng kế toỏn (2) Kế toỏn trưởng (3) Giỏm đốc (4) Kế toỏn vật tư (5) Kế hoạch nhập hàng Kiểm tra hàng tồn, giỏ nhập Ký kiểm soỏt Duyệt nhập
Giao dịch với người bỏn
Lỏi xe, kế toỏn liờn quan, thủ kho NVL, phũng vật tư
(6)
Kế toỏn vật tư (7)
Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc (8) Kế toỏn vật tư (9) Kế toỏn bộ phận liờn quan (10) Kế toỏn vật tư (11)
(1) Phũng vật tư lập kế hoạch nhập NVL chuyển kế toỏn sản xuất, kế hoạch phải nờu được cỏc yếu tố:
- Chủng loại NVL, số lượng đơn giỏ, thành tiền. - Nhà cung cấp.
- Hỡnh thức, thời hạn thanh toỏn. - Phương thức, địa điểm giao nhận. (2) Kế toỏn vật tư kiểm tra hàng tồn, giỏ nhập.
32 SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02 Nhập hàng vào kho Lập phiếu nhập Ký duyệt Ghi sổ kế toỏn Ghi sổ kế toỏn liờn quan Lưu chứng từ
(3) Sau đú đưa kế hoạch trỡnh trưởng phũng. (4) Sau đú trỡnh kế hoạch cho Giỏm đốc ký duyệt. (5) Kế toỏn vật tư tiến hành giao dịch với người bỏn. (6) Tiến hành nhập kho:
Khi hàng đến kho, KT vật tư bỏo thủ kho NVL, nhõn viờn trực cõn điện tử, phũng vật tư tham gia kiểm tra nhập hàng. Nếu hàng nhập trong giờ hành chớnh thỡ bắt buộc phải cú đủ cỏc thành phần sau tham gia nhập hàng:
- Thủ kho NVL. - Kế toỏn liờn quan.
- Nhõn viờn trực cõn điện tử. - Phũng vật tư
Nếu ngoài giờ thỡ cú thể chỉ là thủ kho, nhõn viờn trực cõn, bảo vệ.
Thủ kho cú trỏch nhiệm kiểm đếm số lượng, chủng loại và chất lượng NVL.
Kế toỏn vật tư cú trỏch nhiệm giỏm sỏt việc nhập hàng, đối chiếu với kế hoạch nhập đó được duyệt..
(7) Kế toỏn vật tư sau khi kiểm tra hàng lập phiếu nhập kho làm 2 liờn chuyển cho thủ kho. Sau khi nhận đủ hàng thủ kho ký phiếu nhập và chuyển trả lại kế toỏn sản xuất 1 liờn (cũn 1 liờn thủ kho giữ lại để cuối ngày đối chiếu với kế toỏn sản xuất). Nếu thanh toỏn ngay theo quy trỡnh chi tiền mặt.
(8) Kế toỏn sản xuất trỡnh phiếu nhập kho cho Giỏm đốc, kế toỏn trưởng ký duyệt.
(9) Sau đú kế toỏn vật tư ghi sổ kế toỏn theo dừi NVL nhập-xuất-tồn.
(10)Chuyển chứng từ cho bộ phận kế toỏn cú liờn quan ghi sổ kế toỏn liờn quan.
(11)Kế toỏn vật tư lưu chứng từ tại nơi quy định.
Tuy nhiờn: Do đa phần nguyờn vật liệu mua về thường xuất dựng luụn cho
hoạt động xõy lắp thi cụng nờn thường chuyển trực tiếp nguyờn vật liệu ra chõn cụng trỡnh mà khụng qua kho. Vỡ vậy việc kiểm nhận nguyờn vật liệu về cả số lượng lẫn chất lượng thường được diễn ra ngay tại cụng trỡnh
CễNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT VIỆT NAM Tầng 2 nhà CT2 Ngụ Thỡ Nhậm,p. Hà Cầu, Hà Đụng, Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 09 thỏng 12 năm 2015
Họ và tờn người giao hàng: Anh Minh (D&D)
Địa chỉ:………………………………………………………………
STT Tờn vật tư ĐVT SL nhập Ghi chỳ
34
SV: Hà Thị Thựy Linh Lớp: CQ50/21.02
1 Nở nhựa 6 Cỏi 40.000 2 Vớt 3 Kg 120 3 Ty ren 8 Cõy 300 4 ấcu 8 Cỏi 10.000 5 ấcu 6 Cỏi 1.000 6 Ubol D60 Cỏi 80 7 Ubol D50 Cỏi 300 8 Ubol D40 Cỏi 15
Thủ kho Người giao hàng Người lập phiếu
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
2.3.3. Kế toỏn Tài sản cố định
Tài sản cố định trong cụng ty chỉ bao gồm tài sản cố định hữu hỡnh, cụng ty khụng cú tài sản cố định vụ hỡnh và tài sản thuờ tài chớnh.
TSCĐ hữu hỡnh của cụng ty được chia thành cỏc loại sau: nhà cửa, vật kiến trỳc; mỏy múc thiết bị; phương tiện vận tải,…,mỏy trộn bờ tụng, dàn giỏo, cõn điện tử, hệ thống xe,…
Về mặt kế toỏn TSCĐ được quản lý theo nguyờn giỏ và giỏ trị hao mũn. Việc trớch khấu hao được thực hiện theo phương phỏp khấu hao đường thẳng
Tài khoản sử dụng
TK 211 - Tài sản cố định hữu hỡnh
TK 214 - Hao mũn tài sản cố định hữu hỡnh Chứng từ kế toỏn sử dụng: - Biờn bản giao nhận TSCĐ. - Biờn bản thanh lý TSCĐ. - Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ. - Biờn bản kiểm kờ TSCĐ Sổ kế toỏn sử dụng: - Sổ nhật kớ chung
- Sổ cỏi tài khoản 211- tài sản cố định hữu hỡnh
Kế toỏn TSCĐ
Bộ phận sử dụng trực tiếp TSCĐ,cỏc phũng ban, cỏc đội xõy dựng, đội điện
nước cú trỏch nhiệm bỏo cho kế toỏn quản trị biết về tỡnh trạng hoạt động của cỏc TSCĐ. Kế toỏn theo dừi tỡnh trạng của tài sản cố định, đồng thời ghi nhận khi cú sự tăng giảm tài sản cố định trong kỳ, cuối kỳ thực hiện trớch khấu hao tài sản cố