I- Tổng quan về công ty cổ phần đầu tưvà phát triển công nghệ Đông Á
4-Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
4. 1-Tổ chức bộ máy kế tốn
- Trưởng phịng tài vụ kiêm kế tốn trưởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về cơng tác kế tốn, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra cơng tác kế tốn tại văn phịng cơng ty.
- Phó phịng tài vụ kiêm kiểm sốt Tài chính : thực hiện các cơng việc do trưởng phịng
giao, trực tiếp giải quyết một số công việc như: sắp xếp nhân sự trong phịng kế tốn (có sự thơng qua của kế tốn trởng), phân phối cơng việc, có thể giải quyết một số cơng việc khi tr- ởng phòng đi vắng trong phạm vi được giao.
- Nhóm vật tư : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật tư cho đơn vị sản xuất.
+ Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh.
+ Thủ kho : Là người có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lượng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao.
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm cơng tác phân tích tài chính giúp tr- ưởng phịng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm sốt viên do phó
TRƯỞNG PHỊNG KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHĨ PHỊNG
NHÓM VẬT TƯ NHĨM PHÂN TÍCH NHĨM KẾ TỐN
Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp
phịng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện cơng việc của các nhân viên kế tốn.
- Nhóm kế tốn : làm công tác kế tốn tại cơng ty, do phó phịng trực tiếp quản lý, được
chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện cơng tác kế tốn liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ kho cho tài khoản 156.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lượng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế tốn cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh tốn khi có lệnh chi của phịng kế tốn xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và được thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi.
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế tốn cho các tài khoản 131, 141, 138...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ chưa được khách hàng thanh toán và sổ cơng nợ 131 mà phịng kế toán yêu cầu.
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân
hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh tốn... các chứng từ liên quan do tổ cơng nợ phải trả chuyển sang.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi. Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đưa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ...
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế tốn phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng…
Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh tốn tổ phải thu phải tiến hành cơng tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật tư, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng
Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền lương
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán lương
Giấy đi đường Bảng kê thanh tốn Lệnh đìêu xe Chứng từ TSCĐ Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 )
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng.
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thơng tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế tốn doanh nghiệp. Nhưng do cơng ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với cơng tác kế tốn của mình. Đồng thời cơng ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch tốn của cơng ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế tốn đã bỏ qua cơng tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1. Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ chi tiết TK được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, với người mua, với Ngân sách Nhà nước. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
. . .
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ như sau :
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận được chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán.
(2) Sau khi nhận được các thơng tin do kế tốn nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán :
Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà nước :
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (2) (3)
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng kê khai mức lương của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế tốn
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số lượng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á.
1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh tốn.
Do cơng ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ thanh tốn càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước là các nghiệp vụ thường xun diễn ra địi hỏi có sự tổ chức cơng tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lượng kế tốn viên làm cơng tác hạch tốn các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và được chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng được quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối tượng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều được mã hoá để ghi chép và quản lý.
2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng đối với mặt hàng kinh doanh của cơng ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD.
Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm : Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng. Vận đơn
Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi ) Phiếu Chi
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả người bán
- TK 3312 : Đặt trước cho người bán
Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán, cả những nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Tất cả các nghiệp vụ thanh tốn với nhà cung cấp của cơng ty đều được hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trường hợp thanh tốn ngay bằng tiền.
Cơng ty áp dụng tỷ giá thực tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của Cơng ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD.
Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 15/04/2003 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày mua.
Ngày 24/04/2003 cơng ty thanh tốn tiền hàng cho người bán bằng tiền mặt, tỷ giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán trước hạn nên được hưởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán.
HOÁ ĐƠN ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL
Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 3 tháng 12 năm 2003 Số 042616 Đơn vị bán hàng : Cơng ty TNHH Tân Thái Bình .
Địa chỉ :197 Nguyễn Chí Thanh– Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : 7335462 MS : 0101107422
Họ tên người mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASIAN Địa chỉ : số 250 đường Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh tốn : MS : 0101301010 STT Tên hàng hố, dịch vụ ĐV
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 01 Noterbook Amada Bộ 03 15252300 45756900 CPU PIV 2.4 Ghz/ DDram 256mb/HDD 40Gb/FDD Monitơr 15 DFX Cộng tiền hàng 45756900
Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 2287845
Tổng cộng tiền thanh toán 48044745
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi tám triệu không trăm bốn bốn ngàn bảy trăm bốn năm đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Cùng ngày hàng hố được nhập kho, kế toán vật tư lập Phiếu nhập kho. Căn cứ vào tỷ giá trong ngày là 15875VND/USD tính ra giá trị hàng nhập bằng tiền Việt Nam.
Ngày24 tháng 04năm 2003 : Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán (biểu số 1), sổ chi tiết theo dõi cả nguyên tệ và tiền VND. Tỷ giá 15. 478VND/USD. (Đơn vị VND) Nợ TK 156 :31207350 Nợ TK 133 : 315225.75 Có TK 331- 3311 : 31522575 C1442 24/04/03 Trả tiền mua hàng 111 31528686 Chiết khấu thanh toán 711 315286. Điều chỉnh tỷ 413 6111 Biểu Số 1
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ
SỔ CHI TIẾT
TK : 3311 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tên : Công ty TNHH tin học Tuấn Thành Mã NCC : 3040041
Từ ngày 15/04/2003 đến ngày 30/04/2003 Đơn vị tính : VNĐ
Sốhiệu CT
Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 3.920.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/04/03 Mua hàng Tuấn Thành 156 USD 1547 5 194 0 30021500 VAT 5% 133 USD 15.47 5 97 1501075 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
giá ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 315286 Số dư cuối kỳ 4235286.
Ngày 24/04/2003 tiến hành trả tiền cho người bán. Tỷ giá : 15. 478VND/USD.
Chiết khấu được hưởng 315286.86VND. Kế toán lập phiếu chi, số tiền thực chi là 31213400VND.
CÔNG TY EAST-ASIAN
PHIẾU CHI (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 24 tháng 04 năm 2003
Họ và tên người nhận tiền : Cơng ty TNHH tin học Hồng Thành Địa chỉ : 24E Lý Nam Đế- Hà Nội.
Lý do chi : Trả tiền mua noterbook cho hoá. đơn Số tiền : 31213400VNĐ
Bằng chữ :Ba mươi mốt triệu hai trăm mười ba ngàn bốn trăm đồng. Kèm theo : Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho.
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba mươi mốt triệu hai trăm mười ba ngàn bốn trăm đồng
Chi, ngày24 tháng 04năm 2003
Thủ trưởng đơn vị KTT Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán (Biểu số 2). Số chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào TK 515 hoặc TK 635.
Nợ TK 3311 : 31522575 Nợ TK 635 : 6111
Số : 1442 Nợ TK : 3311 Có TK : 111
Có TK 111 : 31213400 Có TK 515 :315286
Cuối kỳ, căn cứ vào số dư đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số dư cuối kỳ của từng sổ chi tiết phải trả người bán, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán