Các nghiệp vụ giảm NVL của công ty là do NVL được tiến hành xuất kho đưa vào sử dụng tại các công trường. Kế toán ban đầu đối với các nghiệp vụ giảm NVL có vai trò to lớn đối với công tác quản lý NVL. Bởi lẽ, nó liên quan đến việc tớnh giỏ NVL xuất kho. Đú chớnh là chi phí NVL- 1 bộ phận trong giá thành công trình. Kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ xuất sẽ giúp cho kế toán tính toán chính xác nhất giá thành công trình, góp phần kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Các chứng từ sử dụng trong kế toán ban đầu đối với các nghiệp vụ giảm NVL là phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho.
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đội trưởng các đội thi công công trình lập phiếu đề nghị xuất vật tư, trỡnh lên phòng thiết bị vật tư và phòng kế hoạch kĩ thuật. Phòng thiết bị vật tư sẽ xem xét số lượng NVL có trong kho và nhu cầu sử dụng thực tế để xét duyệt số lượng xuất. Sau đó, phòng thiết bị vật tư ghi số lượng duyệt vào phiếu để làm cơ sở cho kế toán lập phiếu xuất kho.
Biểu số 2.6: Phiếu đề nghị xuất vật tư
Công ty TNHH Ánh Hoàng
Số 137- đường Hai Bà Trưng, thị trấn Lim, Tiên Du, Bắc Ninh
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Ngày 20 tháng 4 năm 2011
Bộ phận sản xuất: đội thi công số 3 (thi công công trình đường Lý Thường Kiệt)
Để đảm bảo hoạt động sản xuất, đề nghị phòng thiết bị vật tư cấp những loại NVL sau:
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng đề
nghị Số lượng duyệt Ghi chú 1 Thép I Kg 1.000 1.000 2 Ngày 20 tháng 4 năm 2011
Người đề nghị Kế toán trưởng Phòng thiết bị vật tư
(đó kí) (đó kí) (đó kí)
Khi đó cú đầy đủ chữ kí của cỏc bờn liên quan, phiếu đề nghị xuất vật tư được chuyển sang phòng kế toán kiểm tra, xem xét. Căn cứ vào nội dung ghi trong phiếu, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho.
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đội thi công công trình lập phiếu đề nghị xuất vật tư. Sau khi được sự phê duyệt của phòng thiết bị vật tư và kế toán trưởng, kế toán vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được kế toán trưởng xem xét, kiểm tra và kí xác nhận. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất và xuất kho NVL. Cuối ngày, kế toán tập hợp phiếu xuất kho để ghi sổ và lưu trữ. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại quyển phiếu xuất kho (cuống), liờn 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, liên 3 người nhận vật tư giữ.
Phiếu xuất kho Thủ kho Người có nhu cầu NVL Lập phiếu đề nghị xuất vật tư Lập phiếu xuất kho Kí phiếu xuất kho Xuất kho, ghi thẻ kho Ghi sổ, lưu trữ chứng từ Kế toán vật tư Kế toán trưởng Kế toán vật tư
Biểu số 2.7: Phiếu xuất kho vật liệu chính
Công ty TNHH Ánh Hoàng
Địa chỉ:Số 137- đường Hai Bà Trưng, thị trấn Lim, Tiên Du, Bắc Ninh
Mẫu số: 02-VT
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 22 tháng 4 năm 2011 Nợ: 621 Số: 0195 Có: 1521 - Họ và tên người nhận hàng: Vũ Văn Hải Địa chỉ: đội xây dựng số 3 - Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình
- Xuất tại kho: kho vật tư thộp, tụn
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép I Kg 1.000 1.000 17,714 17.714 2 Cộng x x 1.000 1.000 17.714
- Số tiền bằng chữ : Mười bảy triệu bảy trăm mười bốn nghìn đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 22 tháng 4 năm 2011
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (đó kí) (đó kớ) (đó kớ) (đó kớ) (đó kớ)
Theo phiếu đề nghị xuất vật tư đã được kí duyệt ngày 28/4/2011 của đội thi công số 1, kế toán lập phiếu xuất kho 15 hộp sơn:
Biểu số 2.8: Phiếu xuất kho vật liệu phụ
Công ty TNHH Ánh Hoàng
Địa chỉ:Số 137- đường Hai Bà Trưng, thị trấn Lim, Tiên Du, Bắc Ninh
Mẫu số: 02-VT
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 4 năm 2011 Nợ: 621 Số: 0203 Có: 1522 - Họ và tên người nhận hàng: Vũ Văn Hải Địa chỉ: đội xây dựng số 3 - Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình.
- Xuất tại kho: kho vật tư nguyên vật liệu phụ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sơn Hộp 15 15 99,140 1.487,1 2 Cộng x x 15 15 1.487,1
- Số tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm tám bảy nghìn một trăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 30 tháng 04 năm 2011
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(đó kớ) (đó kớ) (đó kớ) (đó kớ) (đó kớ)