Để đáp ứng nhu cầu quản lý trong công ty, kế toán ban đầu được thực hiện theo từng kho, từng nhóm, từng loại vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Các chứng từ phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phản ánh trung thực, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ phải được sự giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng để đảm bảo việc ghi sổ cho các bộ phận liên quan.
Khi hạch toán nghiệp vụ tăng NVL trong công ty, kế toán sử dụng những chứng từ là: Hợp đồng cung ứng vật tư, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho. Trong đó, có những chứng từ do công ty lập như phiếu nhập kho…và có những chứng từ được chuyển đến từ công ty khác như hóa đơn GTGT.
Với những loại vật liệu có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, trong quá trình thu mua, công ty thực hiện kiểm soát qua hợp đồng cung ứng vật tư. Đó là sự đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời hạn, chất lượng tốt, đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã, là cơ sở để xem xét trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra. Hợp đồng cung ứng vật tư do bên bán lập và được sự thỏa thuận đồng ý của cả hai bên: bên bán và bên mua.
Ngày 25/03/2011, cụng ty kí kết hợp đồng mua 2 tấn thép I của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG VẬT TƯ
Hợp đồng số: 02/HĐCƯVT
- Căn cứ vào luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005
- Căn cứ luật dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/06/2006
- Căn cứ luật Thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc Hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/06/2006
Hôm nay ngày 25/03/2011
Tại trụ sở công ty TNHH Ánh Hoàng: số 137 đường Hai Bà Trưng, thị trấn Lim – Tiên Du – Bắc Ninh.
Chúng tôi gồm: Bên bán (gọi tắt là bên A)
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng
Địa chỉ trụ sở chính: 65/673 đường Ngọc Hồi, trị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội
Mã số thuế: 0105132236 Bên mua (gọi tắt là bên B)
Địa chỉ trụ sở chính: số 137 đường Hai Bà Trưng, thị trấn Lim – Tiên Du – Bắc Ninh.
Mã số thuế: 2300321488
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
Bên A bán cho bên B những mặt hàng sau:
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Thép I kg 2.000 18.000 36.000.000
2 Sơn hộp 120 100.000 12.000.000
Cộng: 48.000.000
Tổng giá trị (bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Điều 2: Giá cả
Đơn giá các mặt hàng trên là giá chưa thuế Điều 3: Trách nhiệm của mỗi bên
Bên A:
+ Thông báo cụ thể thời gian giao hàng cho bên B
+ Phải đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và khối lượng đã ghi trong hợp đồng
+ Giao hàng đúng địa điểm theo yêu cầu của bên B + Chi phí bốc dỡ NVL do bên A chịu
Bên B
+ Có trách nhiệm ứng trước tiền hàng là 20% tổng giá trị thanh toán + Bố trí mặt bằng, tạo điều kiện thuận lợi cho bên A giao hàng nhanh, gọn, an toàn
+ Có cán bộ vật tư và thủ kho theo dõi và ký xác nhận khối lượng hàng hóa trong suốt quá trình giao hàng.
+ Thanh toán cho bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng, sau khi nhận hàng được 1 tháng phải thanh toán tiền hàng cho bên A
+ Chi phí vận chuyển do bên B chịu Điều 4: Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ những điều đã ghi trên hợp đồng. Nếu có vướng mắc hoặc vấn đề bất lợi phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc giải quyết (cần lập biên bản ghi nội dung bàn bạc). Bên nào vi phạm hợp đồng bờn đú phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hợp đồng có hiệu lực ngay sau khi kí kết và được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau , mỗi bên giữ một bản.
ĐẠI DIỆN BấN A ĐẠI DIỆN BấN B
(kớ tên, đóng dấu) (kớ tờn, đóng dấu
Sau khi có hợp đồng kinh tế, các bên có trách nhiệm thực hiện theo đúng hợp đồng.
Ngày 04/04/2011, công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng giao hàng cho công ty TNHH Ánh Hoàng. Khi thực hiện giao hàng hóa, bên bán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng số 02 đã được kí kết giữa hai công ty ngày 25/3/2011. Trong hóa đơn GTGT ghi rõ tên công ty, mã số thuế … của mỗi bên, số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán và hình thức thanh toán. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ kí của người mua hàng, người bán hàng và có sự xác nhận của Giám đốc bên bán. Đó là căn cứ ban đầu để nhập kho vật tư, hàng hóa. Sau khi tiến hành nhập kho, hóa đơn GTGT được chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu trữ:
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT
Hóa đơn Mẫu số: 01/ GTKT- 3LL
Giá trị gia tăng Kí hiệu: HH/11P
Liên 2: Giao khách hàng Số: 0186 Ngày 04/4/2011
Người bán : Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng Địa chỉ :65/673 đường Ngọc Hồi, trị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, Hà Nội
Mã số thuế: 0105132236
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Ánh Hoàng
Địa chỉ: Số 137- đường Hai Bà Trưng- Thị trấn Lim- Tiên Du- Bắc Ninh Mã số thuế: 2300321488
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2-1
1 Thép I kg 2.000 18.000 36.000.000
2 Sơn hộp 120 100.000 12.000.000
Cộng tiền hàng 48.000.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán 52.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm hai triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(đó kí) (đó kớ) (đó kí)
Biểu số 2.2: Hóa đơn GTGT
Giá trị gia tăng Kí hiệu: HH/11P Liên 2: Giao khách hàng Số: 0187
Ngày 04/4/2011
Người bán : Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng Địa chỉ : 65/673 đường Ngọc Hồi, thị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, Hà Nội
Mã số thuế: 0105132236
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Ánh Hoàng
Địa chỉ: Số 137- đường Hai Bà Trưng- Thị trấn Lim- Tiên Du- Bắc Ninh Mã số thuế: 2300321488
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2-1 1 Chi phí vận chuyển thép 1.000.000 1.000.000 2 Cộng tiền hàng 1.000.000 Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 50.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(đó kí) (đó kớ) (đó kí)
Khi vật liệu được công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng chuyển đến, công ty tiến hành kiểm nghiệm để đưa vào nhập kho. Việc kiểm nghiệm NVL được tiến hành bởi hội đồng kiểm nghiệm do công ty lập ra gồm có trưởng ban kiểm nghiệm là cán bộ phòng vật tư, các thành viên là kế toán vật tư và thủ kho. Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, kế toán
lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa. Trong biên bản phải ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng NVL trước khi nhập kho để đối chiếu với hóa đơn GTGT và hợp đồng kinh tế, làm căn cứ quy trách nhiệm với nhà cung cấp trong thanh toán và bảo quản. Biên bản phải được sự thống nhất về kết quả kiểm nghiệm và có đầy đủ chữ kí của cả ba thành viên tham gia. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành hai bản: 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu hoặc người giao hàng; 1 bản giao cho phòng kế toán lưu trữ. Trong trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, mẫu mã, phẩm chất so với hóa đơn GTGT và hợp đồng kinh tế thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho nhà cung cấp để giải quyết.
Biểu số 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Đơn vị: Công ty TNHH Ánh Hoàng Mẫu số: 03-VT
Địa chỉ: 137 đường Hai Bà Trưng, (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
thị trấn Lim- Tiên Du – Bắc Ninh ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 04 tháng 4 năm 2011 Số: 36
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0186 ngày 04 tháng 04 năm 2011 của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiệp Hưng.
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ ễng Nguyễn Hữu Thân Chức vụ: Cán bộ vật tư – Trưởng ban + Bà Nguyễn Thị Phương Chức vụ: Kế toán vật tư - Ủy viên + ễng Vũ Sỹ Viên Chức vụ: Thủ kho - Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép I Chọn mẫu kg 2.000 2.000 0 2 Sơn Kiểm đếm hộp 120 120 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: thép và sơn đảm bảo đúng số lượng, quy cách, đỳng yờu cầu kĩ thuật đồng ý nhập kho 120 hộp sơn, 2 tấn thép I
Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban
Hiện nay, tất cả các loại NVL công ty mua về đều lấy hóa đơn, chưa có trường hợp nào NVL đã mua về nhập kho mà không có hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho dùng để xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa cụ thể là NVL sắt, thép nhập kho. Đó là căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán. Ngoài ra, nú dựng để xác định trách nhiệm của những người liên quan khi cuối tháng, kiểm kê sản phẩm vật tư có phát hiện thừa hoặc thiếu. Phiếu nhập kho được lập thành hai liờn: liờn 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên hai để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu trữ.
Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho tại công ty TNHH Ánh Hoàng có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, phòng thiết bị vật tư gửi kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua NVL lên cho giám đốc xem xét và phê duyệt. Khi được sự phê duyệt của giám đốc, phòng thiết bị vật tư cử cán bộ đi kí hợp
Phiếu nhập kho Ban kiểm nghiệm Nhận hóa đơn GTGT Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Lập phiếu nhập kho Nhập kho vật tư Ghi sổ và lưu trữ chứng từ Phòng thiết bị vật tư Phòng thiết bị vật tư Thủ kho Kế toán vật tư
đồng (nếu có) và thực hiện thu mua vật tư. Trong quá trình thu mua, cán bộ vật tư xác nhận đã mua hàng hóa thông qua hóa đơn GTGT. Khi vật tư về kho, ban kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách, mẫu mã, phẩm chất vật tư. Nếu kết quả kiểm nghiệm đúng như trong hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được chuyển lên cho kế toán trưởng kí xác nhận. Khi đã đầy đủ chữ kí của cỏc bờn liên quan, người nhập mang phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho nhập kho, ghi thẻ kho, kí xác nhận. Cuối ngày, liên 2 của phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và lưu trữ.
Không chỉ những vật tư mua ngoài mới tiến hành nhập kho mà khi xuất vật liệu dùng không hết, công ty cũng tiến hành nhập kho. Khi ấy, đội trưởng các đội thi công sẽ kiểm tra số NVL thừa sau đó, lập biên bản nghiệm thu công trình trong đó ghi rõ số lượng, chủng loại vật liệu thừa. Phòng thiết bị vật tư sẽ xem xét hướng xử lý số vật liệu thừa ấy. Nếu tiến hành nhập kho, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho nhập kho.
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho vật liệu chính
Công ty TNHH Ánh Hoàng Mẫu số: 01-VT
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Liên 1: lưu tại phòng vật tư
Ngày 04 tháng 04 năm 2011 Nợ:1521
Số: 88 Có:331 Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Bích
Theo hóa đơn số 0186 ngày 04 tháng 04 năm 2011 của công ty TNHH sản xuất thương mại Hiệp Hưng
Nhập tại kho thộp, tụn
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Thộp I Kg 2000 2000 18.000 36.000.000 02 Cộng 36.000.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba sáu triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho
Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho vật liệu phụ
Công ty TNHH Ánh Hoàng Mẫu số: 01-VT
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Liên 1: lưu tại phòng vật tư
Ngày 04 tháng 04 năm 2011 Nợ:1522
Số: 89 Có:331 Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Bích
Theo hóa đơn số 0186 ngày 04 tháng 4 năm 2011 của công ty TNHH sản xuất thương mại Hiệp Hưng
Nhập tại kho vật liệu phụ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Sơn hộp 120 120 100.000 12.000.000 02 Cộng 12.000.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười hai triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho