Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau:
Tại phân hệ ‘ Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’. Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế tốn kích chuột vào menu con’ Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’. Chơng trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết đợc các chứng từ cuối cùng đợc nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hố đơn mới.
Trong màn hình giao diện Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây:
- Mã khách : Đối với khách hàng thờng xuyên, mă hoá đã đợc khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng.
Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Cơng ty, cha có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng.
- Ngời mua hàng: Kế toán cần nhập tên của ngời đến mua hàng - Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng.
- Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế tốn đều hạch tốn vồ tài khoản 131
- Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn đợc tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đa phần mềm vào sử dụng
- Số SERI: nhập số seri đợc in trong hoá đơn GTGT
- Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hố đơn đó, kế tốn phản ánh vào giao diện hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Thơng mại Hà Nội, khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau.
- Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này đợc phản ánh trong danh mục vật t – sản phẩm.
- Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY cịn đối với hàng hố gửi bán, xuất bán thì kế tốn sẽ phản ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thơng mại siêu thị.
- Số lợng: Nhập số lợng của từng mặt hàng xuất bán đợc ghi trong hoá đơn GTGT.
- Giá bán: Nhập giá bán đơn vị của từng hàng hoá xuất bán đợc ghi trong hoá đơn GTGT.
- Tài khoản kho: Theo khai báo các loại hàng hoá trong danh mụa vật t – sản phẩm, tài khoản kho đợc mặc định là (156). Do vậy, đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán, kế toán cần sửa lại tài khoản kho là 157. - Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hố đơn. Hàng hố của Cơng ty
có chung một mức thuế suất là 10%.
Ngồi các thơng tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) đợc máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật t.
Sau khi nhập số lợng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động tính tốn giá trị cho cột ‘ Thành tiền VNĐ’ của từng mặt hàng máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng’ Tiền hàng’.
Căn cứ vào mã thuế GTGT kế tốn khai báo, căn cứ vào gía trị tiền hàng, máy tự động tính tốn tiền thuế và tổng tiền thanh tốn dựa trên cơng thức sau:
Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất
Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế
Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc minh hoạ trong (Biểu