Nguồn: Tổng công ty ĐTPT Nhà và Đơ thị BQP - Quy trình thẩm định CCNCKT & KHLCNT – Phịng Dự án Đầu tư xây dựng và hồn thiện
Bước 1: Nhận hồ sơ.
Theo quy trình khung đã được Tổng Cơng ty phê duyệt.
thư TCT kiểm tra và xác nhận những hồ sơ có tại ơ tương ứng, sau đó xử lý theo quy định.
Hồ sơ sau khi được Văn thư TCT tiếp nhận sẽ trình xin ý kiến Chỉ huy TCT để giao về Phịng thẩm định.
Thời gian hồn thành bước 1: 0,5 ngày.
Bước 2: Giao việc.
- Cán bộ quản lý hồ sơ của Phòng thẩm định nhận hồ sơ trình từ Văn thư TCT, sau đó trình Chỉ huy phịng giao việc (theo mẫu TCT ban hành).
Thời gian: 0,5 ngày.
- Hồ sơ được giao cho cán bộ thẩm định. Cán bộ thẩm định xem nhanh hồ sơ đã cơ bản đủ điều kiện thẩm định hay chưa. Trường hợp chưa đủ điều kiện thẩm định, cần có phản hồi sớm cho đơn vị trình để yêu cầu bổ sung hồ sơ:
+ Trực tiếp bằng email hoặc điện thoại cho cán bộ của đơn vị trình.
+ Hoặc bằng văn bản phản hồi gửi theo đường công văn (theo quy định chung).
Thời gian: 0,5 ngày.
- Đơn vị trình nhận được phản hồi cần sớm bổ sung hồ sơ hoặc giải trình về hồ sơ thiếu. Quá thời gian quy định, hồ sơ chưa được bổ sung hoặc khơng có giải trình, cán bộ thẩm định báo cáo Chỉ huy phịng thẩm định. (Việc có tiếp tục thẩm định hồ sơ song song với thời gian đơn vị bổ sung hồ sơ hay hoàn trả hồ sơ cho đơn vị trình - sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể).
Thời gian hồn thành bước 2: 01 ngày (khơng tính thời gian đơn vị bổ
sung hồ sơ).
Bước 3: Xin ý kiến các cơ quan liên quan.
- Trường hợp 1: Hồ sơ không phải xin ý kiến các cơ quan liên quan Cán bộ thẩm định chủ động thẩm định theo quy định.
- Trường hợp 2: Hồ sơ phải xin ý kiến các cơ quan liên quan
Cán bộ thẩm định căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao và tùy từng dự án, soạn thảo văn bản xin ý kiến các cơ quan chức năng, trình Chỉ huy phòng ký, phát
hành tới các đơn vị cần xin ý kiến. Trong văn bản cần nêu rõ thời gian cho ý kiến (không quá 03 ngày).
Thời gian: 0,5 ngày.
+ Cán bộ thẩm định phối hợp với đơn vị trình cung cấp hồ sơ cho các cơ quan liên quan (tùy từng dự án cụ thể).
+ Hết thời gian cho ý kiến, cán bộ thẩm định tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến tham gia, làm rõ các ý kiến (nếu có) để làm cơ sở cho việc thẩm định hồ sơ. Cơ quan nào khơng có ý kiến được cho là nhất trí với nội dung trình.
Thời gian: 01 ngày.
Thời gian hoàn thành bước 3: 4,5 ngày (bao gồm cả thời gian xin ý kiến).
Bước 4: Thẩm định
Thời gian thẩm định được tính từ khi nhận đủ hồ sơ trình hoặc hết thời gian xin ý kiến cơ quan liên quan.
- Thời gian thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi: không quá 15 ngày. - Thời gian thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu: không quá 03 ngày. Định kỳ 3 ngày/lần, cán bộ thẩm định báo cáo Chỉ huy phịng thẩm định về tiến độ và vướng mắc (nếu có) trong q trình thẩm định để có những hướng xử lý, chỉ đạo kịp thời; đảm bảo kiểm soát chất lượng và thời gian thẩm định.
Sau khi hồn thành cơng tác thẩm định, cán bộ thẩm định hoàn thiện báo cáo kết quả thẩm định và dự thảo quyết định phê duyệt trình Chỉ huy phịng thẩm định xem xét, thơng qua (Lập phiếu trình và nêu ý kiến tại phiếu trình theo mẫu TCT ban hành).
Thời gian: 01 ngày.
Chỉ huy phòng thẩm định xem xét, cho ý kiến:
- Trường hợp 1: Nhất trí với nội dung báo cáo. Cán bộ thẩm định trình Chỉ huy TCT xem xét ký phê duyệt (qua Văn thư TCT).
- Trường hợp 2: Chưa nhất trí với nội dung báo cáo, cần phải sửa đổi, bổ sung. Cán bộ thẩm định xem xét lại hồ sơ và giải trình. Trong trường hợp này, nếu đã hết hạn thời gian xử lý hồ sơ, Phòng thẩm định cần báo cáo Chỉ huy TCT xin ý kiến.
- Trường hợp 3: Với một số nội dung cần xin ý kiến Hội đồng thẩm định Dự án đầu tư của TCT, Phòng thẩm định xin ý kiến Chỉ huy TCT về lịch họp với Hội đồng.
Thời gian: 02 ngày (bao gồm 01 ngày họp Hội đồng)
Thời gian hồn thành Bước 4: 21 ngày (khơng tính thời gian bố trí lịch
họp và thời gian sau cuộc họp để giải trình các ý kiến của Hội đồng thẩm định Dự án đầu tư (nếu có)).
Bước 5: Phê duyệt
Cán bộ thẩm định trình Chỉ huy TCT phê duyệt, bám nắm và giải trình với Chỉ huy TCT (nếu có).
Thời gian hồn thành bước 5: 0,5 ngày.
Bước 6: Phát hành
Sau khi được Chỉ huy TCT phê duyệt Quyết định, cán bộ thẩm định phối hợp với Văn thư Tổng công ty phát hành, trả kết quả cho đơn vị trình (01 bản). Quyết định được lưu tại Văn thư Tổng cơng ty, Phịng thẩm định, các cơ quan liên quan.
Thời gian hoàn thành bước 6: 0,5 ngày.
Tổng thời gian từ khi đơn vị trình đến khi trả kết quả cho đơn vị: tối đa 29 ngày.
Do các dự án của MHDI trong giai đoạn 2015-2021 đều là nguồn vốn huy động từ chủ đầu tư và huy động từ khách hàng, nên quy trình thẩm định tài chính dự án đầu tư xây dựng của các dự án đều tuân theo quy trình trên với sự phối hợp của Phịng Tài chính/ TCT, Phịng Dự án đầu tư/TCT và các đơn vị đầu mối trực thuộc MHDI tổ chức thực hiện.
Trên thực tế, quá trình thẩm định dự án tại MHDI thường kéo dài hơn so với
quy định. Tác giả nghiên cứu và tự tổng hợp từ thực tế ngày xử lý hồ sơ văn bản từ Sổ công văn một cửa của bộ phận Văn thư/TCT và Sổ công văn đến, sổ cơng văn đi của bộ phận Văn thư/Phịng ban TCT của các dự án lớn như Khu nhà ở Thạch Bàn, Dự án 361 Học viện Kỹ thuật quân sự, Khu nhà ở cán bộ, nhân viên Ban Cơ yếu chính phủ, Khu nhà ở Bộ Tư lệnh Thủ đơ Hà Nội, Khu nhà ở Đông Hưng và tổng hợp phân tích được kết quả như sau:
Bảng 2.5 - Thời gian thẩm định dự án đầu tư tại MHDI bình quân
TT TÊN CÔNG VIỆC THỜI GIAN
Bước 1 Nhận hồ sơ 1 – 2 ngày
Bước 2 Giao việc 3 – 5 ngày (dự án đơn giản)
5 – 7 ngày (dự án phức tạp) Bước 3 Xin ý kiến các cơ quan liên quan 10 – 15 ngày
Bước 4 Thẩm định 45 ngày
Bước 5 Phê duyệt 1 - 2 ngày
Bước 6 Phát hành 1 ngày
Tổng thời gian 66 - 77 ngày
Nguồn: Tự tổng hợp từ Sổ công văn một cửa của Văn thư/TCT và Sổ công văn đến, Sổ cơng văn đi của Văn thư/Phịng ban liên quan của TCT
Trong 5 dự án Tác giả nghiên cứu và tổng hợp thời gian thẩm định dự án đầu tư xây dựng, dự án Khu nhà ở Thạch Bàn có thời gian thẩm định kéo dài nhất là 81 ngày (do tính chất dự án là dự án lớn gồm nhiều cơng trình nhà chung cư và nhà thấp tầng), và dự án Khu nhà ở Đơng Hưng có thời gian thẩm định ngắn nhất là 66 ngày.
Kết quả tổng hợp cho thấy công tác thẩm định dự án đầu tư xây dựng nói chung, và cơng tác thẩm định tài chính dự án đầu tư xây dựng nói riêng tại MHDI có độ trễ rất lớn so với quy trình đã ban hành. Ngun nhân có thể đến từ bộ phận thụ lý giấy tờ (bộ phận Văn Thư) chưa sắp xếp công việc hiệu quả; bị phụ thuộc vào lịch công tác của Chỉ huy TCT và Chỉ huy các Phòng ban TCT; hồ sơ các đơn vị trình chưa đầy đủ, chưa chính xác dẫn tới việc phải bổ sung, giải trình nhiều lần; các phịng ban có liên quan chậm trễ trong việc phản hồi ý kiến;...
2.2.3 Nội dung thẩm định tài chính dự án đầu tư xây dựng
2.2.3.1. Thu thập và xử lý thơng tin
Phịng thẩm định MHDI sau khi nhận được hồ sơ dự án từ Đơn vị trình lên sẽ tiến hành công tác thẩm định dự án này, gồm các nội dung như: thẩm định các điều kiện pháp lý, thẩm định kỹ thuật, cơng nghệ dự án..., trong đó có thẩm định tài chính dự án. Các nội dung thẩm định trên được phân cơng cho các nhóm tổ chức thực hiện. Bộ phận thẩm định tài chính kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ dự án và xác định cách thức cũng như các kênh thu thập thông tin phục vụ cho cơng việc của bộ
phận mình. Các kênh thơng tin có thể được sử dụng trong nội bộ MHDI đó là: nguồn tài liệu, thơng tin chi tiết hơn nữa về dự án từ dưới cơ sở (Đơn vị trực thuộc - thay mặt chủ đầu tư là Tổng công ty để thực hiện dự án nếu dự án khả thi) cụ thể các phòng chức năng của TCT như Phòng Dự án đầu tư, Phịng Tài chính, đồng thời kết hợp với các bộ phận thẩm định khác để khai thác thơng tin hữu ích có liên quan. Sau khi có được nguồn thông tin và từ những kinh nghiệm thẩm định trước đó, cán bộ thẩm định sẽ phân loại và chọn lọc thơng tin nhằm mục đích hỗ trợ cho việc đánh giá hiệu quả tài chính của dự án.
Tuy nhiên với tình hình kinh tế - xã hội biến đổi khơng ngừng, nguồn dữ liệu làm cơ sở thẩm tra phân tích các chỉ tiêu tài chính ở hầu hết các dự án cịn nghèo, chưa bảo đảm độ chính xác cao. Điển hình là các dữ liệu phân tích và dự báo về thị trường tiêu thụ sản phẩm thông thường khai thác trên mạng điện tử hoặc theo cảm quan đánh giá của người thẩm định; nguồn dữ liệu phân tích doanh thu chi phí hoạt động cũng chỉ căn cứ vào thơng tin điều tra tham khảo trong phạm vi thị trường hẹp, chưa có sự phân tích dự báo về xu hướng biến động của thị trường trong tương lai từ đó dẫn đến độ chính xác của các chỉ tiêu tài chính khơng cao.
2.2.3.2. Thẩm định tổng vốn đầu tư cho dự án đầu tư xây dựng
- Báo cáo thẩm định tại MHDI đã đưa ra được những nhận xét đánh giá đầy đủ các nội dung yêu cầu của thẩm định tài chính dự án (xác định tổng mức đầu tư, nguồn vốn đầu tư của dự án, thẩm định tính tốn các nguồn thu, khoản chi và dịng tiền, tính tỷ suất chiết khấu, tính tốn và phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính). Các nội dung thẩm định tài chính dự án được trình bày rõ ràng và tuân thủ theo nội dung về thẩm định tài chính dự án của pháp luật quy định.
- Nội dung thẩm định tài chính dự án về cơ bản đã được tính tốn và phân tích cẩn thận và đầy đủ. Tuy nhiên qua việc phân tích thực trạng cơng tác thẩm định tài chính dự án tại MHDI cho thấy việc tính tốn ở khơng ít báo cáo thẩm định trong một số dự án còn những hạn chế nhất định, cụ thể là:
+ Dự toán vốn đầu tư chưa chính xác: Nhiều dự án tính thiếu các yếu tố cấu thành tổng mức đầu tư (khơng tính lãi vay trong thời gian thi cơng, chi phí dự
phịng trong tổng mức đầu tư, thiếu hạng mục đầu tư); hoặc có nhiều dự án tính tốn suất đầu tư và chi phí đầu tư các hạng mục quá cao. Song qua q trình thẩm định tài chính dự án, các yếu tố chi phí được tính tốn sát và phù hợp nhất với điều kiện kinh tế - xã hội và nguồn lực của MHDI, thành công trong việc sử dụng vốn đầu tư hiệu quả và không bị mất cân đối về nguồn vốn đầu tư (thừa hoặc thiếu vốn).
Bảng 2.6 – Thống kê các dự án hồn thành trong giai đoạn 2015-2021 có tổng mức đầu tư sau thẩm định chênh lệch với tổng mức đầu tư đề xuất ban đầu
Chỉ tiêu Tổng số (DA) Số tuyệt đối Số dự án thẩm định 10
Dự án có tổng mức đầu tư trình thấp hơn thẩm định 1 Dự án có tổng mức đầu tư trình cao hơn thẩm định 4
Số tương đối
Thẩm định 100%
Tỷ lệ dự án có tổng mức đầu tư trình thấp hơn thẩm định (Hdtv1) 10% Dự án có dự tốn tổng mức đầu tư trình cao hơn thẩm định
(Hdtv2) 40%
Nguồn: Tự tổng hợp từ Báo cáo thẩm định và phê duyệt Thiết kế cơ sở các dự án giai đoạn 2015 – 2021
Phân tích số liệu thống kê từ bảng 2.5 cho thấy:
Số dự án được thực hiện và trải qua q trình thẩm định tài chính dự án trong giai đoạn 2015-2021 là 10 dự án, có 4 dự án (hệ số Hdtvt = 40%) thẩm định tổng mức đầu tư cao hơn tổng mức đầu tư đơn vị trình với mức độ sai lệch nhỏ (từ 0.06% - 0.97%), có 1 dự án (hệ số Hdtvt = 10%) thẩm định tổng mức đầu tư thấp hơn tổng mức đầu tư đơn vị trình với mức độ sai lệch nhỏ (2,17%) do những sai sót và điều chỉnh trong q trình tính tốn của đơn vị trình.
Cơng tác thẩm định tổng mức đầu tư của MHDI được đánh giá tốt do trong tổng số 10 dự án đầu tư xây dựng hồn thành trong giai đoạn 2015 – 2021, khơng có dự án nào ghi nhận trường hợp dự toán vốn chênh lệch với thực tế đầu tư. Các dự án sau khi thẩm định đạt được kết quả tốt, khơng xảy ra tình trạng thiếu nguồn ảnh hưởng tiến độ đầu tư dự án, hay lãng phí nguồn vốn huy động dự kiến để đầu tư dự án.
Trong thời kỳ bao cấp, hàng năm Nhà nước dành một khoản vốn Ngân sách đáng kể cho đầu tư phát triển nhà ở. Tuy nhiên trong những năm gần đây nguồn vốn này khơng cịn, mà vốn đầu tư cho các khu đô thị thường là lớn. Vì vậy bản thân MHDI thường khơng đủ vốn, nhất là vào những thời gian đầu khai thác hình thức khu đơ thị mới, nên phải huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau, chủ yếu dựa vào vốn huy động của khách hàng, vốn vay ưu đãi của Nhà nước, vốn vay ngân hàng, vốn tự có của Tổng cơng ty và một phần vốn từ tiền sử dụng đất châm nộp để đầu tư xây dựng cơng trình hạ tầng xã hội.
Phân tích bảng 2.4 cho thấy nguồn vốn tài trợ chủ yếu cho các dự án đầu tư xây dựng tại MHDI đến từ vốn tự có và vốn huy động từ khách hàng. Một trong những lý do quá trình thẩm định đạt kết quả trên thực tế không bị thừa hay thiếu vốn là bởi các dự án nhà ở, khu đô thị của MHDI rất được chào đón và khách hàng tin tưởng lựa chọn, đặt hàng ngay khi dự án thi cơng xong móng hầm đủ điều kiện huy động vốn.
2.2.3.3. Thẩm định dòng tiền của dự án đầu tư xây dựng
Trong các báo cáo thẩm định của MHDI, dịng tiền ra (chi phí của dự án) được phân bổ hợp lý theo từng giai đoạn để phù hợp với nguồn lực MHDI có thể chi trả, do phần lớn các dự án của MHDI lấy nguồn vốn từ vốn tự có và vốn huy động từ khách hàng. Vốn huy động từ khách hàng chỉ có thể huy động vào năm thứ 2, thứ 3 của dự án, vì vậy MHDI đã làm rất tốt trong việc phân bổ nguồn vốn tự có để đảm bảo vốn thực hiện đúng tiến độ dự án.
Qua nghiên cứu và phân tích thực trạng cơng tác thẩm định tài chính dự án tại MHDI cho thấy việc tính tốn dịng tiền ở khơng ít báo cáo thẩm định trong một số dự án (hồn thành trong giai đoạn 2015-2021) cịn những hạn chế nhất định,
cụ thể là:
- Tính tốn doanh thu hoạt động chưa chính xác: trong tính tốn dự kiến doanh thu các năm hoạt động của dự án trên cơ sở mức giá bán dự kiến quá cao so với thực tế, dự kiến về khả năng sản xuất tiêu thụ sản phẩm ở một số dự án không