a. Điểm đạt được:
Sản phẩm của cơng ty đa dạng về mẫu mã, chủng loại đáp ứng nhu cầu lựa chọn của người tiêu dùng. Ví dụ như: Riêng sản phẩm bánh Campbells được nhập khẩu từ Anh Quốc cĩ sáu loại: Campbells Highland Collection 300g, Campbells Shortbread Reserve Collection 210g, Campbells Shortbread Reserve Collection 420g, bánh quy hỗn hợp hình xe Bus 300g, bánh quy Gold Collection 600g.
Trong những năm qua cơng ty Thiên Nam luơn khơng ngừng nâng cao kinh nghiệm, trình độ chuyên mơn của nhân viên để tìm cách bảo quản hàng hố một cách tốt nhất. Để đảm bảo rằng hàng hố giữ nguyên được chất lượng ban đầu khi đến tay khách hàng. Hàng hố tại Thiên Nam được kiểm tra, phân loại, kiểm sốt chặt chẽ chất lượng khi chuyển giao cho quý khách hàng trên khắp cả nước.
b. Hạn chế:
Thiên Namđang thực hiện cung ứng sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chĩng cơng ty phải chủ động nguồn cung ứng sản phẩm của mình, dự trữ hàng hố hợp lý. Khi cơng ty đặt hàng từ nhà cung cấp nước ngồi thường phải mất hơn một tuần tính từ thời điểm hai bên ký kết hợp đồng cung ứng, cont hàng mới cập cảng Cát Lái (TP.HCM) và để hàng nhập kho Thiên Nam mất thêm khoảng 4->5 ngày cho cơng tác làm thủ tục hải quan, bố trí vận chuyển.Ngồi ra, để tiết kiệm chi phí cơng ty thường đợi cho các mặt hàng trong kho hết cùng lúc mới đặt hàng nhà cung cấp nhưng cĩ mặt hàng hết trước, mặt hàng hết sau. Điều này là nguyên nhân gây ra việc cung ứng hàng hố chậm trễ, thiếu một số mặt hàng cho khách hàng.
Hệ thống kho chứa hàng của cơng ty gồm 3 kho: Kho hàng 1 diện tích 450 m2, kho hàng 2 diện tích 230 m2, kho đĩng gĩi diện tích 250 m2. Các kho của cơng ty được bố trí mỗi kho 4 máy lạnh dưới và trên gác nên nhiệt độ toả ra khơng đều dễ làm socola giảm phẩm chất ở những chỗ khí lạnh truyền đến ít, cần thuê nhân viên tư vấn thiết kế để họ đưa ra cách khắc phục. Các sản phẩm sơ cơ la nên được bảo quản nơi thống khí, khơng mùi, nhiệt độ từ 18-20°C, độ ẩm tương đối dưới 50%, cách xa tường và sàn, tránh ánh sáng trực tiếp. Bảo quản khơng đúng cách sẽ gây ra
hiện tượng “lại” đường và bơ. Hiện tượng “lại” đường làm cho bề mặt của sơ cơ la cĩ màu xám và bao bọc bởi một lớp si rơ dính hay tinh thể đường. Điều này xảy ra do đường bị hơi nước trên bề mặt tách khỏi sơ cơ la. Lớp hơi nước này sau đĩ bị bốc hơi để lại tinh thể đường trên bề mặt. Việc chuyển sơ cơ la ra khỏi mơi trường bảo quản lạnh khi bao bì khơng đạt yêu cầu cũng sẽ gây ra hiện tượng này.
2.5.1.4 Giao hàng:
Hoạt động giao hàng được đánh giá cần hồn thiện với mức điểm trung bình 4.3, được đánh giá là khá cao cần hồn thiện hơn trong hoạt động chuỗi cung ứng của cơng ty.
a. Điểm đạt được:
Khi cĩ đơn hàng từ khách hàng thì nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận thơng tin và kiểm tra trên phần mềm quản lý hàng tồn kho xem cịn những sản phẩm này khơng? Sau đĩ, nhân viên kinh doanh thơng báo cho bộ phận kế tốn kinh doanh về số lượng, chủng loại sản phẩm và thời gian giao hàng để lập phiếu bán hàng, kế tốn bán hàng lập hố đơn chuyển xuống cho phịng điều vận cung ứng. Bộ phận điều vận cung ứng sẽ soạn hàng đi giao cho khách hàng.
Giao hàng là nhiệm vụ của nhân viên phịng điều vận cung ứng. Khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng, ghi nhận đầy đủ thơng tin về số lượng, chủng loại, quy cách, người nhận hàng, thời gian và địa điểm giao hàng, thơng tin xuất GTGT. Giao chứng từ cho phịng điều vận cung ứng để nhân viên phịng làm thủ tục đi giao hàng. Đối với các đơn hàng của khách hàng trong Tp.HCM cơng ty sẽ trực tiếp cung ứng sản phẩm đến tay khách hàng thơng qua đội ngũ giao nhận của cơng ty. Đơn hàng cĩ số lượng ít cơng ty sẽ giao hàng bằng xe máy, đơn hàng với số lượng lớn cơng ty giao hàng bằng xe tải. Các đơn hàng thuộc khu vực miền Tây cơng ty giao hàng thơng qua các chành xe, các đơn hàng siêu thị của các tỉnh thành trên cả nước cơng ty giao hàng qua hệ thống vận chuyển của DHL, tươi sống. (Phụ lục 6 – Quy trình giao hàng tại cơng ty TNHH Cơng Nghệ Phẩm Thiên Nam)
b. Hạn chế:
hàng tỉnh giao hàng thơng qua chành xe. Nguyên nhân do tất cả các hố đơn giao trong ngày được lập vào buổi sáng ngày đĩ dẫn đến khi hố đơn chuyển xuống phịng Điều vận - Cung ứng chuẩn bị cho cơng tác giao hàng thường trễ và phải 9 - >10h nhân viên giao nhận mới bắt đầu đi giao hàng được. Vào mùa cao điểm (các dịp lễ tết) đơi lúc trong quá trình giao hàng cịn gặp phải một số lỗicụ thể như sau:
Bảng 2.3: Một số lỗi thường xảy ra trong quá trình giao hàng
STT Nguyên nhân Tỷ lệ
1
Thời gian giao hàng chưa chính xác đối với
các đơn hàng ở tỉnh, ngoại thành 30.28%
2 Chứng từ hố đơn giao nhận cĩ sai sĩt 24.65%
3 Giao hàng cùng loại nhưng khác date 12.80%
4 Giao hàng cận date 3.00%
5 Giao nhầm mùi 24.96%
6 Giao hàng nhầm địa chỉ 2.36%
7
Hiện tượng mất hàng trong quá trình vận
chuyển 1.95%
[Nguồn: Thống kê của phịng kế tốn, 2014]
Vấn đề thời gian và mất hàng xảy ra trong quá trình giao nhận sẽ ảnh hưởng đến sự tin tưởng của khách hàng dành cho cơng ty cũng như làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Giao nhầm hàng, giao hàng cùng loại nhưng khác date, giao hàng cận date do cơng tác soạn hàng khơng được chuẩn bị từ trước mà chỉ khi cĩ hố đơn chuyển xuống nhân viên giao hàng mới cĩ danh sách các mặt hàng để soạn hàng nên khi thời gian gấp dễ soạn nhầm hàng. Lỗi chứng từ hố đơn sai sĩt do hai nguyên nhân chính là bộ phận kế tốn xuất sai hoặc bộ phận kinh doanh lập sai phiếu bán hàng. Lỗi giao hàng nhầm địa chỉ rất ít xảy ra nhưng vẫn gặp với các đơn hàng tỉnh và nguyên nhân do nhân viên giao hàng dán nhầm địa chỉ lên thùng hàng nên khi đi gửi nhà xe họ chuyển theo địa chỉ dán trên thùng hàng. Hiện tượng mất hàng trong quá trình vận chuyển do gửi hàng qua chành xe, trong quá trình vận chuyển hàng bị thất thốt với số lượng khơng đáng kể nhưng việc này ảnh hưởng
đến uy tín của cơng ty.
2.5.1.5 Tối ưu hố tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp:
Hoạt động tối ưu hố tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp được đánh giá cần hồn thiện với mức điểm trung bình 3.5.
a. Điểm đạt được:
Tổng số lao động trong cơng ty là 50 người đáp ứng nhu cầu cơng việc. Giữa các phịng ban trong cơng ty cĩ sự phối hợp hiệu quả trong cơng việc.
Bộ máy tổ chức ổn định, ban lãnh đạo cĩ năng lực, kinh nghiệm. Cơng ty luơn chú trọng cơng tác đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của cơng ty. Song, nhân sự của cơng ty chưa được phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, vẫn cịn chồng chéo trách nhiệm. Cụ thể: nhân viên phịng Điều Vận Cung Ứng của cơng ty vẫn chưa được chuyên mơn hố theo nhiệm vụ, nhân viên giao hàng cịn phụ trách luơn khâu soạn hàng và dán tem nhập khẩu lên sản phẩm bánh kẹo. Vào mùa cao điểm nhân viên giao hàng đảm nhận thêm cơng việc đĩng gĩi sản phẩm. Điều này là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả cơng việc chưa cao.Bộ phận marketing mới chỉ cĩ hai thành viên nên cơng tác quảng bá sản phẩm cịn yếu, chưa được chú trọng nhiều.
b. Hạn chế:
Hiện tại nguồn lực của Thiên Nam đã phần nào đáp ứng nhu cầu cơng việc của cơng ty nhưng do các nhà quản lý tại Thiên Nam thường chỉ dựa trên những kinh nghiệm tự đúc kết, kiến thức về luật pháp, tài chính, chuyên ngành quả lý cịn hạn chế nên dễ gây ra lãng phí trong hoạt động.Để giải quyết được yếu tố nguồn nhân lực trong tổ chức, địi hỏi doanh nghiệp phải cĩ những nhà quản lý, nhân viên năng động. Tuỳ theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ chú trọng vào những khâu then chốt cũng chú trọng vào yêu cầu năng lực của nguồn nhân lực phù hợp với khâu đĩ. Việc quản lý cả chuỗi cung ứng khơng phải là tách rời quản lý từng khâu, mà phải biết tích hợp chúng trong một hệ thống từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, nhà kho, đến các trung tâm phân phối, cơ sở bán lẻ nhằm cung cấp hàng hố đúng số lượng, vị trí, thời điểm. Địi hỏi người làm quản lý phải cĩ kiến thức và
kinh nghiệm xử lý tình huống một cách linh hoạt.
2.5.1.6 Kế hoạch giảm chi phí:
Hoạt động giảm chi phí trong nội bộ doanh nghiệp được đánh giá cần hồn thiện với mức điểm trung bình 3.95.
a. Điểm đạt được:
Chi phí cho chuỗi cung ứng khơng chỉ cĩ nguồn gốc từ nguyên vật liệu, hoạt động trong chuỗi mà cịn phát sinh từ chính các mối quan hệ trong chuỗi. Nếu các mắt xích trong chuỗi cung ứng thơng suốt thì khơng cĩ chi phí phát sinh nhưng nếu một trong các mắt xích cĩ vấn đề thì chi phí của chuỗi sẽ tăng, do một mắt xích bị ngưng lại thì dẫn đến kéo theo các mắt xích khác sẽ bị ảnh hưởng theo làm chậm tiến độ. Do đĩ, mục tiêu của các nhà quản trị chuỗi cung ứng là duy trì hoạt động của chuỗi được nhịp nhàng và hiệu quả.
Trong hoạt động kinh doanh, cắt giảm chi phí để cĩ giá thành sản phẩm cĩ tính cạnh tranh là điều cần quan tâm của nhà kinh doanh. Chi phí cung ứng của cơng ty bao gồm: Chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí nhân cơng, chi phí chung…Giảm chi phí vừa là mục tiêu vừa là nhiệm vụ mà tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty cần phải phấn đấu. Các phịng ban trong cơng ty luơn phải lập kế hoạch, đánh giá, kiểm sốt và định lượng chi phí, tìm cách làm giảm tối thiểu chi phí trong chuỗi cung ứng. Tính tốn đưa ra các định mức chi phí cho từng hoạt động trong từng bộ phận, phịng ban từ đĩ đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận, phịng ban đĩ. Cơng ty nên cĩ chính sách khen thưởng đối với các bộ phận quản lý hiệu quả chi phí hoạt động, phê bình cắt thưởng đối với những bộ phận khơng đáp ứng yêu cầu về chi phí hoạt động.
Cơng ty đã cĩ nhiều biện pháp để giảm các loại chi phí phát sinh trong quá trình lưu thơng hàng hố, trong phân phối sản phẩm và cả trong hoạt động xúc tiến bán hàng.
b. Hạn chế:
Hiện tại đối với thị trường khu vực phía Bắc cơng ty đang phân phối sản phẩm theo cách thức là: Khi cont hàng nhập về cảng Cát Lái cơng ty tiến hành làm
thủ tục hải quan sau đĩ vận chuyển hàng về kho tại quận 10. Tiếp tục cho nhân viên đĩng gĩi dán tem phụ thơng tin nhà nhập khẩu, đĩng màng co bảo vệ sản phẩm sau đĩ mới chuyển ra cho cơng ty Phương Hiền là đại diện phân phối của cơng ty tại Hà Nội. Điều này dẫn đến mất nhiều thời gian và tốn chi phí vận tải hàng từ Tp.HCM ra Hà Nội.
Cơng ty chưa thực hiện tốt cơng tác quản lý chi phí lưu trữ hàng hố, vận chuyển. Nguyên nhân do cơng ty chưa thiết lập định mức chi phí cho từng hoạt động, từng phịng ban dẫn đến chưa cĩ cơ sở đánh giá hiệu quả quản lý chi phí.
Các vật dụng khơng cịn sử dụng trong kho như: bao bì, palet cũ cịn để nhiều trong kho, chiếm diện tích lưu trữ trong khi thời gian cận tết cơng ty phải thuê thêm mặt bằng bên ngồi để lưu trữ hàng hố. Cơng tác đĩng gĩi dán nhãn sản phẩm làm thủ cơng nên tốn chi phí nhân cơng, lãng phí sức lao động và mất nhiều thời gian.
Hiện tại cơng ty cĩ 7 xe tải chuyên đi giao hàng, trong đĩ 4 xe đời 2008 nên định mức xăng dầu hao phí cao, tốn chi phí vận hành. Chi phí xăng dầu, vé cầu đường cịn chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu chi phí dành cho vận chuyển hàng hố. Việc theo dõi chi phí xăng dầu do kế tốn lấy thơng tin quãng đường đi được từ nhân viên lái xe, chưa cĩ thiết bị theo dõi số km vận hành của xe để tính tốn chính xác định mức xăng dầu.
2.5.1.7 Dịch vụ khách hàng:
Dịch vụ khách hàng được đánh giá với mức điểm trung bình 3.85, cơng ty cần dựa vào những mặt hạn chế cịn tồn tại để hồn thiện.
a. Điểm đạt được:
Dịch vụ khách hàng được thực hiện khơng chỉ sau khi giao hàng tới khách hàng mà cịn phải thực hiện ngay cả trước và trong khi giao dịch với khách hàng.
Tất cả các khiếu nại của khách hàng đều được nhân viên chăm sĩc khách hàng tiếp nhận qua đường dây nĩng của cơng ty sau đĩ thống kê và báo lại cho phịng kinh doanh và Ban giám đốc. Ban giám đốc cơng ty sẽ họp các phịng ban và tìm giải pháp xử lý các khiếu nại của khách hàng đối với những khiếu nại liên
quanvấn đề nghiêm trọng, cịn những khiếu nại liên quan đến giá cả, chiết khấu, chủng loại sản phẩm và những khiếu nại đơn giản nhân viên chăm sĩc khách hàng sẽ tự giải thích với khách hàng.
Hàng năm, cơng ty tổ chức du lịch nước ngồi, gặp gỡ tặng quà cho các khách hàng lớn để thắt chặt mối quan hệ hợp tác.
b. Hạn chế:
Do hình thức kinh doanh của cơng ty là B2B nên sản phẩm của cơng ty sẽ do nhà phân phối hoặc đại lý cung ứng đến tay người tiêu dùng cuối cùng, chính lý do này nên việc chăm sĩc khách hàng của cơng ty chưa thực sự tiếp cận đến người tiêu dùng cuối cùng, hầu như chỉ giải quyết khiếu nại từ phía nhà cung cấp về tỉ lệ chiết khấu, thắc mắc về các hoạt động giao hàng...
2.5.1.8 Thực trạng quản lý kho bãi của cơng ty theo tiêu chuẩn 5S:
Do cơng ty Thiên Nam chưa cĩ bộ phận, phịng ban chuyên về quản lý chất lượng và quy mơ cơng ty cịn nhỏ nên tác giả lựa chọn mơ hình thích hợp nhất áp dụng quản lý chất lượng kho bãi tại cơng ty đĩ là quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 5S.
a. Điểm đạt được:
- Cách thức sắp xếp, bảo quản hàng hố trong kho hàng Cơng ty TNHH Cơng
Nghệ Phẩm Thiên Nam (Kho Đào Duy Từ) được thực hiện theo quy trình:
+ Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng hố trong kho. Thủ kho là người đảm bảo các cơng cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng phù hợp và khơng làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ.
+ Trước khi cont hàng nhập mới về thủ kho sẽ được phịng kinh doanh thơng báo chi tiết số lượng hàng, ngày giờ nhập kho để thủ kho cĩ trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng.
+ Trong quá trình xếp dỡ, di chuyển hàng hố phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons.
+ Hàng hố được để trên palet, khơng xếp hàng hố ngồi trời mà bảo quản trong kho lạnh ở nhiệt độ từ 18 oC -> 25 oC do hàng hố của cơng ty chủ yếu là
socola dễ nĩng chảy. - Cơng tác lưu kho:
+ Nhân viên kho cập nhật số liệu từng loại hàng hố bao gồm màu, mùi, nhãn hàng, khối lượng, hạn sử dụng…
+ Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an tồn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình chữa cháy...để việc bảo quản hàng hố được thực hiện một cách tốt nhất.
+ Thiên Nam đang sở hữu hệ thống kho bãi với tổng diện tích mặt bằng 930 m², vị trí nằm ngay quận 10 thuận tiện cho việc lưu giữ và phân phối hàng hố vào khu vực Tp.HCM. Ngồi ra, kho của Thiên Nam được trang bị máy lạnh, thiết bị