- Quản trị bán hàng phải đạt kết quả cao biểu hiện qua doanh số và lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
a.Tổ chức lực lượng bán hàng:
- Phòng kinh doanh là một trong những đội ngũ chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức và bán hàng cho khách hàng. Dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh và giám sát của trưởng phòng kinh doanh cùng với đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện việc bán hàng thông qua quy trình xử lý một đơn hàng như sau:
Bước 1: Nhận yêu cầu báo giá:
- Hầu hết những đơn hàng mà Phi Mã nhận được là từ những khách hàng quen thuộc; tuy vậy việc báo giá là một yêu cầu cần thiết vì giá cả luôn biến động trên thị trường, thêm vào đó mỗi sản phẩm lại có những mức giá khác nhau do đó cần phải có đội ngũ nhân viên tiếp nhận các đơn hàng từ khách hàng.
Bước 2: Báo giá và theo dõi báo giá:
- Các đơn hàng nhận được sẽ được phân loại tùy theo nhà cung cấp và tùy đơn hàng sẽ có một trình tự thực hiện. khi có yêu cầu báo giá về một sản phẩm cụ thể thì bộ phận xử lý đơn hàng sẽ liên lạc với nhà cung cấp để biết được chính xác giá của sản phẩm ở thời điểm hiện tại. Sau đó liên lạc với khách và báo giá cụ thể các mặt hàng cho khách. Để biết được khả năng chấp nhận đơn hàng của khách thì bộ phận kinh doanh sẽ liên lạc và thăm dò ý kiến của khách đồng thời thuyết phục để khách có thể chấp nhận đơn hàng.
Bước 3: Nhận đơn hàng và kí hợp đồng:
- Sau khi thuyết phục khách sẽ tiến hành lập và kí kết hợp đồng mua bán. Tuy theo điều khoản hai thỏa thuận mà sẽ có những điều khoản ràng buộc hai bên về: thông số kĩ thuật, số lượng hàng, điều kiện vận chuyển, phương thức giao hàng và phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và một số điều khoản khác tùy vào đơn hàng và khách hàng có yêu cầu.
Bước 4:Đặt hàng nhà cung cấp và kí hợp đồng:
- Dựa vào đơn đặt hàng của khách mà công ty sẽ cân đối, chọn nhà cung cấp và đặt hàng với nhà cung cấp. Tương tự như bước 4, đơn hàng sẽ được đặt cho nhà cung cấp và cũng tiến hành kí kết hợp đồng và các diều khoản kèm theo.
Bước 5: Nhận hàng và giao hàng:
- Sau khi hợp đồng được kí kết, hàng sẽ được chuyển từ nhà cung cấp đến kho của công ty nhằm kiểm tra sản phẩm trước khi giao hàng.
Sau khi hoàn tất xong các thủ tục kiểm tra sản phẩm( tránh trường hợp thiếu hàng hay hàng không đúng chất lượng,….) nhằm tránh tình trạng mất hàng và tạo uy tín đối với khách hàng. Cuối cùng sẽ liên hệ với khách và giao hàng.
Bước 6: Hoàn tất các thủ tục về hóa đơn-chứng từ:
- Khi giao hàng cho khách sẽ có phiếu xuát kho rõ ràng. Sau khi khách nhận được hàng sẽ tiến hành các thủ tục về hóa đơn-chứng từ vơí khách hàng và nhà cung cấp. Làm quyết toán cho khách hàng (nếu có) đồng thời xuất hóa đơn và thu hồi công nợ.