Cỏc Hồ sơ gốc (Record Book ) và cỏc Sổ biờn bản (Minute Book) được gửi tới Văn phũng Đăng ký Scotland để cho cụng chỳng cú thể tra cứu lấy thụng tin. Như vậy một lượng lớn hồ sơ và giấy tờ phải được lưu giữ lõu dài. Trong hệ thống đăng ký quyền, cỏc văn tự chỉ cần lưu trữ một thời gian cần thiết để nhập thụng tin vào hệ thống sổ đăng ký và phục vụ thẩm tra.
Văn tự giao dịch sau khi được đúng dấu đăng ký sộ được đúng dấu chớnh quyền (official stamp) trờn từng trang và trao lại cho người nộp hồ sơ.
2. ĐĂNG Kí VĂN TỰ GIAO DỊCH Ở MỸ
Đăng ký văn tự giao dịch của Mỹ cú mục tiờu "trỏnh những vụ chuyển nhượng cú tớnh gian lận, để đảm bảo cho bất kỳ người nào muốn thực hiện giao dịch cũng cú thể biết cú những quyền tài sản (estate) và lợi ớch (interest) nào thuộc về hoặc liờn quan tới mảnh đất hoặc ngụi nhà cụ thể". Việc đăng ký văn tự giao dịch được triển khai lần đầu tiờn theo Luật Đăng ký của Mỹ năm 1640 và đó được phỏt triển ra toàn Liờn bang.
Cỏc điều luật về Đăng ký được phõn loại theo cỏch thức mà nú giải quyết cỏc vấn đề về quyền ưu tiờn (priority) và nguyờn tắc nhận biết (notice). Cỏc điều luật được chia thành 3 loại: quy định quyền ưu tiờn theo trỡnh tự (race statutes), quy định về quyền ưu tiờn theo nguyờn tắc nhận biết (notice statutes) và quy định hỗn hợp (race-notice statutes).
Điều luật theo nguyờn tắc trỡnh tự dành quyền ưu tiờn cho giao dịch đăng ký trước. Một giao dịch được đăng ký sẽ thắng một giao dịch chưa được đăng ký dự cho giao dịch chưa đăng ký được thực hiện trước. Điều này dễ bị lợi dụng để thực hiện cỏc giao dịch cú yếu tố gian lận.
Điều luật theo nguyờn tắc nhận biết ( notice) : khụng dành quyền ưu tiờn cho trỡnh tự đăng ký. Người mua nếu khụng biết được (khụng được thụng tin ) về cỏc tranh chấp quyền lợi liờn quan tới bất động sản mà người ấy mua thỡ vẫn được an toàn về phỏp lý.
Điều luật hỗn hợp phối hợp cả 2 nguyờn tắc trờn và là một bước phỏt triển lụ gic với cỏc quy định như sau: Một người mua sau được quyền ưu tiờn so với người mua trước nếu khụng biết về vụ giao dịch trước và người mua sau phải đăng ký trước.
Cũng như đặc điểm chung của đăng ký văn tự giao dịch, hệ thống này ở Mỹ, dự theo nguyờn tắc ưu tiờn trỡnh tự đăng ký hay theo nguyờn tắc khỏc, vẫn là một hệ thống đăng ký chứng cứ về cỏc quyền chứ chưa phải bản thõn cỏc quyền. Người mua vẫn phải điều tra một chuỗi cỏc văn tự của cỏc vụ mua bỏn trước và phải điều tra tại chỗ xem người bỏn cú đỳng là chủ sở hữu và hoàn toàn cú quyền bỏn hay khụng.
3. HỆ THỐNG ĐĂNG Kí VĂN TỰ GIAO DỊCH ĐẤT ĐAI Ở HÀ LAN
Hệ thống đăng ký đất đai ở Hà Lan là một hệ thống đăng ký văn tự giao dịch nõng cao. Trờn cơ sở Hệ thống hồ sơ đăng ký văn tự giao dịch đó được duy trỡ hàng trăm năm, khi cú một giao dịch được đăng ký, hệ quả phỏp lý của giao dịch đú tức là tỡnh trạng phỏp lý hiện hành của đất đai sau khi thực hiện giao dịch (actual legal situation) được rỳt ra và đăng ký vào một hệ thống hồ sơ riờng biệt một cỏch cú hệ thống và theo trỡnh tự chặt chẽ (theo hệ thống thửa đất), hệ thống đăng ký này gọi là Dutch Cadastre (Hệ thống địa chớnh Hà Lan). Sự chuẩn xỏc của hệ thống đăng ký văn tự giao dịch kết hợp với hồ sơ địa chớnh mang lại hiệu
giao dịch phụ thuộc chủ yếu vào 2 yếu tố, đú là việc duy trỡ hệ thống hoạt động liờn tục và quy trỡnh phỏp lý xỏc định chủ quyền (land adjudication). Việc xỏc định chủ quyền (land adjudication) ở đõy được hiểu là một quỏ trỡnh mà tất cả cỏc quyền đang tồn tại liờn quan đến một thửa đất được khẳng định một cỏch dứt khoỏt, đỳng thẩm quyền để thực hiện việc đăng ký. Cần phõn biệt khỏi niệm xỏc định quyền và xỏc lập quyền (grant/establish a title). Xỏc định chủ quyền được thực hiện đối với quyền đang tồn tại, cũn xỏc lập quyền là việc tạo ra một quyền mới mà trước đú chưa cú. Hệ thống đăng ký đất đai hiện nay ở Hà Lan là một hệ thống đăng ký nhà nước, do cơ quan nhà nước thực hiện. Tuy nhiờn, do hệ thống này vận hành cú hiệu quả kinh tế, phớ dịch vụ thu được của hệ thống (khụng tớnh thuế đất đai nộp vào ngõn sỏch) lớn tới mức đủ để hệ thống cơ quan này hoạt động theo nguyờn tắc tự chủ về tài chớnh (finance automomy).
4. HỆ THỐNG ĐĂNG Kí QUYỀN CỦA ANH
Ở Anh, do lịch sử sử dụng đất lõu dài nờn hầu như khụng thể tỡm lại được chứng cứ về chủ quyền gốc - được hiểu là chứng cứ hợp phỏp về việc mảnh đất cụ thể được cắt từ đất cụng (Crown land or State land) để giao cho một đối tượng cụ thể. Cỏc tài liệu mụ tả, sơ đồ thửa đất, cỏc dấu mốc hoặc địa vật dựng để xỏc định ranh giới trờn thực địa cũng khụng đầy đủ, hoặc nếu cú cũng khụng phải bao giờ cũng đảm bảo độ chớnh xỏc hay xỏc thực.
Khi xem xột một hồ sơ đó cú chủ quyền xin đăng ký lần đầu tiờn vào hệ thống đăng ký đất đai phải xem xột cả 2 khớa cạnh chủ quyền (nội dung phỏp lý) và ranh giới thửa đất (nội dung kỹ thuật) trờn cơ sở tất cả cỏc chứng cứ cú thể cú.
5. ĐĂNG Kí QUYỀN Ở SCOTLAND
Hệ thống đăng ký văn tự giao dịch ở Scotland hoạt động rất hiệu quả xột trờn gúc độ đảm bảo an toàn phỏp lý cho cỏc giao dịch, tớnh cụng khai và thuận tiện trong tiếp cận hệ thống, tuy nhiờn chi phớ đăng ký cho một vụ giao dịch ở Scotland đắt gấp 3 lần ở Anh (England) là nơi ỏp dụng hệ thống đăng ký quyền. Mặt khỏc, nguồn nhõn lực làm việc cho hệ thống dăng ký văn tự giao dịch ở Scotland khụng đỏp ứng được khối lượng cụng việc lớn do cú nhiều vụ giao dịch hàng năm. Vỡ những lý do trờn, chớnh quyền Scotland đó quyết định thay thế hệ thống đăng ký văn tự giao dịch bằng hệ thống đăng ký quyền. Hệ thống đăng ký quyền được triển khai với cỏc yờu cầu sau:
- Kế thừa ưu điểm của hệ thống đăng ký văn tự giao dịch về cỏc phương diện đảm bảo an toàn phỏp lý cho cỏc giao dịch, đảm bảo tớnh cụng khai và tiếp cận thuận tiện ;
- Tiết kiệm thời gian trong việc xử lý cỏc vấn đề phỏp lý và tiết kiện chi phớ cho cụng dõn;
- Phải đảm bảo tớnh liờn tục trong giai đoạn chuyển tiếp;
- Phải đảm bảo lợi ớch của cỏc chủ đất lõn cận khi tiến hành đăng ký quyền đối một mảnh đất cụ thể. Giải phỏp thực hiện việc này là tiến hành việc xỏc định quyền của cỏc chủ lõn cận ngay từ đầu và đụng thời với việc xỏc định quyền của chủ sở hữu mảnh đất đem đăng ký.
Hệ thống này được Torrens đưa vào sử dụng ở Nam Uc năm 1858, chịu ảnh hưởng của hệ thống đăng ký quyền của Anh và hệ thống đăng ký tàu biển của Đức. Tuy nhiờn hệ thống Torrens đó cú chủ trương đưa việc đăng ký quyền đối với đất đai thành quy định bắt buộc. Đõy là một nhõn tố chớnh làm cho Hệ thống Torrens triển khai thành cụng ngay từ đầu. Theo Luật Bất động sản Nam ỳc 1858 ( South Australia Real Property Act 1558) đất cụng (Crown land) khi được giao cú thời hạn (leasehold) sau ngày 01 thỏng 7 năm 1858 đều phải đăng ký theo hệ thống Torrens. Vào thời điểm đú ở Nam Uc đất cụng (crown land) chưa giao cũn chiếm tỷ lệ rất lớn, việc khai khẩn lập đồn điền cũng đang phỏt triển mạnh, do đú số lượng cỏc vụ đăng ký vào hệ thống Torrens rất lớn. Phần lớn đất mới giao nờn việc xỏc định nguồn gốc phỏp lý rất dễ dàng. Những đặc điểm chủ yếu của Hệ thống Đăng ký đất đai và bất động sản của Uc (Hệ thống Torrens):
- Bằng khoỏn được đảm bảo bởi Nhà nước - Hệ thống đăng ký đơn giản, an toàn và tiện lợi
- Mỗi trang của sổ đăng ký là là một tài liệu duy nhất đặc trưng cho hồ sơ hiện hữu về về quyền và lợi ớch được đăng ký và dự phũng cho đăng kyd biến động lõu dài
- Bằng khoỏn đất là một văn bản được trỡnh bầy dễ hiểu cho cụng chỳng
- Sơ đồ trớch lục thửa đất trong bằng khoỏn cú thể dễ dàng kiểm tra, tham khảo - Giỏ thành của hệ thống hợp lý, tiết kiệm được chi phớ và thời gian xõy dựng
- Hệ thống được xõy dựng trờn nền tảng cụng nghệ thụng tin hiện đại , dễ dàng cập nhật ,tra cứu cũng như phỏt triển đỏp ứng yờu cầu quản lý và sử dụng
Hệ thống Torren đó được ỏp dụng thành cụng ở nhiều nơi trờn thế giới : sau đú được phổ biến trờn toàn Uc và một số quốc gia trờn thế giới như New Zealand, Malaixia, Bruney, Fiji, Kenya, Uganda, Morocco, Tunis, Syria, Senegan, Sudan, Guinea, Congo, Ivory Coast, Trinidat-Tobago, Jamaica, một số bang của Mỹ như California, Colorado, Georgia, Virginia, Washington ...