Trong thời gian tới để có thể giảm thiểu được rủi ro về mặt tài chính đối với các khoản nợ phải thu của khách hàng, công ty nên tiến hành trích lập dự phịng đối với các
khoản nợ phải thu khó địi. Việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi phải đảm bảo tuân thủ theo quy định của thông tư 228/2009/TT – BTC ngày 07/12/2009.
Căn cứ để lập dự phịng nợ phải thu khó địi:
Khoản nợ có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ ghi trên hợp đồng kinh tế, các chứng từ khác.
Những khoản nợ quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các cam kết nợ khác.
Nợ phải thu chưa đến hạn nhưng tổ chức (doanh nghiệp tư nhân, hơp tác xã, ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc người nợ mất tích, bỏ trốn.
Cơng ty cần dự kiến mức hao hụt có thể xảy ra, tiến hành lập dự phịng cho khoản thu khó địi, kèm chứng từ minh chứng các khoản nợ khó địi. Cơng ty có thể trích lập dự phịng theo quy định như sau:
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1 năm: mức dự phòng là 30% giá trị khoản nợ phải thu.
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến 2 năm : mức dự phòng là 50% giá trị khoản nợ phải thu.
Đối với khoản nợ từ 2 năm đến 3 năm: mức dự phòng là 70% giá trị khoản phải thu.
Đối với khoản nợ từ 3 năm trở lên: mức dự phòng là 100% giá trị khoản phải thu. Đối với khoản nợ phải thu chưa đến hạn nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể…thì cơng ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để lập phịng.
Để hạch tốn khoản dự phịng nợ phải thu khó địi sử dụng tài khoản 1592 “Dự phịng phải thu khó địi”.
Kết cấu:
Bên nợ:
-Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi. -Xóa các khoản dự phịng phải thu khó địi.
Số dư bên có: số dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch tốn:
Cuối kỳ kế tốn năm, cơng ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế tốn tính xác định số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hạch tốn vào chi phí:
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592: Dự phịng phải thu khó địi
Nếu khoản dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phịng đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hồn nhập ghi giảm chi phí:
Nợ TK 1592 : Dự phịng nợ phải thu khó địi Có TK6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là thực sự khơng địi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản này phải theo chính sách tài chính hiện hành (thơng tư 228/2009/TT-BTC). Căn cứ vào quyết định xóa nợ các khoản phải thu khó địi kế tốn ghi:
Nợ TK 1592 : Dự phịng nợ phải thu khó địi (nếu đã lập dự phịng) Nợ TK6422 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phịng)
Có TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 138 : Phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên nợ Tk004 “ Nợ khó địi đã xử lý”. Tuy nhiên đối với các khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xóa nợ này kế tốn vẫn phải theo dõi trong thời hạn tối thiểu 10 năm, tối đa 15 năm kể từ ngày bắt đầu xử lý.
Đối với các khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xóa nợ nếu sau đó thu hồi được kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Nợ TK 111, 112,...
Có TK 711 : Thu nhập khác