2.1.2.1Lựa chọn nhà cung cấp a.Chào hàng cạnh tranh
Đối với mặt hàng dầu, Công ty đã lựa chọn phương thức chào hàng cạnh tranh, cụ thể như sau:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi thư mời thầu cho các đối tác khác nhau. Trong thư mời thầu quy định rõ số lượng, chất lượng, thời gian dỡ hàng, phương thức thanh toán, thời gian chào thầu và hiệu lực của thư chào thầu. Các đối tác nhận
được thư mời thầu và gửi thư chào thầu cho Công ty vào ngày giờ quy định. Căn cứ vào các thư chào thầu này, phòng nhập khẩu làm báo cáo lựa chọn ra một nhà cung
cấp có giá bán thấp nhất để trình Giám đốc duyệt, sau đó gửi thư chấp nhận cho bên bán đó và thương thảo các điều khoản cụ thể của hợp đồng rồi đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc đàm phán giá và điều kiện hợp đồng được gửi qua fax, những thoả thuận qua điện thoại sau đó phải có xác nhận bằng văn bản/fax.
Ưu điểm của phương pháp này: Công ty căn cứ vào kết quả chào hàng của các đối tác nước ngồi, tìm ra đối tác có giá cạnh tranh nhất, đồng thời tham khảo giá các đối tác khác đăng ký ở cùng thời điểm và chủ động thương thảo thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…
b.Đàm phán và ký kết hợp đồng dài hạn
Việc đàm phán giá cả và đàm phán hợp đồng do Giám đốc chủ trì, với sự tham gia của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phương thức này là trực tiếp đàm phán, Công ty có thể cử đồn đi đàm phán tại nước ngoài hoặc mời đối tác sang đàm phán. Năm 2005 và 2006, đối với mặt hàng xăng A90 và A92 về Tp.Hồ Chí Minh, Cơng ty ký hợp đồng xăng dài hạn 6 tháng/lần với công ty PTT Thái Lan, công ty Daewoo Hàn Quốc, công ty Success Singapore. Đối với mặt hàng xăng về cảng Đà Nẵng và Hải Phịng, cơng ty ký hợp đồng dài hạn trong cả năm với Công ty Hồng Kông.
Ưu điểm của phương pháp này:
-Trước hết, xét về mặt địa lý Thái Lan là một nước gần với Tp.Hồ Chí Minh nhất, sau đó là Singapore. Trung Quốc là một nước gần Hải Phòng và Đà Nẵng. Việc lựa chọn bạn hàng ở vị trí gần với các kho cảng của Cơng ty tại 3 khu vực hết sức thuận lợi cho cước phí vận tải. Vì vậy, Cơng ty ln ký được hợp đồng xăng về 3 cảng với giá rẻ hơn so với đa số các đầu mối nhập khẩu xăng trong cả nước.
-Thứ hai, công ty Sinopec Hồng Kông và công ty PTT Thái Lan là hai bạn hàng truyền thống của Công ty. Họ là những cơng ty xăng dầu lớn trong khu vực, có nhà máy lọc dầu, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty trong hai năm qua. Với phương pháp ký hợp đồng dài hạn, Công ty tránh được các rủi ro về biến động giá cả trong những thời điểm giá quốc tế biến động, đảm bảo nguồn hàng ổn định có xuất xứ rõ ràng và chất lượng tốt.
- Mở thư tín dụng L/C
L/C được mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đă quy định trong hợp đồng. Phịng kế tốn chủ trì với sự phối hợp của phịng nhập khẩu yêu cầu đơn vị, đại lý đặt hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo khả năng thanh tốn, nếu Cơng ty chưa huy động đủ tiền để thanh toán khối lượng hàng nhập thì tiến hành vay ngân hàng. Phịng kế tốn có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển phòng kế hoạch tổng hợp để cân đối phù hợp kế hoạch hàng và trình Giám đốc và Kế tốn trưởng duyệt để L/C được mở theo đúng kế hoạch. Nội dung xin mở phải theo đúng nội dung các điều khoản trong hợp đồng.
- Thanh toán tiền hàng
Cũng như các đầu mối nhập khẩu xăng dầu khác, Công ty áp dụng phương thức giá cả: giá MOPS (hay còn gọi là giá Platt Singapore) + premium (cước phí vận tải) xxx USD/thùng. Phương thức thanh toán trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty là thanh tốn bằng thư tín dụng khơng huỷ ngang 30 ngày kể từ ngày nhận được vận đơn. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà ngân hàng yêu cầu xác nhận thanh tốn, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc xin chấp nhận hoặc từ chối thanh toán, việc thanh tốn sẽ được phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo tiếp xin Giám đốc duyệt khi có biên bản giám định cuối cùng của cơ quan giám định.
Đối với phương thức thanh toán bằng TTR việc thanh toán tiền hàng chỉ được thực hiện khi hàng đã được cơ quan giám định chất lượng, xuất xứ, bảo hiểm giám định trên cơ sở kết quả giám định hoặc đơn vị đặt hàng đã xác nhận đủ và đúng hàng hoá theo chứng từ đơn hàng (B/L, Invoice, Packing list…)
- Khiếu nại đòi bồi thường
Việc khiếu nại đòi bồi thường tổn thất thuộc trách nhiệm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, mất mát, Phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc cung cấp đầy đủ, đúng và kịp thời hồ sơ chứng từ liên quan đến vụ khiếu nại.
-Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, thanh tốn nhầm lẫn…phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hồ sơ khiếu nại bên bán.
-Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập đơn khiếu nại hãng tàu vận tải.
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất (như biên bản giám định, COR hay CSC…), hoá đơn, vận đơn đường biển…
Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng thì Cơng ty sẽ khiếu nại lên Trung tâm trọng tài Quốc tế tại Singapore (khi có thoả thuận trọng tài).
- Giao nhận hàng
Để đảm bảo phối hợp giữa các phịng của Cơng ty và bên đối tác dưới sự chỉ đạo thống nhất của Ban Giám đốc Cơng ty trong việc giao nhận hàng, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân theo những quy định sau:
Chậm nhất 5 ngày trước khi tàu đến cảng, phịng nhập khẩu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ giao nhận hàng cho bên đối tác để làm thủ tục nhận hàng. Khi nhận được chứng từ giao hàng, phòng KDXNK phải kiểm tra lại ngay để phát hiện những thiếu sót cần phải sửa đổi, bổ sung để kịp thời hồn tất.
Phịng KDXNK có nhiệm vụ thông báo cho hệ thống đại lý và Chi nhánh ngày chính thức giao hàng.
Chậm nhất 3 ngày Chi nhánh phải gửi về Công ty biên bản, hồ sơ giao nhận hàng để các phịng của Cơng ty thực hiện các khâu tiếp theo.
Các phịng của Cơng ty phải kết hợp chặt chẽ với Chi nhánh, đại lý để thực hiện tốt việc giao nhận hàng.