II. NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA PHÒNG NHÂN LỰC TRONG
3. Chế độ làm việc nghỉ ngơi
Trung tâm vẫn duy trì chế độ làm việc ca, 1 ca 8 tiếng. Với công nhân khai thác thời gian làm việc cao nhất lúc 15h chiều đến 4h sáng vì lúc này các chuyến thư ở các bưu cục được chuyển về cần được khai thác, xử lý. Đặc biệt có những chuyến thư về ban đêm cần khai thác kịp thời cho chuyến vận chuyển sáng mai. Vì đặc thù cơng việc như vậy nên cơng nhân khai thác được bố trí theo ca, kíp nhưng vẫn đảm bảo ngày 8 tiếng, giữa ca nghỉ 30 phút (nếu làm việc đêm nghỉ 45 phút)
Riêng công nhân lái xe không theo giờ cố định, họ được phân cơng chạy theo hành trình đường thư.
4.Phân cơng và hiệp tác lao động
Do tính chất cơng việc nên vấn đề phân công và hiệp tác lao động rất cần thiết để đảm bảo thời gian không chậm trễ, không bị tiết lộ thông tin, nhưng trên thực tế công tác này còn nhiều hạn chế. Nếu như công việc đều đặn thì phân cơng hiệp tác lao động ở trung tâm rất tốt. Công việc giữa các khâu trong cơng nghệ khai thác và q trình vận chuyển phối hợp nhịp nhàng, năng suất lao động cao. Song khi công việc dồn dập đặc biệt là về ban đêm thì sự phối hợp này lại khơng ăn khớp, người cơng nhân phải làm việc với cường
độ cao, kết thúc giai đoạn cơng nghệ này có thể phải làm luôn cả giai đoạn công nghệ khác (công nhân khai thác) để kịp thời giao cho quá trình vận chuyển. Hầu như công nhân khai thác phải làm toàn bộ các khâu trong quy định công nghệ, gây tâm lý căng thẳng và mệt mỏi. Đây là một vấn đề mà trung tâm cần có biện pháp khắc phục vì những thời gian này lại rất cần sự phân công lao động và hiệp tác lao động để không những công nhân làm việc với cường độ cao mà còn đạt được năng suất lao động cao hơn nữa.
PHẦN III
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG
NGUỒN LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP
1. Phân tích cơng việc
Để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động sản xuất của trung tâm thì một trong những cơng tác quan trọng đó là phân tích cơng việc.
Phân tích cơng việc sẽ làm cho trung tâm có những lợi điểm sau:
- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp; thuyên chuyển; và thăng thưởng cho người lao động.
- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiêm của cơng việc.
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thang thưởng. - Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hố cơng việc và từ đó giúp các cấp lãnh đạo trung tâm có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
- Giảm bớt số người phải thay thế do thiếu hiểu biết về cơng việc hoặc trình độ của họ.
- Tạo cơ sở để cấp lãnh đạo và người cơng nhân hiểu nhau hơn. Trung tâm có thể tiến hành phân tích cơng việc như sau:
Thành phần tham gia vào phân tích bao gồm: chuyên viên, công nhân và cấp quản trực tiếp như đội trưởng, kiểm soát viên.
Trước khi phân tích cơng việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ công việc càng nhiều càng tốt, bằng cách sử dụng bảng câu hỏi cho công nhân bao gồm các thông tin sau: tên, tuổi, chức vụ, nhiệm vụ, mục đích của cơng việc, khối lượng cơng việc hoặc số lượng sản phẩm… Thứ hai, có thể quan sát đặc biệt đối với công việc khai thác ở trung tâm chủ yếu là lao động thủ công
bằng chân tay. Ngồi ra cịn có thể phỏng vấn để lấy thơng tin về cơng việc, phỏng vấn cả công nhân lẫn đội trưởng, quản đốc.
Sau khi hoàn thành bản phân tích cơng việc , nhà phân tích phải soạn thảo hai tài liệu cơ bản đó là bản mơ tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau: 1. Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành .
2. Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ. 3. Các tiêu chuẩn hồn thành cơng việc.
4. Các điều kiện làm việc và các rủi ro có thể xảy ra
5. Số người làm việc đối với từng công việc và các mối quan hệ tường trình báo cáo.
6. Máy móc và thiết bị để thực hiện cơng việc đó.
Từ bản mơ tả cơng việc, nhà phân tích xây dựng bản mơ tả tiêu chuẩn công việc:
1. Dữ liệu tổng quát: công việc được thực hiện ở bộ phận nào, tên công việc, quyền hạn và trách nhiệm.
2. Bản chất công việc: công việc được thực hiện ở đâu, có cực nhọc về thể xác hay khơng , nó được thực hiện ở tư thế ngồi hay đứng…
3.Trả lương: nên trả lương theo phương pháp nào? Mức lương là bao nhiêu? Những khoản tiền giờ làm phụ trội, tiền thưởng, tiền chia lời và tiền trợ cấp là bao nhiêu.
4. Đều khoản huấn luyện: huấn luyện người lao động ở đâu và làm thế nào để thực hiện cơng việc đó.
5. Cơ hội thăng thưởng : các lý do thăng thưởng , thời hạn thăng thưởng. 6. Các tiêu chuẩn của người cơng nhân: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết, giới tính, đặc tính cá nhân, tuổi tối đa, tối thiểu, trí thơng minh, tốc độ nhanh nhẹn, sự chính xác, trung thực, tính cẩn thận và tỉ mỉ.
Cơng tác phân tích cơng việc được nêu ra rất phù hợp với thực tế của trung tâm, công tác này giúp cho trung tâm có kế hoạch tuyển chọn và bố trí lao động đúng người đúng việc. Xác định được yêu cầu công việc để tăng cường đào tạo, phát triển công nhân, có chính sách trả lương hợp lý… nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
2 . Tuyển chọn và bố trí lao động
Tuyển chọn và bố trí lao động hợp lýlà một trong những vấn đề quan trọng trong nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của trung tâm. Để có cơ sở tuyển chọn thì người làm cơng tác quản lý phải có những đánh giá chất lượng của công nhân thông qua việc đánh giá thực hiện công việc. Từ đó mới có đủ thơng tin về cơng nhân của mình có đủ năng lực, trình độ hay khơng để bố trí hợp lí , thăng thưởng đề bạt kịp thời hay phải đào tạo, thuyên chuyển sang làm việc khác. Mặt khác người làm công tác quản lý lao động phải biết kết hợp các chuyên viên trong trung tâm đánh giá đúng thực trạng sản xuất kinh doanh của trung tâm từ đó đề ra nhu cầu về hiện tại và tưoưng lai để tyuển thêm lực lượng lao động vào trung tâm đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ bưu chính của khách hàng.
Cơng việc tuyển chọn địi hỏi phải có phương pháp đúng đắn. Người thực hiện tuyển chọn phải có đủ hiểu biết về chun mơn kỹ thuật ứng với vị trí tuyển chọn. Điều quan trọng là phải có đủ thời gian và tài chính thì cơng tác tuyển chọn mới có hiệu quả.
Việc tuyển chọn lao động là lựa chọn những người phù hợp với tính chất và yêu cầu công việc. Trung tâm nên đưa ra các tiêu chuẩn tuyển chọn đối với từng yêu cầu công việc. Ở đây ta đang đề cập tới vấn đề tuyển chọn lao động sản xuất. Trước tiên trung tâm nên lập một bảng tiêu chuẩn về cơng nhân nói chung: có khả năng nghề nghiệp phù hợp với cơng việc, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc được giao, có khả năng tếp tục bồi dưỡng chun mơn, có tính kỷ luật cao. Sau đó lập yêu cầu cho từng công việc cần tuyển lao
Người được tuyển nộp đơn
ứng viên bị bác bỏ Phỏng vấn sơ bộ
Xem xét mẫu đơn xin việc Trắc nghiệm
Phỏng vấn kỹ
Tham khảo và sưu tra lý lịch
Khám sức khoẻ Tuyển dụng lao động
động: khai thác, kiểm soát viên, lái xe, hộ tống viên…căn cứ vào bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc .
Công việc tuyển chọn được tiến hành theo bước sau:
Thông báo tuyển chọn
Tiến trình tuyển chọn được bắt đầu từ cuộc phỏng vấn để chọn các ứng cử viên theo yêu cầu của trung tâm. Bước kế tiếp bao gồm việc yêu cầu các ứng viên điũn vào mẫu đơn xin việc. Sau đó đánh giá xem các ứng viên có đáp ứng được yêu cầu của trung tâm không. Mẫuđơn xin việc được thiết kế
tốt và thích hợp sẽ có hiệu quả hơn bản sơ yếu lí lịch. Bước tiếp theo là các ứng viên phải qua một số trắc nghiệm về: kiến thức tổng quát, trắc nghiệm tâm lý, trí thơng minh, cá tính, trắc nghiệm năng khiếu, khả năng chuyên
mơn, sở thích nghề nghiệp và sau cùng là trắc nghiệm về chuyên môn hay công việc cụ thể.
Giai đoạn quan trọng là giai đoạn phỏng vấn sâu hay phỏng vấn tuyển dụng. Trong cuộc phỏng vấn sâu này thường thì đích thân trưởng đơn vị đang cần tuyển dụng lao động phụ trách phỏng vấn, phải tạo được bầu khơng khí phỏng vấn thoải mái. Mục đích của cuộc phỏng vấn này là nhằm kiểm tra lại tất cả những dữ kiện mà ứng viên đã cung câps thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt các giai đoạn lựa chọn . Thông qua đây người phỏng vấn có thể biết được ứng viên có đủ kiến thức hoặc trình độ đối với cơng việc sau này hay khơng và có quyết định tuyển dụng đúng đắn.
Hai giai đoạn cuối cùng là khám sức khoẻ và quyết định tuyển dụng. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng và bố trí sử dụng lao động theo phương phấp trên giúp trung tâm có hướng giải quyết tốt trong cơng tác tyển chọn lao động thời gian tới sao cho trung tâm có được một lực lượng lao động có đủ trình độ, khả năng và sức khoẻ để giải quyết tốt công việc của trung tâm. Công tác này thực hiện tốt trung tâm có thể sử dụng lao động có hiệu quả hơn góp phần nâng cao hiệy qủa sản xuất kinh doanh.
3.Đào tạo nâng cao trình độ chun mơn
Từ thực tế trung tâm, lao động sản xuất có sự khơng phù hợp về tuổi tác và trình độ cấp bậc. Cơng nhân lái xe có rất nhiều đang tập sự và ở cấp bậc một do vậy vấn đề ở đây là cần đào tạo naang bậc cho công nhân và bồi dưỡng bổ túc nghiệp vụ bưu chính để họ có thể đảm nhận được những tuyến đường thư dài. Vì những hành trình dài cần có sự an tồn cao và tốc độ, u cầu người lái xe phải có trình độ tay nghề vững và sức khoẻ. Mặt khác để thay thế cho những người lái xe coa tuổi, sức khoẻ không đảm bảo.
Do sự thay đổi cơ cấu nên công nhân lái xe kiêm luôn hộ tống viên cho nên trung tâm cần phải tiêu chuẩn hố cơng nhân lái xe sao cho tiêu chuẩn này hội tụ được cả hai yếu tố vừa là lái xe vừa là hộ tống viên, từ đó để có phương pháp đào tạo hợp lý.
Đối với công nhân khai thác cũng vậy, cần phải hoàn chỉnh tiêu chuẩn để xem xét thi lên bậc sao cho kết hợp được nhiều yếu tố thâm niên, tuổi tác, lý thuyết (sự hiểu biết về công việc), thực hành. Và mỗi năm có thể thi nâng bậc một lần. Đặc biệt có thể áp dụng hệ thống nâng bậc mới là không cần phải hết thời gian ở bậc một mới được lên bậc hai, mà có thể nâng bậc cho cơng nhân căn cứ vào khả năng thật sự, trình độ, đạo đức… để có thể bố trí vào cơng việc phù hợp với trình độ và sức khoẻ.
Về phương pháp đào tạo công nhân, trung tâm có thể tự mở các lớp nhắn ngày hoặc có thể cử cơng nhân đi học ở các trường chính quy. Mặt khác có thể áp dụng phương phấp kèm cặp tại nơi sản xuất. Phương pháp này thuận lợi khơng lãng phí lao động, những cơng nhân thâm niên lâu năm, nhiều kinh nghiệm có thể kèm cặp cơng nhân mới, bậc thấp. Ngồi ra trung tâm cần mở các lớp hướng về khách hàng để cho công nhân (giao dịch) hiểu biết hơn về phong cách phục vụ, hiểu biết được nhu cầu về khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, triển khai các dịch vụ mới .
Thời gian học tập có thể tổ chức vào những ngày đầu năm khi cơng việc cịn ít hoặc tổ chức nhiều ọt ngắn ngày xen kẽ. Đặc biệt trong năn nay trung tâm sẽ áp dụng quy trìng cơng nghệ mới kiểm sốt viên, trung tâm nên tổ chức đào tạo ngay để kịp thời đưa vào quá trìng sản xuất.
Thực hiện chương trình đào tạo sẽ giúp cho trung tâm có một lực lượng cơng nhân có trình độ tay nghề cao đảm bảo thực hiện cơng việc có hiệu quả. Đó cũng thể hiện hiệu quả sử dụng lao động của trung tâm.
4.Tạo động lực và khuyến khích trong lao động
Xây dựng các biện pháp khuyến khích người lao động có tinh thần trách nhiệm, hăng hái làm việc là nhiệm vụ quan trọng của những nhà quản lý và sử dụng lao động. Các biện pháp đó phải được xây dựng trên cơ sở kết hợp hài hoà các yếu tố vật chất và tinh thần người lao động .
Như chúng ta đã biết, mức thu nhập bình quân của công nhân trong trung tâm tương đối cao so với các doanh nghiệp khác. Đây chính là một điều
kiện khuyến khích người lao động muốn làm việc trong trung tâm. Tất nhiên đó cũng chính là kết quả của sự nỗ lựclàm việc của mỗi người lao động. Ngoài việc trả lương cao cho người công nhân, trung tâm cần có các khoản phụ cấp, thưởng phù hợp.
Về chế độ khen thưởng, mục tiêu của xét thưởng là công cụ cơ bản trong việc quản lý của trung tâm nhằm tăng thu nhập, thúc đẩy hoạt động và sáng kiến của người lao động. Đánh giá các đặc điểm mạnh yếu và nguyện vọng muốn tự hồn thiện mình. Xác định và lựa chọn chương trình đào tạo.
KẾT LUẬN
Với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay đòi hỏi người quản lý phải biết cách sử dụng người lao động có hiệu quả, muốn có một đội ngũ nhân sự hoạt động có hiệu quả, chúng ta phải biết tuyển mộ và phải chọn đúng người vào làm việc, phải biết sắp xếp và đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức như thế nào nhằm đạt hiệu quả tốt nhất… đang được mọi tổ chức quan tâm.
Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, động viên duy trì TNNS để đạt được mục tiêu của tổ chức. Với vai trò đặc biệt quan trọng và thật sự cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức hiện nay trong sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ và một môi trường kinh doanh luôn biến động, thì QTTNNS là phương tiện hữu hiệu nhất giúp cho tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra với sự hoạt động linh hoạt , hiệu quả của quá trình sản xuất hay hoạt động của mình.
Bộ phận TNNS đóng vai trị làm chính sách, cố vấn, cung cấp dịch vụ và kiểm tra cho cấp quản lý cao nhất.
Bộ phận nhân viên giữ vai trò chủ yếu trong việc đề ra chính sách liên quan đến TNNS trong tồn cơ quan và bảo đảm rằng các chính sách đó được thi hành trong toàn cơ quan. Các chính sách này có khả năng giả quyết các vấn đề khó khăn và giúp các cơ quan thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Bộ
phận nhân sự cịn đóng vai trị tư vấn và cố vấn cho các cấp quản trị khác. Nó cịn có vai trị cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho các bộ phận khác cũng như nhiệm vụ của bộ phận mình. Bộ phận nhân sự cịn tham gia quản trị các chương trình lương hưu, lương bổng, bảo hiểm, an toàn lao động…Và bộ phận nhân sự còn đảm nhận các chức năng kiển tra bằng cách giám sát các bộ phận khác có đảm bảo thực hiện các chính sách, các