1. Lập chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt; Số tiền bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ. Các chứng từ kế tốn được lập bằng máy tính phải đảm bảo nội dung theo quy định và tính pháp lý cho từng chứng từ kế toán.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
2. Kiểm tra chứng từ kế toán:
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập chung vào bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra tồn bộ chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện ra có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
4. Sổ sách kế toán
Áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định tại quyết định 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính. Ngồi ra Dự án có thể tự thiết kế các mẫu sổ, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý và để đáp ứng yêu cầu báo cáo gửi nhà tài trợ.
Sổ kế toán phải thiết kế và sử dụng trên máy vi tính, hàng tháng, quý được in ra và được Thủ trưởng, kế toán Dự án ký.
Tất cả các Tài khoản hạch toán sẽ được quy định bởi PPCO, phù hợp với các yêu cầu của IFAD và tiêu chuẩn sổ sách tài chính được áp dụng quốc tế. Các cơ quan thực thi Dự án các cấp cũng sẽ sử dụng các sổ sách kế toán riêng do PPCO quy định đối với các hoạt động do Dự án đầu tư.
Bộ phận Kế toán của PPCO sẽ chịu trách nhiệm xem xét theo định kỳ các tài khoản của cơ quan thực hiện Dự án để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu hiện hành của Chính phủ Việt Nam và được Quỹ IFAD chấp thuận (i) Sổ chi tiết theo dõi từng hợp phần (ii) Sổ theo dõi tổng hợp tài khoản Dự án.
Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt: Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngồi, khi sử dụng để ghi sổ kế tốn ở Việt nam phải được dịch ra bằng tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung khơng giống nhau thì phải dịch tồn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch tồn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi thì chỉ dịch những nội dung chủ yếu . Người dịch phải ký ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt và phải đính kèm với bản tiếng nước ngồi.
Hệ thống tài khoản hạch toán: Áp dụng Hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính.
(Hệ thống TK áp dụng kèm theo phụ lục số 04)
Báo cáo tài chính của các bên liên quan:
Hàng tháng, Ngân hàng phục vụ gửi báo cáo sao kê Tài khoản chỉ định (TKĐB) cho Cục quản lý nợ và Tài chính đối ngoại – Bộ Tài chính, PPCO.
Hàng tháng, quý, 6 tháng, cả năm, PPCO lập báo cáo tiến độ thực hiện kế hoạch, BCTC theo qui định của quỹ IFAD và Chính phủ Việt nam. Báo cáo phải
Danh mục và mẫu báo cáo tài chính:
STT Ký hiệu
biểu
Tên biểu báo cáo Kỳ hạn lập
báo cáo
1 B01-H Bảng cân đối tài khoản Quý, năm
2 B02-H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn Q, năm
3 F2-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Quý, năm
4 B04-H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm
5 B06-H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm
(Mẫu báo cáo tài chính theo phụ lục số 05) 5. Quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn: Thơng tin số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán; chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Bảo quản, lữu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ; tài liệu kế toán lưu giữ phải là bản chính; người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.