III. Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch của tổng công ty
3. Hoàn thiện phơng pháp lập kế hoạch.
Cơng tác lập kế hoạch có đi đợc đến đích là một kế hoạch sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp, sát với thi trờng mà doanh nghiệp đang hoạt động hay khơng, đều đó phụ thuộc rất lớn đến phơng pháp xây dựng kế hoạch mà doanh nghiệp đang áp dụng. Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế hoạch của doanh nghiệp cho thấy một vấn đề cần khắc phục tại doanh nghiệp là quy trình lập kế hoạch cịn bất cập, nó là ngun nhân dẫn tới kế hoạch lập ra cha sát với thực tế của doanh nghiệp, của thị trờng, các kế hoạch khi so sánh với mức thực hiện thì thực hiện kế hoạch đa số là vợt mức mà thậm chí cịn vợt với tỷ lệ rất cao. Điều này nói lên rằng kế hoạch lập ra khơng sát với thực tế của doanh nghiệp đang hoạt động vì một kế hoạch sát với thực tế, kế hoạch khả thi thì khi đợc đa vào thực hiện nó cũng hồn tồn phù hợp với kế hoạch đề ra, các chỉ tiêu khơng vợt cũng khơng kém so với kế hoạch.
Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch Tổng công ty cần thực hiện đúng theo logic khoa học của hoạt động lập kế hoạch hiện nay: đó là
+ Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
+ Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng mà đợc phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành
nghiên cứu và thu đợc kết quả.
+ Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trớc, năm trớc từ đó mà có một kế hoạch đề ra sát với kỳ này.
+ Căn cứ vào số lợng cơng trình,đơn đặt hàng mà Tổng công ty đã ký đợc trong kỳ trớc và hiện tại. Chỉ tiêu này giúp cho nhà quản lý xem xét và đa ra đợc con số cụ thể chính xác cho kế hoạch của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của Tổng cơng ty hiện có.
+ Căn cứ vào số lợng và trang thiết bị máy móc mà Tổng cơng ty hiện có.
+ Căn cứ vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty .
+ Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Tổng công ty .
Phơng pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện. Đây là khâu cịn có một số khúc mắc trong công tác lập kế hoạch của Tổng công ty. Vậy Tổng công ty cần khắc phục những mặt sau đây:
+ áp dụng công tác và nâng cao chất lợng phơng pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc và sự thay đổi các chính sách vĩ mơ thờng xun. Nâng cao đợc chất lợng công tác này sẽ giúp việc đIều chỉnh kế hoạch hoạch kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trờng và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp.
+ Để làm tốt công tác này, Tổng cơng ty Chè Việt Nam nói chung và các cán bộ lập kế hoạch nói riêng cần thực hiện
các bớc của phơng pháp cân đối: B
ớc 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất: Vốn, trang thiết bị. Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lợng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thị trờng về các sản phẩm của Tổng công ty và các dự kiến chủ quan của Tổng công ty về lợi nhuận, chi phí, tiền lơng cơng nhân viên. Dựa vào các ngun tắc tính tốn, Tổng cơng ty sẽ có đợc những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố.
B
ớc 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của Tổng cơng ty về các yếu tố những con số này đợc thể hiện qua số liệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của Tổng công ty.
B
ớc 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt. Nhng nếu có sự chênh lệch nhiều địi hỏi phải có những điều chỉnh.
Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì Tổng cơng ty đầu t thêm năng lực, tuyển thêm ngời mua thêm thiết bị tăng năng suất lao động, tăng năng suất của thiết bị.
Nếu nhu cầu nhỏ hơn khả năng thì Tổng cơng ty sẽ có kế hoạch cắt giảm các nguồn lực hay tăng cờng các hoạt động marketing để tạo cầu.
Để phơng pháp cân đối đợc thực hiện tốt thì bản thân phòng kế hoạch- vật t và cán bộ kế hoạch không thể tiến hành đợc mà địi hỏi có sự phối hợp đồng bộ ở các lĩnh vực, các bộ phận trong và ngồi Tổng cơng ty.
Trớc hết ta phải có thơng tin dự kiến về sản phẩm của Tổng công ty về nhu cầu sản phẩm của Tổng công ty. Làm việc này là nghĩa vụ của cán bộ Marketing.
Sau đó là đánh giá cân đối trong từng bộ phận sẽ thuộc các phòng ban chức năng, phòng tổ chức cân đối lao động, phòng tài vụ: cân đối về vốn; phịng kế hoạch vật t- :cân đơí về trang thiết bị, nguyên liệu,…
Cân đối giữa các bộ phận và cân đối tổng hợp là nhiệm vụ của phòng kế hoạch vật t.
Việc cốt yếu nhất để kết quả cân đối chính xác là độ tin cậy của các kết quả về nghiên cứu, dự báo nhu cầu và đánh giá năng lực nội bộ Tổng công ty.