Khái niệm: Phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình máy tính dùng
để tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
- Q trình xử lý phải tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ hiện hành. - Độ chính xác đầu ra của kế tốn phụ thuộc vào yếu tố con người như kế tốn thủ cơng.
➢Chức năng, nhiệm vụ của kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán:
- Tổ chức mã hoá, phân loại các đối tượng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành, cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi nhầm lẫn các đối tượng trong q trình xử lý thơng tin tự động.
- Tuỳ theo yêu cầu quản lý để xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tổ chức tập hợp, kết chuyển, hoặc phân bổ CPSX theo đúng từng trình tự xác định.
- Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về CPSX và giá thành sản phẩm để chương trình tự động xử lý, kế tốn chỉ việc xem, in và phân tích CPSX và giá thành sản phẩm. Ngồi ra, có thể xây dựng hệ thống sổ báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản để thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích
➢Kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm:
Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, những cơng việc tiếp theo mà người làm kế toán máy phải thực hiện là:
- Xử lý nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, xử lý trùng lặp, mã hoá).
- Nhập dữ liệu:
+ Nhập dữ liệu cố định (nhập 1 lần): Lựa chọn phương pháp kế tốn hàng tồn kho (khai báo thơng số, nhập dữ liệu vào danh mục)
+ Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập liệu, các thơng báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, q trình sửa/ xố và phục hồi dịng dữ liệu.
- Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới hay xoá dữ liệu đã nhập.
- Xem và in sổ sách, báo cáo.
Công ty hiện đang ứng dụng vi tính trong việc tổ chức kế toán nhằm giúp cho việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, giảm bởt cơng việc kế tốn thủ công.
➢ Giới thiệu phần mềm kế tốn cơng ty CPXD Sông Ba sử dụng.
Phần mềm kế tốn áp dụng tại cơng ty là phần mềm kế toán MISA – Đây là phần mềm kế toán hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Trình tự các thao tác để vào làm việc trên phần mềm kế toán như sau:
Từ màn hình Windows, chọn biểu tượng “MISA”, kích đúp chuột trái vào biểu tượng, máy chuyển vào màn hình nhập mật khẩu chương trình. Tại khung cửa sổ mật khẩu, nhập tên người sử dụng, mật khẩu và mã đơn vị sau đó ấn “Enter”, máy chuyển đến màn hình giao diện của chương trình phần mềm kế tốn.
Trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế tốn ta thấy có các phần hành kế tốn liên quan ở mục của phân bổ nghiệp vụ.
Q trình hạch tốn khi áp dụng máy vi tính: kế tốn viên từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu nhập đựơc các chứng từ kế toán, sẽ tiến hành cập nhập số liệu ban đầu vào máy. Máy sẽ tự động xử lý vào các sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và các sổ cái tương ứng. Ngưới sử dụng sẽ mở các loại sổ theo yêu cầu quản lý và cơng việc u cầu có sẵn trong máy.
Phần mềm kế tốn MISA có tính năng chủ yếu là cập nhật các chứng từ ban đầu, tự vào các sổ cái và các sổ chi tiết tương ứng, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm giảm bớt các bước làm thủ công.
Riêng đối với việc kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thì trình tự kế tốn trên máy vi tính được tiến hành theo các bước sau:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất do máy tự động kết chuyển dựa trên số
liệu cập nhập ban đầu của kế toán viên.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để đánh giá sản phẩm làm dở dang
- Căn cứ vào yêu cầu của người cần thông tin, máy sẽ tự động xử lý và đưa ra thông tin theo yêu cầu.
Ưu điểm của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 ✓ Dễ tiếp cận, cài đặt và sử dụng.
✓ Mỗi phần hành chứa tất cả các thao tác liên quan trên cùng một danh mục giúp người sử dụng dễ sử dụng và thao tác
✓ Đáp ứng đầy đủ các nghiệp cụ kế toán doanh nghiệp và cập nhật các chế độ kế tốn tài chính, thơng tư hướng dẫn thuế, bảo hiểm mới nhất.
✓ Hệ thống mặc định sẵn tài khoản lưỡng tính
✓ Hỗ trợ khai thuế cho tất cả nghiệp vụ liên quan đến mua bán và tự động đưa lên bảng kê riêng trong giao diện.
✓ Nhập số dư ban đầu đơn giản.
✓ Có thể nhâp dữ liệu từ excel. Giúp cơng viêc của kế tốn nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
✓ Phần mềm tích hơp và cho phép in ra các loại hóa đơn, chứng từ cần thiết một cách nhanh chóng và tiện lợi. Nhiều mẫu hóa đơn chứng từ được tạo ra dựa trên các mẫu quy định của BTC.
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ mơ tả trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra.