- Cơng ty nên chọn hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo mơ hình vừa tập trung, vừa phân tán điều đó sẽ tạo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc. Ở mỗi đội cơng trình nên có các ban tài chính hạch tốn độc lập chịu sự giám sát của Kế tốn trưởng có thể hạch tốn các chứng từ ban đầu và lập các bảng chứng từ tổng hợp liên quan…giúp gánh nặng tại phịng kế tốn cơng ty được giảm bớt.
- Cơng ty cũng nên có một trang Web điện tử nội bộ giúp thông tin từ cơng ty tới các đội cơng trình hoặc ngược lại được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Đối với cơng trình gần, điều kiện cho phép cơng ty nên tổ chức định kỳ 10 - 15 ngày nhân viên kinh tế đội phải gửi toàn bộ chứng từ gốc đã tập hợp được cộng bảng kê chứng từ về phịng Tài chính - kế tốn của cơng ty. Đối với các cơng trình xa thì cứ cuối tháng các nhân viên kinh tế đội cũng phải gửi chứng từ về công ty chậm nhất là vào ngày mùng 4, mùng 5 của tháng sau.
2. Về công tác quản lý vật tư
* Do đặc trưng của ngành sản xuất xây lắp chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí (khoảng 80%) nên việc hạch tốn đúng khoản mục chi phí này là vơ cùng cần thiết. Trên thực tế công ty chỉ mở sổ chi tiết vật tư do đó để thuận lợi cho việc quản lý và xác định giá trị thực tế vật tư xuất dùng Công ty nên mở thêm các Sổ điểm danh vật tư. Sổ điểm danh vật tư có mẫu như sau:
Biểu số:21
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
STT Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tên nhà cung cấp
01 ST Thép Tấn
ST01 Thép 18 Tấn Tập đồn Hịa Phát
ST02 Thép 10 Tấn Thép Việt Nhật
02 XM Xi Măng Tấn
… … … … …
* Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư vào sản xuất kiểm tra được số liệu tiêu hao cho cơng trình, hạng mục cơng trình là đúng định mức hay vượt định mức công ty nên sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, có mẫu như sau: Biểu số: 22
Đơn vị :…….. Địa chỉ :……..
PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày….tháng….năm Số :…….. Nợ :……. Có :……. - Bộ phận sử dụng :……………….. - Lý do xuất :……………….. - Xuất tại kho :……………….. ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng
Ngày….tháng….năm…. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
* Phịng Kế tốn - tài chính cũng nên u cầu các nhân viên kinh tế đội lập Bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở các cơng trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVLTT thực tế phát sinh. Bảng kê có thể lập theo mẫu sau:
Biểu số: 23
Tên cơng ty :……………. Đội cơng trình :……………
BẢNG KÊ VẬT LIỆU CỊN LẠI CUỐI KỲ
Tháng….năm…. Tên cơng trình…………
Tiền lương thực tế phải trả CNTTSX Mức trích trước tiền
lương nghỉ phép = x Tỷ lệ trích trước
Tổng Cộng
3. Về công tác quản lý nhân công
* Hiện nay công ty đang sử dụng 2 tài khoản đê hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đó là TK 334 (Phải trả công nhân viên) áp dụng đối với công nhân thuộc biên chế công ty và TK 331 (Phải trả người bán) áp dụng cho lao động th ngồi. Việc hạch tốn này vẫn đảm bảo thể hiện đúng chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh nhưng lại làm việc theo dõi tình hình thanh tốn lương cho cơng nhân trở nên khó khăn vì phải hạch tốn trên 2 tài khoản trong khi TK 331 đã bao gồm rất nhiều khoản mục. Vì thế em đề xuất công ty nên mở các tài khoản chi tiết cho TK 334 như
- TK 3341 : Phải trả công nhân biên chế - TK 3348 : Phải trả lao động thuê ngồi + Khi hạch tốn chi phí kế tốn ghi:
Nợ TK 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Có TK 3341 - Phải trả cơng nhân biên chế Có TK 3348 - Phải trả lao động th ngồi + Khi thanh toán lương
Nợ TK 3341 - Phải trả công nhân biên chế Nợ TK 3348 - Phải trả lao động thuê ngoài Có TK 111,112… - Tổng tiền thanh tốn
* Cơng ty nên tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho cơng nhân trực tiếp thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình để tránh sự biến động về chi phí sản xuất. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép có thể tính như sau:
Trong đó tỷ lệ trích trước được xác định như sau:
Tỷ lệ trích trước
Tổng lương phải trả CNTTSX theo
100 =
Tổng số lương nghỉ phép của CNTTSX theo kế hoạch
+ Khi tiến hành trích trước kế tốn ghi: Nợ TK 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Có TK 335 - Chi phí phải trả
+ Khi tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 334 - Phải trả cơng nhân viên
+ Cuối niên độ kế tốn, nếu có sự chênh lệch giữa số đã trích và số thực tế phát sinh thi tiến hành xử lý như sau:
- Khi số trích trước lớn hơn số thực tế phát sinh: Nợ TK 622
Có TK 335
- Khi sơ trích trước nhỏ hơn số thực tế phát sinh: Nợ TK 335
Có TK 622
* Cơng ty nên tách phần BHXH,BHYT,KPCĐ ra khỏi khoản mục chi phí NCTT và cho nó và khoản mục chi phí SXC. Hàng tháng để tránh thiếu sót, nhầm lẫn cơng ty cũng nên trích BHXH,BHYT,KPCĐ cùng với việc phân bổ tiền lương cho các cơng trình hàng tháng.
4. Cơng tác quản lý máy thi cơng
Trên thực tế chi phí sửa chửa máy thi cơng của Cơng ty khi phát sinh tại cơng trình, hạng mục cơng trình nào thì được hạch tốn ngay vào TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi cơng của cơng trình đó. Việc hạch tốn như vậy là khơng chính xác vì nếu chi phí sửa chữa máy thi cơng có sự phát sinh lớn sẽ ảnh hưởng về giá thành của cơng trình xây lắp. Em đề xuất cơng ty nên trích trước vào chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Khi trích trước kế tốn ghi như sau:
Nợ TK 627 (Đối với nhiều TSCĐ dùng chung cho đội) Nợ TK 623 (Đối với máy thi công)
Nợ TK 642 (Đối với TSCĐ tại Công ty)
Chênh lệch Chênh lệch
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 111, 112, 152…
Nếu Cơng ty khơng tiến hành trích trước thì khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa máy thi cơng ta nên phân bổ dần chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Khi chi phí sửa chữa lớn phát sinh: Nợ TK 142, 242
Có 111, 112 + Khi phân bổ chi phí:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công Có TK 142, 242
5. Về hạch tốn chi phí bảo hành sản phẩm xây lắp
Để dành được hợp đồng kinh tế địi hỏi Cơng ty phải có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, chất lượng cơng trình tốt, tạo được uy tín đối với khách hàng. Bởi vậy Công ty nên đưa thêm chi phí bảo hành sản phẩm xây lắp nhằm tạo sự yên tâm cho khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho chủ đầu tư. Kế tốn hạch tốn chi phí bảo hành từng cơng trình xây lắp như sau:
+ Khi trích trước chi phí bảo hành: Nợ TK 647 - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả + Khi phát sinh chi phí bảo hành: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112
+ Hết thời hạn bảo hành, nếu cơng trình an tồn kết chuyển khoản trích chi phí bảo hành vào thu nhập khác:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 627 - Thu nhập khác