III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN
2. Những tồn tại trong nghiệp vụ nhập khẩu ở Cụng ty CP Xõy lắp cụng
nghiệp 68
Bờn cạnh những thế mạnh của mỡnh, Cụng ty CP Xõy lắp cụng nghiệp 68 cũn cú những hạn chế tồn tại cần phải giải quyết, xử lý.
- Khi cụng ty thắng thầu một cụng trỡnh, dự ỏn cung cấp thiết bị điện thỡ để tiến hành việc cung cấp thiết bị cho dự ỏn đú thỡ chủ nhiệm dự ỏn yờu cầu phũng kỹ thuật búc tỏch vật tư và đưa chỉ tiờu nhập khẩu cho phũng xuất nhập khẩu. Do đú việc này phụ thuộc rất nhiều vào trỡnh độ, năng lực của chủ nhiệm dự ỏn và của phũng kỹ thuật. Nếu như chủ nhiệm dự ỏn búc tỏch nhanh chúng, chớnh xỏc thỡ việc đặt hàng sẽ được suụn sẻ và thuận lợi. Cũn nếu chủ nhiệm dự ỏn tiến hành chậm, khụng chớnh xỏc thỡ việc thực thi sẽ chậm, làm giảm tiến độ, mất nhiều thời gian cho việc thay đổi.
- Kinh doanh trong cơ chế thị trường làm nảy sinh những vấn để bất cập của một bộ phận nguồn lực đồi hỏi cụng ty phải chỳ ý hoàn thiện. Trong cụng ty khụng phải tất cả cỏc cỏn bộ nghiệp vụ để cú thể đỏp ứng về trỡnh độ ngoại ngữ, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Thực trạng này đũi hỏi cụng ty phải quan tõm hơn nữa tới việc tuyển dụng, bồi dưỡng đội ngũ nhõn viờn.
- Về cụng tỏc nghiờn cứu thị trường: Cho đến nay, cụng ty vẫn chưa thành lập bộ phận nghiờn cứu thị trường riờng mà nhiệm vụ này do cỏc đơn vị kinh doanh phối hợp thực hiện nờn việc thu thập thụng tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiờn cứu nhu cầu khỏch hàng về cỏc mặt như thị hiếu, thúi quen tiờu dựng hoặc tõm lý mua hàng... chưa được cụng ty chỳ ý.
- Về cụng tỏc lựa chọn bạn hàng: Do tin tưởng vào uy tớn của cỏc bạn hàng cũ nờn cụng ty thường ớt chỳ ý tới cỏc hóng sản xuất kinh doanh mới bước
vào thị trường. Điều đú cú thể khiến cho cụng ty bỏ lỡ nhiều cơ hội làm ăn cú hiệu quả.
- Về cụng tỏc đàm phỏn, ký kết hợp đồng: Hiện nay, do đó cú quan hệ kinh doanh lõu dài với nhiều đối tỏc nờn cú một số thoả thuận hai bờn chỉ thực hiện bằng miệng, khụng cú văn bản hoặc nhiều trường hợp nội dung hợp đồng quỏ đơn giản. Điều này sẽ dẫn đến khi xảy ra tranh chấp thỡ khụng biết xử lý thế nào, lại phải tiến hành thương lượng, rất mất thời gian và cụng sức mà nhiều khi lại khụng giải quyết được.
- Việc thanh toỏn bằng L/C tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an toàn cho cả hai bờn, cú thể sử dụng phổ biến với cả bạn hàng cũ và mới nhưng thủ tục thanh toỏn và nhận tin cũn rườm rà. Nếu thay đổi bất kỳ một nội dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu một khoản phớ sửa đổi L/C cho ngõn hàng.
- Phần lớn cỏc hợp đồng nhập khẩu của cụng ty được ký kết theo cỏc điều kiện CIP, CIF và do vậy, cụng ty chưa khai thỏc, tận dụng được cỏc cơ hội kinh doanh về giỏ thành nhập khẩu trong việc mua bảo hiểm và thuờ tàu.
- Về thủ tục hải quan: Đõy là một trong những tồn tại thường làm ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động nhập khẩu của cụng ty.
Đơn cử với trường hợp cụng ty nhập lụ hàng vi mạch chuyển đổi nguồn (UPS module) và vi mạch vi xử lý (CPU module) cho mỏy ngắt điện tự đúng lặp lại bằng chõn khụng 38kV theo hợp đồng số 03-CT-106/VA-ABB INDUSTRY ký ngày 05/03/2007. Theo quy định trong hợp đồng thỡ điều kiện giao hàng là theo điều kiện DDP nhưng cỏn bộ hải quan UPS - Hà Nội vẫn khụng cụng nhận trường hợp giao theo điều kiện này vỡ trờn Invoice gửi kốm theo lụ hàng mà phớa nước ngoài gửi kốm chỉ ghi theo điều kiện DDP mà khụng núi rừ là theo Incoterm năm nào và trờn Invoice cú ghi thuế nhập khẩu bằng 0, chi phớ vận chuyển cũng ghi bằng 0 - dựa vào chi tiết này nờn cỏn bộ hải quan khụng cụng nhận đõy là hàng nhập theo điều kiện DDP và yờu cầu nhập theo điều kiện FOB (Chi tiết xem phần Phụ lục). Do vậy, phớa cụng ty lại phải yờu cầu bờn đối tỏc
làm thư xỏc nhận và làm cụng văn giải trỡnh. Điều này gõy mất rất nhiều thời gian, cụng sức nhất là những thiết bị mà cụng ty đang cần gấp.
Hay cú trường hợp hàng nhập khẩu của cụng ty chỉ là phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của mỏy cắt loại 24kV, hàng mới 100% theo hợp đồng số 03- CT-120/VA-ABB MALAYSIA ngày 22/09/2007, hoỏ đơn thương mại số 5400000095 ngày 22/12/2007 - đõy là loại linh kiện được ỏp vào mó HS 8535 30 19 với thuế nhập khẩu là 7,5% nhưng chi cục Hải quan Gia Lõm -Hà Nội khụng cụng nhận việc ỏp mó này và cho rằng đõy là loại hàng ỏp vào mó HS 8535 90 29 với thuế nhập khẩu là 20%. Để cú thể làm thủ tục thụng quan cho mặt hàng này cụng ty phải yờu cầu bờn đối tỏc cử chuyờn gia giỏm định đến xỏc nhận. Quỏ trỡnh này làm cho việc giao nhận của cụng ty gặp nhiều khú khăn, ảnh hưởng đến tiến độ thi cụng của cụng trỡnh, và hơn nữa làm cho phớa đối tỏc cú ấn tượng khụng tốt về thủ tục hành chớnh của nước mỡnh.
Tuy nhiờn cũng cú trường hợp mà việc nhận hàng tại hải quan là do chủ quan của doanh nghiệp như cỏn bộ phũng giao nhận vận chuyển khụng mang theo giấy giới thiệu của cụng ty hay chứng minh thư nhõn dõn.
Những lý do trờn khiến cho việc làm thủ tục hải quan bị giỏn đoạn, hàng hoỏ khụng luõn chuyển kịp thời, tăng chi phớ lưu kho, lưu bói hàng hoỏ.
- Việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hoỏ chưa thực sự đạt hiệu quả tối ưu. Theo hợp đồng nhập khẩu, người bỏn phải giao hàng phự hợp với quy định ghi trong hợp đồng và tranh chấp sẽ xảy ra khi hàng hoỏ khụng đỳng với quy cỏch, phẩm chất. Tuy nhiờn, cú nhiều trường hợp khi hàng hoỏ về kho mới phỏt hiện bị hư hỏng về phẩm chất. Điều này do lỗi của cỏn bộ nghiệp vụ chưa cẩn thận trong quỏ trỡnh kiểm tra hàng hoỏ, chỉ một sơ suất nhỏ đú cú thể làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khỏch hàng, nhất là cỏc hợp đồng mà khỏch hàng đó đặt trước với cụng ty. Do vậy, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận giảm, mất uy tớn và nhiều khi cũn làm cho cụng ty lỡ cơ hội kinh doanh.
Từ những tồn tại trờn mà trong 3 năm (từ năm 2005-2007) cú một số hợp đồng nhập khẩu bị vi phạm.
Bảng 9: Một số hợp đồng bị vi phạm. Số hợp đồng Nhà
cung cấp
Nội dung
vi phạm Nguyờn nhõn Cỏch giải quyết
03-CT-083/VA- SEFAG
Sefag-
Thụy Điển Giao chậm
Do thời tiết xấu khụng chuyển về kịp.
Chấp nhận hàng và thụng bỏo cho đối tỏc
02-PO-049/VA- LINCAS
Lincas-Bồ
Đào Nha Giao chậm Do tàu vận tải
Chấp nhận hàng và phạt bằng tiền 02-CT-110/VA- NANJING Nanjing- Nhật Bản Thiếu catalogue Do bờn xuất khẩu
Yờu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 01-CT-054/VA- AMADA Amada- Hàn Quốc Hàng thiếu Do bờn xuất khẩu
Yờu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 02-CT-017/VA- PTECH Ptech- Đức Kộm chất lượng Khụng đỳng tiờu chuẩn kỹ thuật
Yờu cầu thay hàng khỏc và phạt tiền
Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập khẩu của cụng ty từ năm 2005 - 2007. Trong cỏc vi phạm về việc giao hàng thiếu hoặc hàng giao chậm thỡ cụng ty phạt bồi thường thiệt hại bằng tiền là chớnh. Đối với việc vi phạm về chất lượng, vớ dụ như phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của mỏy cắt HD4/R, 24kV được ký vào ngày 25/6/2006 của hợp đồng số 02-CT-017/VA-PTECH do yờu cầu kỹ thuật khụng đỳng theo yờu cầu nờn cụng ty khụng thể vận hành thử, và đõy cũng khụng phải là loại hàng mà cụng ty cần gấp nờn cụng ty chỉ yờu cầu nhà cung cấp thay lại hàng khỏc và cú phạt tiền với tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 1% giỏ trị hợp đồng. Với cỏc vi phạm liờn quan đến hóng vận tải như hợp đồng số 03-CT-083/VA-SEFAG ngày 12/7/2007 cho mặt hàng aptomat MCCB S2N160/R100 I 500 3P FEF do lụ hàng vận chuyển bằng đường hàng khụng gặp thời tiết xấu nờn khụng về hàng kịp theo dự đoỏn 2 tuần thỡ cụng ty vẫn chấp nhận nhận hàng và yờu cầu phạt bằng tiền theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 0,5% giỏ trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm. Nhưng cú trường hợp cụng ty chỉ thụng bỏo cho đối tỏc biết về sự giao chậm của hóng vận tải như
hợp đồng số 02-PO-049/VA-LINCAS ngày 27/3/2006, vỡ LINCAS là nhà cung cấp mới nờn cụng ty chỉ thụng bỏo cho khỏch hàng biết.
Như vậy, việc giải quyết cỏc vi phạm của cụng ty khỏ linh hoạt khụng hoàn toàn cứng nhắc theo quy định trong hợp đồng. Tuy nhiờn trong bất kỳ trường hợp nào thỡ thỏi độ khộo lộo, mềm mỏng và linh hoạt của người làm nghiệp vụ cú ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phỏn và giải quyết khiếu nại, giỳp cho cụng ty duy trỡ được quan hệ làm ăn với khỏch hàng và hạn chế được một phần thiệt hại.
Trờn thực tế số hợp đồng nhập khẩu của cụng ty bị vi phạm tương đối ớt, chưa cú trường hợp nào phải đưa ra trọng tài hoặc toà ỏn để giải quyết vỡ giỏ trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường khụng lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gõy tổn hại đến uy tớn, tốn kộm về tiền bạc cho cả hai bờn nờn cỏc hợp đồng nhập khẩu cú vi phạm của cụng ty thường do 2 bờn tự thương lượng để giải quyết.