3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện
Kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống quản lý, giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng là cơng cụ đắc lực của Nhà nước trong việc chỉ đạo nền kinh tế quốc dân.
Với chức năng giám sát mọi hoạt động kinh tế, tài chính, kế tốn căn cứ vào những thơng tin hiện thực, có hệ thống về tình hình tài sản, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, từng ngành và nền kinh tế quốc dân. Trong đó một bộ phận rất quan trọng là thơng tin về số liệu do bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, nhờ đó lãnh đạo đánh giá tình hình định mức chi phí, tiết kiệm chi phí và xây dựng kế hoạch giá thành sản phẩm. Từ đó đề ra các biện pháp hữu hiệu, kịp thời trong cơng tác quản lý chi phí, giá thành và các quyết định phù hợp trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Công việc đầu tiên của q trình kế tốn chi phí sản xuất bao giờ cũng địi hỏi xác định đúng đắn và hợp lý các khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ nhằm phục vụ cơng tác tính giá thành sản phẩm được đầy đủ, chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý của Doanh Nghiệp. Chi phí NVL là một yếu tố quan trọng trong giá thành sản phẩm, đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp với tỷ lệ NVL chiếm tới 60% đến 70% trong tổng giá thành. Vì vậy kế toán NVL cũng chiếm một vai trị rất lớn trong cơng tác tính giá thành. Mặt khác NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, các nghiệp vụ kế toán của NVL là giai đoạn đầu tiên của quá trình kế toán của doanh nghiệp. Do đó cần phải ngày một hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, nâng cao chất lượng của kế tốn NVL để có những thơng tin xác thực hơn về tình hình sử dụng NVL và việc tính giá thành được chính xác hơn.
3.1.2. Ngun tắc của việc hồn thiện
Cơng việc kế tốn lại thay đổi thường xun, liên tục tùy theo đặc điểm sản
xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn và theo những chế độ, chính sách quản lý kinh tế tài chính mới của nhà nước.
Chính vì thế mà q trình tổ chức cơng tác kế tốn của DN phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Tôn trọng nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các DN. Bộ máy kế tốn của DN phải có đội ngũ nhân viên có trình độ cao, am hiểu pháp luật, quy chế quản lý tài chính về cơng việc, phần hành kế tốn đặc biệt là kế tốn sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đó chính là hành lang pháp lý của cơng tác kế toán tạo ra khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Hồn thiện kế tốn nói chung và kế tốn NVL nói riêng phải phù hợp với đặc điểm của Doanh Nghiệp về tổ chức sản xất kinh doanh và về công tác quản lý. Mỗi DN có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau thì sẽ lựa chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau để đảm bảo sự phù hợp đó. Bởi với mỗi DN thì các nhà quản lý lại quan tâm đến những thông tin khác nhau. Kế toán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ những thông tin mà nhà quản lý cần để phục vụ cho q trình ra quyết định, khi đó kế tốn mới thực sự phát huy được hiệu quả của mình.
- Việc hồn thiện phải đảm bảo tính khả thi, tính hiệu quả, phải phù hợp với tư duy và được mọi người chấp nhận. Do vậy, khi được áp dụng vào thực tiễn, các biện pháp này phải được thực hiện không gây xáo trộn nhiều trong hệ thống kế tốn nói chung, cũng như cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng. Để đảm bảo yêu cầu này, việc hồn thiện kế tốn NVL phải được đặt trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác, giữa kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết, giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Kế toán NVL cũng như các phần hành kế toán khác chỉ là một bộ phận trong cơng tác kế tốn của DN. Giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, bổ sung cho nhau, khơng thể thiếu một bộ phận kế toán nào. Vì vậy bất kỳ một phần hành kế toán nào yếu kém sẽ đều ảnh hưởng đến các phần hành kế tốn khác và do đó tác động xấu đến cả hệ thống kế tốn của doanh nghiệp.
- Kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. u cầu này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc đưa ra quyết định của nhà quản trị DN. Thơng tin kế tốn cung cấp cịn là một bức tranh tồn cảnh về DN. Nó là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư, các ngân hàng… trong việc ký kết các hợp đồng đấu thầu lớn, thực hiện các khoản vay, các dự án lớn của DN trong việc cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu tại Cơng ty CPXD Thái Hà
Kế tốn NVL tại Công ty CPXD Thái Hà nhìn chung là được thực hiện tốt. Song bên cạnh đó vẫn cịn một số hạn chế được nhận thấy và cần được khắc phục. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty, với góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn nêu một vài ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn NVL tại Công ty CPXD Thái Hà như sau:
3.2.1. Lập Sổ danh điểm vật tư
Công ty nên lập Sổ danh điểm vật tư, thống nhất trong tồn Cơng ty, tạo điều kiện thuận lợi trong hạch toán và quản lý, đồng thời tránh nhầm lẫn. Cơng ty có thể tham khảo mẫu sổ danh điểm như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch tốn Ghi chú Nhóm Danh điểm 1 TP0011 Thép phi 8 Kg 1 TP0012 Thép phi 20 Kg ….. ……… …………… 2 DK0089 Ống thép mạ DK15 Mét 2 DK0090 Ống thép mạ DK15 Mét ………
Bảng 3.1: Sổ danh điểm vật tư
Sổ danh điểm vật tư sẽ xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu của từng loại NVL. Sổ này được thường xuyên cập nhật khi có các loại NVL mới.
3.2.2. Lập phiếu giao nhận chứng từ
Công tác thu thập chứng từ cũng như báo cáo giữa thủ kho cơng trình và kế tốn Cơng ty cịn chậm chạp, nhiều khi vật tư đã đưa vào sử dụng rồi nhưng chứng từ vẫn chưa về Công ty hoặc về khơng đúng thời gian, một mặt ảnh hưởng tới tính kịp thời trong ghi sổ Nhật ký chung, mặt khác có thể làm ảnh hưởng tới lợi nhuận. Vì vậy, ngoài việc quy định thời gian nộp chứng từ thống nhất hàng tháng, Công ty cần lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán và thủ kho. Phiếu này nhằm theo dõi tình hình thu nhận chứng từ của kế tốn tại trụ sở chính với thủ kho theo trình tự thời gian, tránh hiện tượng thiếu sót, mất mát, thất lạc chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ thường lập theo từng tháng và có mẫu sau:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT)
Từ ngày … đến ngày … tháng … năm
STT Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền trên chứng từ
Bảng 3.2: Phiếu giao nhận chứng từ
3.2.3. Về phương pháp kế toán chi tiết NVL
Cơng ty thực hiện kế tốn chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song nên không tránh khỏi việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho. Để hạn chế việc này và để phù hợp hơn với tình hình biến động thường xuyên của NVL, năng lực của nhân viên kế tốn, Cơng ty có thể xem xét việc áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. Với phương pháp này kế tốn khơng những hạn chế được việc ghi chép trùng lặp mà cịn dàn đều việc ghi sổ trong kỳ, khơng bị dồn việc vào cuối kỳ. Quy trình kế toán chi tiết theo phương pháp này được khái quát như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình kế tốn chi tiết theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế nhập xuất tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp
Phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế tốn và thủ kho có trình độ nghiệp vụ cao và việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót tương đối khó khăn, nhưng với trình độ chuyên môn cao và đồng đều của mỗi nhân viên trong phịng kế tốn thì Cơng ty có thể áp dụng được phương pháp này. Bên cạnh việc ghi thẻ kho, thủ kho phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và theo dõi trong cả năm, giao cho thủ kho ghi. Cuối kỳ kế tốn tiến hành tính tiền trên Sổ số dư và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
SỔ SỐ DƯ Kho: …………….. Năm:……………….. Sổ danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ
Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1
Tồn kho cuối tháng 2
SL TT SL TT SL TT
Bảng 3.3 : Sổ số dư
3.2.4. Hồn thiện việc áp dụng kế tốn trên máy tính
Với thực tế hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc ứng dụng tin học vào các doanh nghiệp sản xuất là điều tất yếu, giúp đỡ, bổ trợ cho các cán bộ làm công tác thống kê kế tốn hồn thành công việc một cách nhanh hơn, đỡ tốn kém thời gian và hiệu quả cơng việc cao hơn. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán đang được lựa chọn và sử dụng có hiệu quả trên thị trường như: Misa, Fast Accountinh, Effect…Căn cứ vào tình hình hoạt động, tài chính cụ thể của Công ty để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.
Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm bớt khối lượng ghi chép và tính tốn, tiết kiệm thời gian cho kế tốn. Bên cạnh đó cung cấp kịp thời cho Ban giám đốc các số liệu về tình hình tài chính của Cơng ty khi cần thiết, tạo niềm tin cho các đối tượng quan tâm đến Công ty.
3.2.5. Lập dự phịng giảm giá NVL tồn kho
NVL của Cơng ty nhiều, đa dạng nhưng giá cả NVL trên thị trường thường xuyên biến động, một mặt do những điều kiện khách quan tác động đến làm giá trị NVL giảm. Vì thế Cơng ty cần tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho để giảm bớt rủi ro và có nguồn để bù đắp khi NVL bị giảm giá, mặt khác xác định giá trị thực tế của HTK trên hệ thống báo cáo tài chính. Dự phịng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị
bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả HTK bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu về kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang).
* Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cơng ty cần chú ý:
- Dự phịng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế tốn năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập cần tuân theo quy định của Chuẩn mực kế toán và quy định chế độ tài chính hiện hành.
- Việc lập dự phịng giảm giá HTK phải tính theo từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong tồn Cơng ty.
- Cơng ty chỉ lập dự phịng cho những NVL thuộc quyền sở hữu của mình, có chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho.
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng giá gốc giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế tốn tiếp theo.
* Lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
- Xác định giá gốc hàng tồn kho: Bao gồm giá mua, chi phí thu mua và một số chi phí khác liên quan trực tiếp đến mua hàng tồn kho.
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho: Là giá bán ước tính của HTK trong kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá trị thuần được xác đinh như sau:
Mức trích dự phịng
giảm giá vật tư =
Số lượng vật tư tồn
kho bị giảm giá X
Mức giảm vật tư Trong đó: Mức giảm vật tư = Giá trị trên sổ kế tốn -
Giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm lập báo cáo tài chính Khi ước tính giá trị hàng tồn kho cần chú ý đến sự biến động giá HTK trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính để xác định lại mức dự phịng đã lập.
- Cơng ty cần mở tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”:
Bên Nợ: Phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hồn nhập ghi giảm
giá vốn trong kỳ.
Bên Có: Phản ảnh giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn
hàng bán trong kỳ.
Cuối niên độ kế tốn, căn cứ vào mức trích lập dự phịng giảm giá HTK ghi: Nợ TK 632: Giá vốn bán hàng (chi tiết dự phòng giảm giá HTK)
Nếu mức dự phòng giảm giá năm sau cao hơn năm trước Cơng ty tiến hàng trích lập thêm theo bút tốn trên. Nếu thấp hơn thì số chênh lệch được hoàn nhập:
Nợ TK 159: Mức hồn nhập dự phịng Có TK 632: Giá vốn hàng bán Cơng ty có thể lập dự phịng theo bảng sau:
STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá đơn vị ghi sổ
Giá tại ngày kiểm kê
Mức dự phòng cần lập
Bảng 3.4: Bảng lập dự phòng NVL
Bên cạnh đó Cơng ty cần xây dựng chế độ thưởng phạt hợp lý. Công ty nên thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt, tăng cường kỷ luật sản xuất với các công nhân vi phạm chế độ lao động làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm NVL, nâng cao chất lượng cơng trình.
Ví dụ minh họa:
Tại ngày 31/12/2011, Cơng ty có 22.975 kg thép ϕ 8 tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho này (bao gồm các chi phí vận chuyển, lưu kho, bãi) là 14.300 đồng/kg. Cũng tại thời điểm này, giá thành của thép ϕ 8 trên thị trường là 14.250 đồng/kg. Giả định các chi phí khác ước tính để tiêu thụ thép ϕ 8 là 1.100 đồng/kg, nghĩa là giá trị thuần có thể thực hiện được của một đơn vị thép ϕ 8 là 13.150 đồng/kg (14.250 - 1.100), khi đó Cơng ty cần phải trích lập một khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho nguyên vật liệu chính cuối kỳ kế tốn năm 2012 là : 22.975 x (14.300 - 13.150) = 26.421.250 đồng.
3.2.6. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho các bộ phận sử dụng hàng tháng hàng tháng
Nên thiết lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ cho từng đối tượng sử dụng, bảng này cịn được dùng để phân bổ cơng cụ dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn