CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BÁN LẺ
3.1. Kế tốn q trình mua hàng
3.1.1. Phương thức mua hàng
Hàng hố được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối.
Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau: - Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng - Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng
- Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối - Ký kết hợp đồng
- Đặt hàng
- Nhận và kiểm tra hàng hoá - Thanh toán đơn hàng
Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh tốn chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan.
Do hàng hố đều là mua ngồi, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào:
Giá trị hàng mua vào
= Giá mua ghi trênhóa đơn (chưa bao gồm VAT)
Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hố nhưng hạch tốn riêng. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ
3.1.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hố theo giá thực tế.
Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá
TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hố- PO- INV
TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến cơng ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác…..
3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : - Giấy đề nghị nhập mua hàng
- Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm kê hàng hoá
Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám
đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho.
Ví dụ : Ngày 4/5/2009, cơng ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau :
Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders
Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509
Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT Site[Select]= PT NOI BO
Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select]
Type= Goods
Quantity ( số lượng ) Price ( giá )
Save
Để theo dõi hàng hoá :
Biểu số 1.8 Tập đồn FPT Cơng ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1
Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy
Anh 0 0 0 0 …. ….. ….. 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 16.599.440 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.510 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564.768 Tháng 3 n ăm 2008