2.2. Phõn tớch thực trạng kiểm toỏn phần hành tài sản cố định trong kiểm
2.2.2. Quy trỡnh kiểm toỏn TSCĐ trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh tạ
Cổ phần Xõy dựng ABC và Cụng ty Cổ phần Truyền thụng XYZ do UHY LTD thực hiện
Để tỡm hiểu cụ thể kiểm toỏn phần hành TSCĐ do UHY LTD thực hiện, khúa luận đi sõu vào phõn tớch quy trỡnh kiểm toỏn TSCĐ tại Cụng ty Cổ phần Xõy dựng ABC (Cụng ty ABC) và Cụng ty Cổ phần Truyền thụng XYZ (Cụng ty XYZ) do UHY LTD thực hiện kiểm toỏn BCTC ngày 31/12/2011.
2.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toỏn
a) Chuẩn bị kế hoạch kiểm toỏn
Cụng ty ABC và Cụng ty XYZ là hai khỏch hàng kiểm toỏn năm thứ hai liờn tiếp của UHY LTD thụng qua thư mời kiểm toỏn do khỏch hàng trực tiếp gửi tới UHY LTD. Tuy nhiờn, trước mỗi đợt kiểm toỏn, BGĐ của UHY LTD cũng tiến hành trao đổi với BGĐ của từng Cụng ty về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh cũng như cụng tỏc tổ chức cú biến động gỡ trong năm khụng. Sau đú, bờn khỏch hàng cựng với Cụng ty cựng đi đến thống nhất và cựng ký kết hợp đồng kiểm toỏn (Phụ lục 03, 04: Hợp đồng kiểm toỏn). BGĐ của UHY LTD sẽ quyết định chủ nhiệm kiểm toỏn, chủ nhiệm kiểm toỏn căn cứ vào hợp đồng kiểm toỏn, hồ sơ kiểm toỏn năm trước để lập nhúm kiểm toỏn và thời gian tham gia cuộc kiểm toỏn. Cụ thể cỏc thành viờn tham gia nhúm kiểm toỏn Cụng ty ABC và XYZ như sau:
Đối với Cụng ty ABC
Nhúm trưởng là KTV cao cấp, cú chứng chỉ CPA Việt Nam và hơn 3 năm kinh nghiệm, cựng với 1 kiểm toỏn cú 2 năm kinh nghiệm và 2 trợ lý kiểm toỏn cú dưới 2 năm kinh nghiệm. Thời gian kiểm toỏn là 1 tuần (tức 6 ngày).
Cụ thể đoàn kiểm toỏn gồm 4 người trực tiếp thực hiện: Mai Việt Hựng (nhúm trưởng); Hồ Thị Thanh Tõm (Kiểm toỏn viờn); Nguyễn Thị Võn Anh (Trợ lý Kiểm toỏn viờn); Dư Mai Phương (Trợ lý kiểm toỏn viờn).
Đối với Cụng ty XYZ
Do quy mụ Cụng ty XYZ nhỏ hơn cụng ty ABC, hợp đồng kiểm toỏn cú giỏ trị thấp hơn nờn chủ nhiệm kiểm toỏn quyết định nhúm kiểm toỏn với 4 thành viờn trực tiếp tham gia bao gồm: 1 kiểm toỏn viờn chớnh, 1 kiểm toỏn viờn và 2 trợ lý kiểm toỏn. Thời gian tiến hành kiểm toỏn trong 3 ngày.
Cụ thể thành viờn tham gia nhúm kiểm toỏn như sau: Phạm Thị Hiền (Nhúm trưởng); Hoàng Minh Quyờn (Kiểm toỏn viờn); Nguyễn Thị Thanh Hải (Trợ lý Kiểm toỏn viờn); Dư Mai Phương (Trợ lý kiểm toỏn viờn).
b) Thu thập cỏc thụng tin về khỏch hàng
Vỡ Cụng ty ABC và XYZ đều là khỏch hàng năm thứ hai UHY LTD kiểm toỏn nờn tất cả cỏc thụng tin thu thập về khỏch hàng được lưu trong hồ sơ kiểm toỏn ở chỉ mục 1130 – Kế hoạch phục vụ khỏch hàng và chỉ mục 1410 – Tỡm hiểu khỏch
hàng và mụi trường hoạt động. KTV chỉ cú nhiệm vụ bổ sung cỏc thụng tin phỏt sinh thờm trong năm kiểm toỏn.
Sau đõy là khỏi quỏt chung về hai Cụng ty mà KTV đó thu thập và trỡnh bày trong hồ sơ kiểm toỏn:
Tỡm hiểu về hoạt động kinh doanh của hai Cụng ty. Cụng ty ABC
Cụng ty ABC là cụng ty cổ phần được chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định số 128/ QĐ – BCN ngày 12/11/ 2004 của Bộ Cụng nghiệp, thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận kinh doanh Cụng ty Cổ phần số 2203000343 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp lần đầu ngày 27/12/2004, đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 2 ngày 26/12/2006 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 3 ngày 30/03/2010.
Tổng số vốn điều lệ của Cụng ty là 8.378.000.000 đồng chia thành 83.780 cổ phần phổ thụng, khụng cú cổ phần ưu đói, mệnh giỏ mỗi cổ phần là 100.000 đồng. Trong đú, vốn nhà nước chiếm 5.387.339.600 đồng; vốn của đối tượng khỏc là 2.990.660.400 đồng.
Hoạt động kinh doanh chớnh của Cụng ty là: Chế biến kinh doanh than, quản lý khai thỏc kinh doanh cảng, bến bói; Dịch vụ bốc, xỳc vận tải thủy, bộ; Xõy dựng cụng trỡnh kỹ thuật dõn dụng; Chuẩn bị san bằng (san lấp chuẩn bị mặt bằng); Buụn bỏn vật liệu, thiết bị khỏc trong xõy dựng; Vận tải hàng húa viễn dương, cho thuờ xe cú động cơ. (Cụng ty Cổ phần Xõy dựng ABC, 2010 A)
Cụng ty XYZ
Cụng ty XYZ là cụng ty Cổ phần truyền thụng quốc tế được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cụng ty Cổ phần mó số 0102011152 của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội đăng ký lần đầu vào ngày 11/8/2006, đăng ký thay đổi lần thứ 4 vào ngày 16/03/2011.
Tổng số vốn điều lệ của Cụng ty là 5.000.000.000 đồng, với mệnh giỏ cổ phần là 10.000 đồng và tổng số cổ phần là 500.000. Trong đú, cỏc cổ đụng trong ban lónh đạo gúp 42% cổ phần, cỏc cổ đụng khỏc gúp 58% cổ phần.
Cỏc ngành nghề kinh doanh chớnh của Cụng ty: Cung cấp dịch vụ Internet, viễn thụng và cụng nghệ thụng tin; Cung cấp và khai thỏc nội dung, thụng tin, dịch
vụ giỏ trị gia tăng trờn Internet, viễn thụng, điện thoại và cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng (khụng bao gồm dịch vụ điều tra và thụng tin Nhà nước cấm); Dịch vụ quảng cỏo, tổ chức sự kiện; Dịch vụ vui chơi giải trớ trờn truyền hỡnh, cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng (Trừ loại hỡnh vui chơi giải trớ Nhà nước cấm); Đại lý cung cấp và khai thỏc dịch vụ Bưu chớnh, Viễn thụng, Internet và Cụng nghệ thụng tin. (Cụng ty CP Truyền thụng XYZ, 2011 C).
Do đặc thự hoạt động kinh doanh của 2 Cụng ty khỏc nhau nờn từng Cụng ty sẽ cú chớnh sỏch mua sắm, quản lý, sử dụng TSCĐ khỏc nhau. Do Cụng ty ABC là cụng ty thuộc lĩnh vực xõy dựng nờn TSCĐ thường cú giỏ trị lớn và số lượng nhiều hơn so với Cụng ty XYZ là Cụng ty thuộc lĩnh vực truyền thụng. Từ việc tỡm hiểu về lĩnh vực hoạt động kinh doanh chớnh của từng Cụng ty, KTV sẽ xỏc định được tỡnh hỡnh mua sắm và sử dụng TSCĐ cú phự hợp với lĩnh vực hoạt động và tỡnh hỡnh tài chớnh của đơn vị hay khụng, từ đú để đỏnh giỏ mức độ trọng yếu của phần hành TSCĐ trờn BCTC.
Cụng tỏc tổ chức hoạt động của hai Cụng ty
Cụng ty ABC
Đứng đầu Cụng ty ABC là BGĐ, sau đú là bộ phận hành chớnh, bộ phận quản lý đầu tư xõy dựng và bộ phận kinh doanh, bộ phận phụ trỏch kỹ thuật và bộ phận cụng nghệ thụng tin. Trong đú, BGĐ của Cụng ty bao gồm cỏc Giỏm đốc và cỏc phú giỏm đốc phụ trỏch cỏc phũng ban. (Cụng ty CP Xõy dựng ABC, 2010 B).
Thụng qua việc tiếp xỳc với BGĐ Cụng ty ABC, KTV khụng thu thập được cỏc bằng chứng liờn quan đến việc nghi ngờ tớnh chớnh trực của BGĐ cũng như Hội đồng quản trị. BGĐ của Cụng ty tỏ ra cú hiệu quả trong việc ngăn chặn và phỏt hiện những hành vi gian lận và sai sút khỏc. Tuy nhiờn, Cụng ty chưa thiết lập được phũng KSNB vỡ theo đỏnh giỏ của BGĐ, với quy mụ hiện nay là chưa cần thiết. BGĐ đều tổ chức cỏc cuộc họp hàng tuần để nắm bắt được tỡnh hỡnh thực tế và đề ra cỏc biện phỏp giải quyết vướng mắc và giải phỏp thực hiện. Từ đú, KTV đỏnh giỏ được rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt của Cụng ty đạt mức trung bỡnh.
Cụng ty XYZ
Cụng ty XYZ cú cơ cấu tổ chức cú thể coi là chặt chẽ hơn Cụng ty ABC. Đứng đầu Cụng ty XYZ là Hội đồng quản trị, dưới hội đồng quản trị là cỏc
BGĐ bao gồm tổng giỏm đốc và cỏc phú tổng giỏm đốc. Tổng giỏm đốc quản lý phũng tổ chức hành chớnh và cỏc phũng Trung tõm cụng nghệ thụng tin, Trung tõm Internet, Trung tõm nội dung. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch phũng kinh doanh và văn phũng đại diện TP. Hồ Chớ Minh. Khỏc với Cụng ty ABC, Cụng ty XYZ cũn cú Ban Kiểm soỏt kiểm soỏt toàn bộ cơ cấu tổ chức của Cụng ty2
. Từ đú, KTV đỏnh giỏ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soỏt của Cụng ty đạt mức thấp.
Chế độ và chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại hai Cụng ty
Cụng ty ABC và Cụng ty XYZ đều ỏp dụng chế độ kế toỏn như sau:
- Chế độ kế toỏn: Hai Cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 và cỏc quy định hiện hành của Bộ tài chớnh.
- Hỡnh thức hạch toỏn kế toỏn: Nhật ký chung - Niờn độ kế toỏn: 01/01 đến 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ hạch toỏn: Việt Nam Đồng (VND). Hạch toỏn theo nguyờn tắc giỏ gốc phự hợp với cỏc quy định của chế độ kế toỏn doanh nghiệp Việt Nam do Bộ tài chớnh ban hành tại Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006. (Cụng ty CP Xõy dựng ABC, 2010 C và Cụng ty CP Truyền thụng XYZ, 2010 A).
Tỡm hiểu về cỏc chớnh sỏch liờn quan tới TSCĐ
Phương phỏp kế toỏn TSCĐ: Hai Cụng ty đều phản ỏnh việc hạch toỏn TSCĐ theo nguyờn giỏ, hao mũn và giỏ trị cũn lại. Nguyờn giỏ TSCĐ bao gồm giỏ mua, chi phớ thu mua và chi phớ lắp đặt chạy thử (nếu cú).
Khấu hao TSCĐHH được thực hiện theo phương phỏp đường thẳng dựa trờn thời gian sử dụng hữu ớch ước tớnh của tài sản.
Tỷ lệ trớch khấu hao được tớnh phự hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại thụng tư 203/2009/TT – BTC ngày 20/10/2009 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trớch khấu hao TSCĐ. (Cụng ty CP Xõy dựng ABC, 2010 C và Cụng ty CP Truyền thụng XYZ, 2010 A).
- Chớnh sỏch mua sắm TSCĐ
Đối với Cụng ty ABC
Chớnh sỏch mua sắm TSCĐ cụng ty ABC như sau:
Do lĩnh vực hoạt động kinh doanh chớnh của Cụng ty là về xõy dựng, TSCĐ
thường cú giỏ trị lớn nờn TSCĐ cú thể được mua thụng qua đấu thầu nờn ngoài chứng từ chung ở trờn, KTV cần thu thập cỏc chứng từ làm cơ sở cho kiểm tra phần hành TSCĐ bao gồm: Tờ trỡnh của BGĐ về việc phờ duyệt mua (quyết toỏn cụng trỡnh); Quyết định của chủ tịch Hội đồng quản trị phờ duyệt mua; Quyết định về việc tăng TSCĐ của Giỏm đốc; Hợp đồng kinh tế; Biờn bản giao nhận TSCĐ; Biờn bản kiểm kờ TSCĐ; thẻ TSCĐ, giấy bỏo giỏ, biờn bản nhận nợ (nếu cú); Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ mụi trường xe cơ giới nhập khẩu.
Đối với Cụng ty XYZ
Khỏc với Cụng ty ABC, lĩnh vực kinh doanh chớnh của Cụng ty XYZ là cung cấp cỏc dịch vụ truyền thụng, việc mua sắm TSCĐ của Cụng ty cú thể chủ yếu là mua thiết bị văn phũng nờn KTV chỉ cần thu thập cỏc chứng từ liờn quan như húa đơn, hợp đồng kinh tế, biờn bản giao nhận TSCĐ… Ngoài ra, căn cứ vào quy chế của Cụng ty, TSCĐ chỉ được mua sắm khi cú quyết định, phờ duyệt của Hội đồng quản trị, vỡ vậy KTV cũng cần thu thập thờm văn bản đú.
- Chớnh sỏch thanh lý TSCĐ
Đối với cả Cụng ty ABC và XYZ, KTV cần phải thu thập cỏc chứng từ sau: Quyết định của BGĐ Cụng ty về việc thanh lý; Quyết định thành lập tổ định giỏ TSCĐ; húa đơn thanh lý và phiếu thu…
Thụng qua việc tỡm hiểu, thu thập thụng tin chung về hai khỏch hàng trờn, KTV cú cỏi nhỡn tổng quan nhất về hai khỏch hàng trờn, từ đú KTV cú thể nắm được mụi trường kiểm toỏn – thỏi độ chung, nhận thức và việc làm của từng ban lónh đạo và quản lý; là cơ sở để đỏnh giỏ rủi ro và xỏc định rủi ro; nắm được thụng tin và liờn lạc để tiện cho cụng tỏc phỏng vấn với cỏc bộ phận trong cụng ty khỏch hàng trong quỏ trỡnh kiểm toỏn.
c) Thực hiện thủ tục phõn tớch sơ bộ
KTV tiến hành thủ tục phõn tớch sơ bộ về phần hành TSCĐ đối với Cụng ty ABC và Cụng ty XYZ như sau:
Cụng ty ABC
Thụng qua việc xem xột BCTC của Cụng ty ABC, KTV nhận thấy TSCĐ của Cụng ty trong năm tăng 72.643.044 đồng và giảm 1.307.661.705 đồng TSCĐ, số dư cuối kỳ TSCĐ cuối năm tăng 71.335.834.339 đồng và khấu hao TSCĐ cuối năm so với đầu năm tăng 7.552.339 đồng (xem Bảng 2.2: Bảng cõn đối phỏt sinh Cụng ty
ABC). Dựa vào bảng cõn đối phỏt sinh trong kỳ, sổ nhật ký chung, KTV nhận thấy TSCĐ của Cụng ty tăng do xõy dựng thờm nhà cửa, vật kiến trỳc và mua sắm phương tiện vận tải là chủ yếu. Sự tăng TSCĐ này cho thấy trong năm Cụng ty đó đầu tư thờm vào cơ sở vật chất cũng như phương tiện vận tải để phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Từ đú, KTV đưa ra được kết luận ban đầu là khụng cú nhiều những sai phạm trọng yếu nờn cú thể giới hạn việc khảo sỏt mở rộng.
Cụng ty XYZ
Căn cứ vào BCTC, bảng cõn đối phỏt sinh, sổ nhật ký chung của Cụng ty XYZ, KTV nhận thấy, TSCĐ trong năm tăng là 3.568.978.073 đồng và giảm
15.652.000 đồng. Cụng ty tăng TSCĐ là do mua phương tiện vận tải, mỏy múc thiết
bị, thiết bị quản lý, trong đú mua phương tiện vận tải là 3.149.152.728 đồng (xem Bảng 2.3: Bảng cõn đối phỏt sinh cụng ty XYZ) phục vụ cho mục đớch kinh doanh. Qua việc phõn tớch sơ bộ này, KTV cũng đưa ra kết luận ban đầu là phần hành TSCĐ khụng cú nhiều sai phạm, cú thể giới hạn việc khảo sỏt mở rộng.
d) Tiến hành cỏc thủ tục đỏnh giỏ rủi ro và xỏc định rủi ro
Qua việc tỡm hiểu lĩnh vực hoạt động cụng ty khỏch hàng, phõn tớch sơ bộ một số chỉ tiờu trờn BCTC năm 2010, 2011, KTV đỏnh giỏ mức độ biến động và chọn chỉ tiờu để tớnh PM.
Cụng ty ABC căn cứ vào tổng tài sản ngắn hạn để xỏc định mức trọng yếu kế hoạch. PM trước thuế là 8.311.000.000 đồng. (Phụ lục 05: Bảng xỏc định mức độ trọng yếu Cụng ty ABC). Trong khi đú, Cụng ty XYZ căn cứ vào chỉ tiờu doanh thu để xỏc định mức trọng yếu kế hoạch. PM trước thuế của Cụng ty XYZ là
1.426.928.121 đồng. (Phụ lục 06: Bảng xỏc định mức độ trọng yếu Cụng ty XYZ). e) Thiết kế chƣơng trỡnh kiểm toỏn
UHY LTD đó xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn mẫu cho phần hành TSCĐ. (Phụ lục 07: Chương trỡnh kiểm toỏn phần hành TSCĐ).
2.2.2.2. Thực hiện kiểm toỏn
UHY LTD tiến hành kiểm toỏn TSCĐ dựa theo chương trỡnh kiểm toỏn TSCĐ do UHY LTD xõy dựng. KTV tiến hành thực hiện kiểm toỏn theo từng thủ tục:
Bảng 2.2: Bảng cõn đối phỏt sinh của Cụng ty ABC
Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú
211 TSCĐ hữu hỡnh 39.138.989.711 - 72.643.496.044 1.307.661.705 110.474.824.050 -
2111 Nhà cửa, vật kiến trỳc 7.723.766.067 - 29.841.950.368 37.565.716.435 -
2112 Mỏy múc thiết bị 1.368.266.256 - 1.368.266.256 -
2113 Phương tiện vận tải truyền dẫn 29.988.840.479 - 42.771.545.676 1.307.661.705 71.452.724.450 -
2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 58.116.909 - 30.000.000 88.116.909 -
214 Hao mũn TSCĐ - 22.632.568.624 939.564.365 8.491.903.391 - 30.184.907.650
21411Nhà cửa, vật kiến trỳc - 5.229.692.156 - 1.879.229.359 - 7.108.921.518
21412Mỏy múc,thiết bị - 879.700.879 - 187.724.240 - 1.067.425.115
21413Phương tiện vận tải truyền dẫn - 16.465.058.680 939.564.365 6.417.449.796 - 21.942.944.111
21414Thiết bị,dụng cụ quản lý - 58.116.909 7.499.997 - 65.616.906
TK Tờn Tài khoản Dư đầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
(Nguồn: Cụng ty CP Xõy dựng ABC, 2011 A)
Bảng 2.3: Bảng cõn đối phỏt sinh Cụng ty XYZ
Tk Tờn tài khoản Dƣ Nợ đầu Dƣ Cú đầu Ps Nợ Ps Cú Dƣ Nợ cuối Dƣ Cú cuối
211 Tài sản cố định hữu hỡnh 2.911.822.131 0 3.568.978.073 15.652.000 6.465.148.204 0
2112 Mỏy múc, thiết bị 2.261.229.372 0 378.534.545 15.652.000 2.624.111.917 0
211204 Mỏy múc, thiết bị-VNN INCOM 2.261.229.372 0 378.534.545 15.652.000 2.624.111.917 0
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẩn 583.192.455 0 3.149.152.728 0 3.732.345.183 0
211304 Phương tiện vận tải, truyền dẩn-VNN INCOM 583.192.455 0 3.149.152.728 0 3.732.345.183 0
2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 67.400.304 0 41.290.800 0 108.691.104 0
211404 Thiết bị, dụng cụ quản lý-VNN INCOM 67.400.304 0 41.290.800 0 108.691.104 0
214 Hao mũn tài sản cố định 0 1.893.265.627 15.652.000 701.506.029 0 2.579.119.656
2141 Hao mũn tài sản cố định hữu hỡnh 0 1.893.265.627 15.652.000 701.506.029 0 2.579.119.656
214104 Hao mũn tài sản cố định hữu hỡnh-VNN INCOM 0 1.893.265.627 15.652.000 701.506.029 0 2.579.119.656
Thủ tục 01: Thu thập hiểu biết về quy trỡnh TSCĐ của doanh nghiệp về:
Tỷ lệ khấu hao TSCĐ, chớnh sỏch vốn húa, chớnh sỏch mua sắm và thanh lý TSCĐ.