Bộ máy kế tốn của một cơng ty là tập hợp những người làm kế tốn tại cơng ty cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế tốn của cơng ty. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế tốn.
Tại cơng ty TNHH Thương mại Thu Thuỷ đang sử dụng bộ máy kế tốn tập trung tức là hình thức tổ chức mà tồn bộ cơng tác kế tốn trong công ty được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn cơng ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế tốn của cơng ty để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
+ Ưu điểm của tổ chức kế tốn tại cơng ty: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại, bộ máy kế tốn ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Nhược điểm: Đơi khi cịn rời rạc về cơng việc, đội ngũ nhân viên kế toán chưa ăn khớp vơi nhau về mọi mặt.
Tuy nhiên công ty cũng đang rất cố gắng hợp nhất hố đội ngũ kế tốn để phịng kế tốn có kết quả làm việc tơt nhất, phù hợp với năng lực và khả năng của từng người để phát huy tối đa tiềm năng của mỗi người.
Bộ máy kế tốn trong cơng ty thường tổ chức thành các phần hành sau: - Phần hành kế toán lao động - tiền lương.
- Phần hành kế toán vật tư - tài sản cố định. - Phần hành kế tốn thanh tốn, kế tốn cơng nợ
- Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế tốn cịn lại và lập báo cáo kế toán).
3.1.1/ Phần hành kế toán lao động – tiền lương.
Công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi chép ban đầu tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt đồng thời xây dựng hợp lý quy trình ln chuyển chứng từ. Tại cơng ty TNHH Thương Mại Thu Thuỷ vẫn còn hiện tượng phiếu chi khơng đủ chữ ký, nhưng vẫn được kế tốn hạch toán. Các chứng từ thu, chi khơng được hạch tốn kịp thời, nhiều phiếu chi tháng trước hạch toán vào tháng này.
3.1.2/ Phần hành kế toán vật tư – TSCĐ
Công ty TNHH Thương Mại Thu Thuỷ vẫn thực hiện khấu hao theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Cách tính khấu hao này cịn có phần chưa hợp lý vì TSCĐ tại Cơng ty có rất nhiều loại khác nhau nên các tài sản này cần được tính khấu hao theo các phương pháp khác nhau để phù hợp với tình hình hao mịn của tài sản. Kế tốn vật tư kiêm kế tốn TSCĐ khơng mở sổ theo dõi TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng. Như vậy sẽ không theo dõi được đầy đủ
tình hình tăng giảm của từng loại tài sản, khiến cho công tác theo dõi, quản lý TSCĐ tại Cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn, chưa xác thực với thực tế.
3.1.3/ Phần hành kế tốn cơng nợ - thanh toán
Kế tốn cơng nợ của cơng ty chưa mở sổ theo dõi chi tiết cấp 2 nên việc theo dõi cơng nợ cịn chưa được cụ thể và còn phải mất thời gian để tổng hợp.
3.1.4/ Phần hành kế toán tổng hợp.
Hàng tháng đã nộp báo cáo đầy đủ và kịp với thời gian quy định của cơ quan thuế.