3. Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu và xây dựng Hồ sơ dự thầu
3.2 Xây dựng Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu là tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Việc lập Hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào Hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu cung cấp. Hồ sơ dự thầu đợc lập luôn phải đáp ứng những nội dung, những hớng dẫn đã đợc nêu trong Hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu cần phải đợc xem xét kỹ lỡng, lập một cách chi tiết, cẩn thận, phù hợp với Hồ sơ mời thầu.
3.2.1 Nội dung của Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu cung cấp hàng hoá cần bao gồm những nội dung sau:
* Các nội dung về hành chính, pháp lý:
- Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của ngời có thẩm quyền)
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh. Đối với mua sắm thiết bị phức tạp đợc quy định trong Hồ sơ mời thầu, ngoài bản sao giấy đăng ký kinh doanh phải có bản sao giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất.
- Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu
- Bảo lãnh dự thầu: Nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với Hồ sơ dự thầu, giá trị bảo lãnh dự thầu bằng 1% đến 3% giá dự thầu
* Các nội dung về kỹ thuật
- Đặc tính kỹ thuật của hàng hố
- Nguồn gốc của hàng hoá và chứng chỉ của nhà sản xuất
- Tổ chức thi công, lắp đặt, đào tạo và chuyển giao công nghệ
- Tiến độ thực hiện hợp đồng
* Các nội dung về thơng mại, tài chính
- Giá dự thầu kèm theo bản thuyết minh và biểu giá chi tiết
- Điều kiện giao hàng
- Điều kiện tài chính ( nếu có )
- Điều kiện thanh tốn
3.2.2 Một số điểm cần lu ý khi lập Hồ sơ dự thầu
* Trớc yêu cầu của bên mời thầu trong Hồ sơ mời thầu, để lập đợc Hồ sơ dự thầu các nhà thầu thờng chú ý đến các nội dung sau:
- Nghiên cứu yêu cầu của chủ đầu t
Vấn đề này đợc xem xét ở các khía cạnh: + Yêu cầu của chủ đầu t về mặt kỹ thuật
+ Nghiên cứu tiêu chuẩn xét thầu, phơng thức xét thầu, thành phần hội đồng xét thầu…
+ Các điều kiện về mặt tài chính, thời hạn thực hiện hợp đồng, thời hạn thanh toán, bảo hành…
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Ngoài việc nhận thức rõ các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân Công ty, ta cũng cần phải nghiên cứu điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu của đối thủ cạnh tranh để ra đối sách cho phù hợp và lập đợc Hồ sơ dự thầu hiệu quả, u việt hơn đối thủ cạnh tranh nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty.
- Đối chiếu hai nội dung trên với khả năng cung ứng thiết bị của Công ty nhằm đa ra các biện pháp dự thầu một cách hiệu quả.
- Sau khi nghiên cứu kỹ các nội dung trên, Công ty đi đến một số quyết định cuối cùng nh:
+ Xác định loại hàng hoá cụ thể phù hợp nhất với điều kiện, khả năng của Công ty, những loại hàng mà Công ty có lợi thế để đa ra chào hàng.
+ Xác định giá bỏ thầu: Giá bỏ thầu là một tiêu chí có ảnh hỏng lớn, trực tiếp đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp.
+ Xác định các điều kiện khác, cụ thể nh điều kiện thanh toán, bảo hành, cung cấp thiết bị phụ tùng thay thế …
* Yêu cầu về tính hợp lệ của Hồ sơ dự thầu
Bên mời thầu xem xét tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của từng Hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong Hồ sơ mời thầu nhằm xác định các Hồ sơ dự thầu đủ t cách để xem tiếp. Do vậy, các cán bộ làm công tác lập Hồ sơ dự thầu phải hết sức cẩn trọng khi lập Hồ sơ dự thầu.
Tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của Hồ sơ dự thầu đợc xem xét trên cơ sở các nội dung sau:
+ Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép bán hàng thuộc bản quyền thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị phức tạp và có yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu.
+ Số lợng bản chính, bản chụp Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
+ Đơn dự thầu đợc điền đầy đủ và có chữ ký hợp lệ của ngời đứng đầu tổ chức nhà thầu ký hoặc của ngời đợc uỷ quyền kèm theo giấy uỷ quyền.
+ Sự hợp lệ của bảo lãnh dự thầu
+ Biểu giá chào, biểu phân tích một số đơn giá chính nếu có
+ Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu
+ Các phụ lục, tài liệu kèm theo khác theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
+ Các yêu cầu khác nếu có
3.2.3 Một số nhân tố ảnh hởng tới chất lợng Hồ sơ dự thầu
* Nhân tố khách quan
Nhân tố khách quan đầu tiên phải kể đến đó là vai trị của Chính phủ trong việc tạo một hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu. Trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu các quy định, quy chế đấu thầu và các văn bản hớng dẫn thực hiện chính là những căn cứ pháp lý quan trọng. Bên cạnh đó, quy định về các loại thuế cũng có tác động tạo điều kiện thuận lợi hay gây cản trở cho các nhà thầu.
Những diễn biến trên thị trờng tài chính nh việc tăng, giảm lãi suất tín dụng và tỷ giá hối đối cũng có tác động đến các quyết định của các Doanh nghiệp trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu. Nếu lãi suất tín dụng tăng lên thì chi phí vốn tăng lên, ảnh hởng tới mức lãi của Doanh nghiệp và do đó rất có thể doanh nghiệp sẽ từ bỏ ý định tham dự thầu của mình.
* Nhân tố chủ quan
Thứ nhất, đó là các tiêu chuẩn về kỹ thuật
Các tiêu chuẩn kỹ thuật trong Hồ sơ dự thầu phải phù hợp với yêu cầu của chủ đầu t hoặc bên mời thầu: Đặc tính kinh tế kỹ thuật, tên hãng, tên nớc sản xuất, năm sản xuất; Khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ lắp đặt…
Thứ hai là giá dự thầu:
Về mặt bản chất, đấu thầu là một hình thức mua bán, bên mời thầu là ngời mua và ln có xu hớng muốn mua đợc những sản phẩm có chất lợng và giá cả phải chăng do đó nhà thầu nào có giá bỏ thầu thấp sẽ giành đợc u thế. Nếu giá bỏ thầu cao hơn mức giá trần hoặc cao hơn mức giá bỏ thầu của các nhà thầu khác mà cùng cung ứng sản
phẩm có cùng chất lợng thì nhà thầu đó cũng khó đợc chấp nhận hơn. Do đó, trong q trình xây dựng giá dự thầu, các nhà thầu nên xác định một mức giá bỏ thầu hợp lý có khả năng cạnh tranh trên cơ sở vẫn đảm bảo đợc các u cầu của chủ đầu t và có tính đến mức giá của đối thủ cạnh tranh.
Thứ ba là năng lực về tài chính:
Trong đấu thầu cung ứng thiết bị, để có đợc hiệu quả yêu cầu doanh nghiệp cần có một lợng vốn tơng đối lớn và ổn định, đặc biệt là vốn lu động do sản phẩm có giá trị lớn. Trong Hồ sơ dự thầu, năng lực tài chính đợc trình bày khá rõ và thờng đợc chủ đầu t xem xét trên các mặt:
+ Quy mơ tài chính của nhà thầu thể hiện thông qua quy mô của vốn
+ Khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Đây là một yếu tố về nguồn lực tài chính đặc biệt quan trọng. Việc làm rõ nguồn vốn để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà nhà thầu phải trình bày trong Hồ sơ dự thầu.
Thứ t là nguồn lực của doanh nghiệp
Nguồn lực của doanh nghiệp của ảnh hởng rất lớn đến chất lợng của Hồ sơ dự thầu, nó đợc thể hiện:
+ Trình độ năng lực và kinh nghiệm của các cán bộ lập Hồ sơ dự thầu nh các cán bộ lập giá dự thầu, các cán bộ kỹ thuật, các cán bộ phòng Marketing…
+ Số lợng, chất lợng lực lợng lao động cũng là chỉ tiêu đợc xem xét trong q trình xét thầu.
Ngồi ra, có một yếu tố rất quan trọng ảnh hởng đến chất lợng Hồ sơ dự thầu là kinh nghiệm đã triển khai các hợp đồng tơng tự của Công ty trong những năm gần đây, chất lợng triển khai các hợp đồng đó nh thế nào. Tài liệu về kinh
nghiệm của nhà thầu chính là bằng chứng thực tế của nhà thầu thể hiện đợc năng lực thật sự của mình. Kinh nghiệm nhà thầu là một tiêu chuẩn rất quan trọng trong xét thầu.