của Việt Nam. Nó đem lại khơng chỉ nguồn ngoại tệ to lớn cho đất nước mà cịn đóng góp vào doanh thu của các cơng ty giao nhận vận tải. Hơn thế AA lại có được những khách hàng truyền thống là những công ty may mặc lớn như Vinateximex. Tuy nhiên, do việc kiểm soát và cấp hạn ngạch hạn chế của Châu Âu và Mỹ trong thời gian gần đây nên tỷ trọng giao nhận mặt hàng này ở AA có chiều hướng giảm sút.
Bảng 3. Mặt hàng giao nhận [9] Năm Năm
Mặt hàng
2006 2007 2008
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Dệt may 391082 41,16 448523 42,16 377998 40,94 Da giày 322289 33,92 372138 34,98 324540 35,15 Thiết bị điện tử 160574 16,90 142344 13,38 127877 13,85 Các mặt hàng khác 76201 8,02 100853 9,48 92884 10,06 Tổng 950146 100 1063858 100 923299 100
Bù lại trong những năm qua, công ty ký được nhiều hợp đồng giao nhận các mặt hàng máy móc thiết bị, linh kiện điện tử… Những loại hàng này lại đem về doanh thu cao nên tỷ trọng có xu hướng tăng lên.
Các mặt hàng như giày dép da và các sản phẩm từ da ln giữ vị trí ổn định. Ngồi ra những mặt hàng khác tuy khơng đều nhưng tổng đóng góp cũng tăng lên cùng với việc mở rộng quan hệ bạn hàng của công ty.
1.4. Thị trường giao nhận của vận tải đường biển
- Khu vực Đông Nam Á: bao gồm một số nước trong khối ASEAN như Thái Lan, Singapore, Phillipin …
- Khu vực Đông Bắc Á: chủ yếu là Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản. - Khu vực châu Âu: khối EU
- Khu vực Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Canada,…
Ta nhận thấy rằng đây đều là những nước có cảng biển lớn. Nhưng khơng có nghĩa những nước có cảng biển nhỏ, cần phải qua nhiều cảng chuyển tải thì AA ko nhận hàng. Nhờ vậy thị trường giao nhận của AA ngày càng được mở rộng. [9]
1.5. Đánh giá:
1.5.1. Thị phần còn hạn chế:
Hiện nay AA mới chỉ chiếm được khoảng gần 8% thị phần giao nhận hàng hố nói chung và khoảng 7% thị phần giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường biển. Thị phần này về tỷ trọng thì khơng phải là q nhỏ nhưng với một cơng ty quy mơ như AA thì đây có thể 28auk h một tồn tại cần khắc phục.
So với các công ty giao nhận nước ngồi hay liên doanh thì thị phần này càng trở nên nhỏ bé mặc dù các công ty này mới nhảy vào Việt Nam một thời gian chưa lâu. Điều này chưa hẳn nằm trong tầm kiểm soát của AA cũng như các doanh nghiệp khác vì các cơng ty đó có tiềm lực về vốn và công nghệ, họ thường đưa ra mức giá thấp hơn với dịch vụ cũng rất hoàn hảo. Mà với các khách hàng thì đơi khi mức chào giá ban đầu đóng một vai trị rất quan trọng trong q trình ra quyết định.
Nói tóm lại, AA khơng thể tự bằng long với những gì đã có mà cần phải nỗ lực hơn nữa mới có thể giành được vị trí cao hơn trong thị trường giao nhận vận tải đường biển ở Việt Nam.
1.5.2. Cơ cấu giao nhận cịn mất cân đối
Tại cơng ty TNHH giao nhận AA & Logistics, sự mất cân đối về cơ cấu hàng hố giao nhận bằng đưịng biển thể hiện ở sự không cân bằng trong sản lượng cũng như giá trị hàng xuất – hàng nhập. Trong khi Việt Nam vẫn cịn là một nước nhập siêu thì tỷ trọng giao nhận hàng xuất tại AA lại luôn chiếm ưu thế, cịn hàng nhập khơng chỉ ít về số lượng mà giá trị giao nhận còn nhỏ bé hơn nhiều.
Giá trị hàng xuất của AA chiếm đến hơn 70% tổng giá trị giao nhận, đem về nguồn thu nhập chủ yếu cho doanh nghiệp chứ không phải là hàng nhập trong khi Việt Nam vẫn là một nước nhập siêu. Sở dĩ như vậy vì các doanh nghiệp Việt Nam thường có thói quen xuất khẩu theo điều kiện FOB, nhập khẩu theo điều kiện CIF. Trong cả hai trường hợp thì quyền vận tải đều do phía nước ngồi quyết định.
Tuy nhiên đối với hàng xuất, trong thời gian gần đây, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam đã dần nhận thức được ý nghĩa của việc giành quyền vận tải. Thêm vào đó, đối với hàng xuất, người giao nhận dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn. Còn đối với hàng nhập, các đại diện hay đại lý của các cơng ty nước ngồi do có lợi thế về am hiểu thị trường cùng tiềm lực vốn lớn thường đưa ra mức cước rất thấp, do đó cho dù các cơng ty giao nhận Việt Nam có cố gắng thế nào cũng khó thuyết phục được khách hàng. Nên với hàng nhập, người giao nhận Việt Nam thường chỉ có nguồn thu từ phí giao nhận từ các cảng chuyển tải về đến cảng Việt Nam.
1.5.3. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận
Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ khơng chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải hàng khơng mà cịn được 30auk h một tồn tại cầng khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng không, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi số chỗ đã đặt trước của các 30auk tàu biển hết, công ty buộc phải từ chối hàng. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng giảm, cơng việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đén tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương Lịch).
Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn đinh, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động. Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty vẫn phải trả lương cho nhân viên, khiến lợi nhuận bị giảm sút.
Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngồi sự trù liệu của cơng ty nên để khắc phục khơng đơn giản, nó cần sự vận động của bản 30auk công ty, hơn thế nữa là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng.
1.5.4. Trình độ đội ngũ cán bộ cịn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Chúng ta biết hoạt động giao nhận là một công việc khác phức tạp, địi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng, Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà cịn phải thơng tường pháp luật, có những kiến thức tổng qt về tính chất hàng hố, có khả năng thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị
trường. Muốn vậy người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng.
Tại công ty TNHH giao nhận AA & Logistics, đội ngũ lao động được đánh giá so với các công ty khác là giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm. Nhứng nếu so sánh với những người đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên AA vẫn còn non yếu, chưa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập.
Điều đó thể hiện ở chỗ chỉ có khoảng 20% nhân viên có bằng trên đại học, 27% thông thạo từ 2 ngoại ngữ trở lên, số còn lại chỉ biết 1 ngoại ngữ, vẫn còn những nhân viên chưa có bằng chính quy. Điều này gây khá nhiều cản trở trong hoạt động của công ty.
2. Quy trình giao nhận hàng hố bằng đường biển tại cơng ty
2.1. Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales của Logistics hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua
Bộ phận Sales của Logistics sau khi ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ chuyển thông tin khách hàng cho bộ phận Operation để tiến hành giao dịch thực hiện dịch vụ.
Đối với những lô hàng do bộ phận giao nhận đường biển gửi Phiếu yêu cầu thực hiện dịch vụ, chứng từ lô hàng sẽ được người phụ trách chứng từ trực tiếp nhận và kiểm tra. Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho Giám sát Bộ phận giao nhận để phân cơng thực hiện lơ hàng.
Khi đã có thơng tin về khách hàng của AA, bộ phận giao nhận dưới sự phân công của Giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để lấy thông tin về lô hàng, yêu cầu khách hàng fax bản chứng từ để kiểm tra 2 ngày
trước ngày hàng đến hoặc 1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ. [8]
2.2. Tìm hiểu hồ sơ khách hàng
32auk hi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ.
Đối với những lơ hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hố, nhân viên giao nhận phải thơng báo cho Giám sát bộ phận biết tình hình, phối hợp với khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh chi phí thực hiện lơ hàng, giám sát bộ phận sẽ thông báo với Bộ phận Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý. [8]
2.3. Tiến hành thủ tục cần thiết để giao nhận hàng hoá
Ngay lập tức khi nhận được Thông báo hàng đến hoặc chứng từ hàng xuất phải đên gặp khách hàng để lấy chứng từ gốc (đối với hàng nhập), hoặc lấy chữ ký của người có thẩm quyền phía khách hàng (đối với hàng xuất) để hoàn tất hồ sơ khai báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với khách hàng phải có Document Delivery Note, hai bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lần cuối Hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan, và là người ký vào phần “Last checked on” trên bản Import/Export clearance – Cover page and Check list. Nhân viên giao nhận và nhân viên lập chứng từ cùng liên đới chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ, đặc biệt là về mặt tài chính nếu phát sinh gây ra do lỗi chuẩn bị chứng từ. Chứng từ gốc của lô hàng phải được copy lưu file trước khi xuất trình Hải quan.
Nhân viên giao nhận phối hợp với nhà cung cấp vận tải yêu cầu xe, theo dõi giờ đến, số xe để ghi trong Cargo Delivery Note khi đến giao hàng cho khách
hoặc load hàng xuất đi. Trên biên bản cũng phải thể hiện giờ đến lấy hàng hoặc giao hàng, có ký nhận giữa nhân viên giao nhận và người thừa hành của khách hàng. Bất kỳ có sự chậm trễ nào gây ra chi phí lưu kho hoặc các chi phí phát sinh khác nhân viên giao nhận phải có trách nhiệm thơng báo với khách hàng biết tình hình, lý do của sự chậm trễ, đồng thời báo ngay cho Giám sát bộ phận biết. Trường hợp Giám sát bộ phận không thể quyết định được, phải báo lên Giám đốc bộ phận để xin ý kiến.
Khi được khách hàng yêu cầu hỗ trợ trong q trình xuất nhập khẩu hàng hố nằm trong khả năng của nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ hết long phục vụ khách hàng.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm phát huy tối đa nghiệp vụ của mình khi làm việc với Hải quan, với Cảng để đảm bảo tiến độ mở tờ khai Hải quan cũng như nhập xuất hàng cho khách. Nếu có sự cố về nghiệp vụ, nhân viên giao nhận phải liên lạc với giám sát bộ phận để tìm cách giải quyết. Chỉ khi khơng giải quyết được và cần sự hỗ trợ của khách hàng, nhân viên mới thông báo về sự cố cho khách hàng biết.
Thời gian thực hiện một lô hàng thông thường được phép chậm nhất khi đã nhận đầy đủ chứng từ (Tờ khai, Bill, D/O …) như sau:
- Xuất Sea: ½ ngày - Nhập Sea: 1 ngày [8] 2.4. Lên chí phí lơ hàng
Chi phí thực hiện lơ hàng được áp dụng theo Bảng giá của Công ty đã được Giám đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm nghiệp vụ của mình và hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi phí nào có hố đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp
lệ hoặc phải giải trình một cách hợp lý. Nếu khơng có, khoản chi phí đó sẽ khơng được duyệt. Bất kỳ một chi phí phát sinh nào trong quá trình làm hàng phải được sự đồng ý của Giám đốc bộ phận, do Giám sát bộ phận duyệt trước và xin ý kiến Giám đốc bộ phận và cũng phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh tốn. Giám sát bộ phận có trách nhiệm nắm rõ tình hành làm hàng của nhân viên và xác nhận được những chi phí phát sinh đó. Những chi phí phát sinh phải được thơng báo kịp thời cho khách hàng (trường hợp phát sinh từ phía khách hàng) hoặc giám sát bộ phận phải trình báo lên Giám đốc bộ phận (nếu phát sinh từ phía Cơng ty AA và Cơng ty AA chịu phát sinh đó).
Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giám sát bộ phận. Giám sát bộ phận được phép ký duyệt Tạm ứng cho nhân viên giao nhận với số dư nợ tối đa của mỗi lô hàng không vượt quá 5.000.000đ, nếu vượt quá năm triệu đồng sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt và phải có chữ ký của Giám sát bộ phận. Thời gian thanh toán tạm ứng là 3 ngày kể từ ngày tạm ứng. Nhân viên giao nhận phải nộp phiếu thanh toán tạm ứng cho Giám sát bộ phận ký nháy, rồi chuyển cho Giám đốc bộ phận duyệt ngay khi hoàn tất lơ hàng. 2.5. Hồn tất giao – nhận hàng và thủ tục XNK
Khi hoàn tất các thủ tục kê hàng hàng xuất nhập, nhân viên giao nhận phải báo cho khách hàng biết tình hình để khách hàng yên tâm về thủ tục lô hàng. Khi hoàn tất giao nhận phải ký nhận với khách hàng Cargo Delivery Note.
Khi nhận được tờ khai có xác nhận của Hải quan (hồ sơ thông quan của lô hàng) phải copy tờ khai lưu file AA và fax cho khách hàng, sau đó giao cho khách hàng bản gốc. Việc giao nhận chứng từ phải được thể hiện bằng Document Delivery Note.
Cuối cùng, nhân viên giao nhận phải thông báo cho nhân viên lập chứng từ tình hình lơ hàng để đóng hồ sơ, đồng thời nhập dữ liệu EDI và ra hoá đơn cho khách hàng. [8]
3. Đánh giá chung
Thơng qua những phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa đường biển tại AA ở trên, chúng ta có thể thấy những kết quả thu được của AA trong hoạt động của mình là đáng kể so với các đối thủ khác trên thị trường. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế của mình Việt Nam cịn gặp rất nhiều khó khăn từ cả phía khách quan lẫn chủ quan. Rào cản trong việc hợp tác thương mại với các đối tác nước ngồi cịn khá bất cập, chưa được nới lỏng một cách thích đáng, điều này ảnh hưởng sâu sắc đến ngành giao nhận vận tải quốc tế trong nước nói chung và đối với AA nói riêng. Tình hình biến động kinh tế trong giai đoạn hiện nay cũng ảnh hưởng tới chiến lược phát triển kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, xét trong điều kiện hiện tại, AA đã và đang giữ vững được “bản lĩnh kinh doanh” của mình trên thị trường. Nếu có chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả, chắc chắn vị trí của AA trên thị trường sẽ lớn mạnh hơn nữa, vì dù sao những kết quả AA đã đặt được còn chưa tương xứng với nội lực của công ty cũng như tiềm năng thị trường Việt Nam hiện nay.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN TẠI AA & LOGISTICS
I. Mục tiêu và phương hướng phát triển của AA & Logistics trong thời gian tới thời gian tới
Để tằng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, AA đã đề ra một số mục tiêu và phương hướng phát triển như sau:
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, đặc biệt chú