I. Công việc được giao
3. Sử dụng các loại văn phòng phẩm
Trong thời gian thực tập, cơng việc văn phịng đã giúp tôi làm quen với nhiều loại văn phịng phẩm như : bìa nhựa ép, bìa nhựa trong, bìa cịng có gạc, bìa ba dây, đồ bấm lỗ, đồ bấm kim, đồ gỡ kim, dao rọc giấy, kéo, viết dạ quang, giấy stick, thanh kẹp sách,….Phần lớn thời gian thực tập, tôi chủ yếu sử dụng đồ bấm lỗ, thanh kẹp sách để lưu trữ hồ sơ chứng từ và sử dụng đồ bấm kim để bấm dính các tài liệu, giấy tờ với nhau.
Cách sử dụng đồ bấm lỗ và thanh kẹp sách để lưu trữ hồ sơ chứng từ : trên đồ bấm lỗ có một thanh gài dùng để xác định vị trí lỗ bấm thích hợp cho từng loại khổ giấy, tôi sẽ điều chỉnh thanh gài sao cho phù hợp với khổ của các giấy tờ
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
chứng từ cần đóng. Sau đó, tơi sẽ để giấy tờ chứng từ cấn đóng vào ngay ngắn đúng vị trí, rồi dùng tay ấn mạnh đồ bấm lỗ xuống. Sau đó sử dụng thanh kẹp sách để đóng các hồ sơ chứng từ đã bấm lỗ lại với nhau. Thanh kẹp sách gồm hai phần, một phần dùng để đưa xuyên qua những lỗ đã bấm trên giấy tờ, phần còn lại là thanh kẹp dùng kết hợp với phần thứ nhất của đồ kẹp sách để giữ cố định những chứng từ giấy tờ đã đục lỗ. Thông thường, phần lớn giấy tờ tơi đục lỗ và đóng lưu trữ là các giấy tờ chứng từ quỹ tiền mặt. Các chứng từ quỹ tiền mặt phải được lưu trữ theo thứ tự, trước tiên là bảng quỹ tiền mặt, sau đó là phiếu thu xếp trước rồi đến phiếu chi xếp sau, số phiếu cũng được xếp theo thứ tự tăng dần.
Nhận xét : việc sử dụng đồ bấm lỗ và đóng lưu trữ chứng từ khơng khó, nhưng nó địi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ. Vì nếu khơng cẩn thận, có thể sẽ bấm lỗ chứng từ khơng được đúng vị trí, dẫn đến khi đóng chứng từ giấy tờ lưu trữ sẽ bị xộc xệch mất thẩm mỹ.