I. Công việc được giao
5. Đánh máy, nhập văn bản, nhập liệu
Trong suốt q trình thực tập, tơi thường được các anh chị trong Ban giao việc đánh máy và nhập dữ liệu. Nhờ vậy, tơi có cơ hội được ứng dụng bộ môn tin học đã được học ở trường.
o Đánh văn bản
Để đánh văn bản, đầu tiên tôi sẽ mở ứng dụng Word trên máy lên. Sau đó tơi sẽ đánh giống theo đúng nội dung của văn bản mẫu.
o Nhập liệu
Đối với việc nhập liệu trên Excel thì phức tạp hơn. Các anh chị sẽ đưa cho tôi file mà các anh chị đang quản lý (có thể thơng qua mạng nội bộ hoặc đưa qua bằng usb). Trong các file mà anh chị đưa cho tôi đã bao gồm các sheet có sẵn các dịng và cột theo từng tên, kèm theo đó là các tập hồ sơ, giấy tờ, chứng từ, biên bản,…chứa số liệu để tôi nhập vào các file Excel. Anh Trung trong Ban giao cho tôi file Excel “Bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012 và toàn bộ hồ sơ chứng từ nộp kinh phí Cơng đồn của các đơn vị qua kho bạc Nhà nước trong quý 1,2,3,4 năm 2012. Trong file Excel “ Bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012” gồm có các sheet : quý 1, quý 2, quý 3, quý 4, tổng quý 1+2+3+4, bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương, bảng tổng hợp. Trong sheet quý 1 có bảng biểu gồm các cột, một cột có tên của các quận huyện như quận Phú Nhuận, Gị Vấp, Bình Thạnh, Quận 1,…nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước, một cột thể hiện số kinh phí các đơn vị nộp. Các sheet quý 2, quý 3, quý 4 cũng có các bảng tương tự. Sheet tổng quý
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
1+2+3+4 là sheet tổng hợp số liệu kinh phí Cơng đồn 2% mà các quận huyện nộp trong quý 1, quý 2, quý 3, quý 4 của năm 2012. Sheet bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương gồm bảng biểu bao gồm các cột như tên của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước, cột số liệu q 1 là kinh phí Cơng đồn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 1, cột quý 2 là cột số liệu kinh phí Cơng đồn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 2, cột quý 3 là cột số liệu kinh phí Cơng đồn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 3 và cột quý 4 cũng tương tự như cột quý 1, quý 2, quý 3.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
Hình 3 – Sheet tổng quý 1+2+3+4
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
Sheet bảng tổng hợp bao gồm bảng biểu có các cột như tên đơn vị là cột tên của tất cả các đơn vị nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước (các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương lẫn các quận huyện thuộc địa bàn thành phố), cột ngày tháng thể hiện ngày tháng các đơn vị Hành chính sự nghiệp và quận huyện nộp kinh phí Cơng đồn qua kho bạc Nhà nước, cột nợ thể hiện số kinh phí Cơng đồn mà các đơn vị Hành chính sự nghiệp và quận huyện nộp, cột có thể hiện số dư kinh phí Cơng đồn mà kho bạc Nhà nước chuyển cho Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, cột tồn cuối thể hiện số kinh phí Cơng đồn cộng lũy kế.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
Công việc của tôi sẽ là lấy số liệu trên các hồ sơ chứng từ nộp kinh phí Cơng đồn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và các quận huyện, nhập những số liệu đó vào cột nợ của sheet bảng tổng hợp. Sau đó, dùng hàm Sum If để các số liệu kinh phí Cơng đồn tự động xuất hiện ở cột quý 1 của sheet bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 1, xuất hiện ở cột quý 2 nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 2, xuất hiện ở cột quý 3 nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 3 và làm tương tự như vậy với quý 4.
Hình 6 – Hàm sumif
Tương tự, dùng hàm Sum If để số liệu nhập ở cột nợ của các sheet bảng tổng hợp xuất hiện ở cột kinh phí Cơng đồn 2% của sheet quý 1 nếu là do các quận huyện nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 1, xuất hiện ở cột kinh phí Cơng đồn 2% của sheet quý 2 nếu là do quận huyện nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 2, xuất hiện ở cột kinh phí Cơng đồn 2% của sheet quý 3 nếu là do các quận huyện nộp kinh phí Cơng đồn trong quý 3 và tương tự như vậy với cột kinh phí Cơng đồn 2% của sheet quý 4.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
Ngoài ra, anh Trung cịn giao cho tơi việc nhập số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương năm 2012. File excel “bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước” bao gồm các sheet : bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương, bảng tổng hợp, quý 1, quý 2, quý 3, quý 4, tổng quý 1+2+3+4. Trong các sheet trên cũng có các bảng biểu tương tự như trong các sheet của file excel “bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012”. Kèm theo file excel “ bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương nộp kinh phí Cơng đồn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012” là các tập hồ sơ, chứng từ, giấy tờ,…chứa số liệu để tôi nhập vào. Việc nhập liệu cho kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương cũng sử dụng hàm Sum If và cách làm hoàn toàn tương tự như khi nhập số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương.
Sau khi hồn thành cơng việc nhập liệu số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2012, tôi tiếp tục với cơng việc nhập số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2013. Tuy nhiên, trong thời gian thực tập, tôi chỉ nhập số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2013 trong tháng 1 và tháng 2.
Nhận xét : công việc nhập liệu và đánh máy không quá phức tạp vì tơi đã có những kiến thức cơ bản về Word và Excel đã được học ở trường. Việc nhập số liệu kinh phí Cơng đồn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương tưởng chừng như khá phức tạp nhưng thật ra lại rất đơn giản, thao tác nhập liệu được lặp đi lặp lại giúp tốc độ đánh máy của tôi được cải thiện. Đồng thời, việc nhập liệu này cũng giúp tôi rèn luyện
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
tính cẩn thận nhiều hơn vì một kế toán phải thường xuyên thực hiện công việc nhập số liệu mà không được để xảy ra sai sót, chênh lệch số liệu.