CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NỆM VẠN THÀNH
2.2 Phân tích quy trình
2.2.8 Theo dõi thanh toán hợp đồng
Người chịu trách nhiệm: Kế tốn
Có 2 phương thức thanh tốn mà cơng ty thường sử dụng là: phương thức L/C và phương thức chuyển tiền trực tiếp
Phương thức L/C
Sơ đồ 2.2.8.1 Quy trình thanh tốn tín dụng chứng từ
Phương thức L/C hay cịn gọi là phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận, trong đó một ngân hàng – ngân hàng phát hành thư tín dụng, theo yêu cầu của khách hàng – người yêu cầu mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác – người hưởng lợi số tiền của mở thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh tốn phù hợp với những điều kiện của thư tín dụng.
Khách hàng sẽ mở L/C với ngân hàng của họ và sau đó sẽ gửi cho cơng ty một bản nháp để kiểm tra. Nhân viên phịng kế tốn có trách nhiệm kiểm tra thật kĩ những nội dung như: thông tin công ty, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn giao hàng, mơ tả hàng hóa... xem có đúng hay chưa trước khi xác nhận với khách hàng.
Tiếp theo đó, ngân hàng mở L/C sẽ phát hành L/C qua ngân hàng thông báo cho công ty. Sau khi kiểm tra cẩn trọng các điều khoản, điều kiện trong L/C, nếu khơng có gì sai sót thì cơng ty sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh tốn theo u cầu, xuất trình cho ngân hàng thơng báo để địi tiền ngân hàng mở L/C.
Ngân hàng thơng báo sau khi kiểm tra xong thì chuyển bộ chứng từ qua cho ngân hàng mở L/C. Ngân hàng mở thư tín dụng lại kiểm tra và xử lý bộ chứng từ, nếu phù hợp thì tiến hành xử lý, ngược lại khơng phù hợp sẽ trả về lại cho cơng ty và từ chối thanh tốn.
Q trình này có thể phức tạp, tốn khá nhiều thời gian tuy nhiên nó lại là cái an tồn nhất cho cơng ty. Do đó phịng kế tốn có nhiệm vụ phải theo dõi sát tiến trình thanh tốn để có thể xử lý kịp thời những tình huống phát sinh.
Phương thức chuyển tiền trực tiếp
Sơ đồ 2.2.8.2 Quy trình chuyển tiền trực tiếp
Phương thức chuyển tiền là phương thức mà trong một đó khách hàng của ngân hàng – gọi là người chuyển tiền, yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác – gọi là người hưởng lợi ở một địa điểm xác định trong một thời gian nhất định.
Sau khi đã giao hàng, công ty sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho khách hàng. Đến thời hạn quy định trong hợp đồng, khách hàng sẽ làm thủ tục chuyển tiền cho công ty đúng như trong hợp đồng. Ngân hàng chuyển tiền sẽ kiểm tra khả năng thanh tốn của người nhập khẩu, nếu khơng đủ khả năng thì ngân hàng sẽ yêu cầu người nhập khẩu nộp thêm tiền hoặc làm thủ tục vay tiền để hồn thành thanh tốn. Đây là phương thức thanh toán đơn giản nhưng lại khá rủi ro do khơng có bên thứ ba đứng ra đảm bảo sẽ thanh tốn nên nó chỉ thường được áp dụng với các khách hàng thường xuyên giao dịch, tin tưởng lẫn nhau hoặc quy mơ thoanh tốn nhỏ.