- GDP: Chi phí dự phòng
1.15. Bộ máy điều hành dự án trong giai đoạn xây dựng
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG
STT Nội dung Số lượng
1 Giám đốc 1
2 Phó giám đốc 1
3 Trưởng các bộ phận 4
4 Nhân viên giám sát các bộ phận 8
5 NV Kế toán 2
6 NV Phòng nhân sự 3
7 NV Phòng kỹ thuật 3
8 NV Phòng kế hoạch vật tư 5
Tổng cộng 32
Do yêu cầu quản lý ngày càng được mở rộng nên bộ máy quản lý được thiết lập theo cơ cấu trực tuyến chức năng, phân ra các bộ phận chuyên môn hóa theo chức năng riêng biệt, đi vào quản lý từng lĩnh vực cụ thể.
1.15.1.Phòng tài chính – kế toán
- Hoạch định các chi phí quản lý dự án
- Kiểm tra, xác nhận các bản kiểm tra phí tư vấn, chi phí bảo trì dự án ; giúp đỡ chủ đầu tư trong việc mua sắm hàng hóa.
- Chuẩn bị phác thảo đơn đặt hàng trước cho vật liệu và thu xếp gián đoạn liên quan đến lĩnh vực tài chính.
- Dự báo luồng tiền cho dự án, từ đó chủ đầu tư có kế hoạch cung ứng vốn phù hợp và kịp thời.
- Quan sát, đo lường, tính toán, phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong quá trình quản lý dự án.
- Giúp chủ đầu tư trong quá trình thanh, quyết toán vốn đầu tư cho đơn vị tư vấn, nhà thầu thi công xây lắp và thiết bị.
1.15.2.Phòng tổ chức-nhân sự
- Tổ chức công tác hành chính cho dự án, phụ trách khen thưởng, kỷ luật
- Tiếp nhận thông tin khi có sự thay đổi về phí đơn vị tư vấn thiết kế, nhà thầu hay chủ đầu tư
- Thu xếp, điều khiển các cuộc họp phối hợp giữa các bên, các thủ tục cần thiết khi dự án trong giai đoạn triển khai cũng như thực hiện như biên bản ký kết hợp động, tài liệu hồ sơ mời thầu, xét thầu…
- Trợ giúp, cất nhắc về các vấn đề pháp lý, giấy phép, chứng chỉ, chứng nhận thí nghiệm và những vấn đề tương tự.
1.15.3.Phòng kế hoạch vật tư
- Vạch các kế hoạch, đưa ra những giải pháp mang tính chiến lược giúp chủ đầu tư trong quá trình thực hiện dự án
- Cùng chủ đầu tư xác định mục tiêu dự án để thiết lập chỉ tiêu, chương trình cho dự án
- Trợ giúp, tư vấn cho chủ đầu tư trong việc nghiên cứu thị trường, tính khả thi dự án (thuê tư vấn lập dự án đầu tư).
- Đảm bảo việc chuẩn bị trong thiết kế tổng thể, triển khai, kế hoạch về chi phí; đảm bảo ngân sách ban đầu đã lập cho dự án khi một số thiết kế có thể sửa đổi. -
Thu xếp, giải quyết các gián đoạn hay sự chệch hướng của bất kỳ nhiệm vụ nào đã vạch ra.
1.15.4.Phòng kỹ thuật.
- Giúp chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đầy đủ năng lực và uy tín.
- Chịu trách nhiệm về các công việc, chất lượng công trình trong giai đoạn xây dựng
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến hạ tầng, điện nước và vấn đề khác tương tự để có thể đẩy nhanh tiến độ xây dựng.
- Đảm bảo các báo cáo hàng tháng về chất lượng, thời gian, chi phí do nhà thầu và các tư vấn đã được chuẩn bị để xuất trình cho chủ đầu tư.
- Cùng với chuyên gia tư vấn giám sát công trình, giải quyết các vướng mắc trong quá trình xây dựng.
- Phối hợp cùng chuyên gia tư vấn thanh tra chất lượng công trình. - Giám sát luồng thông tin để gửi đến nhà thầu nhằm tránh sự sai sót
- Kiểm tra lại tất cả công việc trước khi chấp nhận bản vẻ hoàn công; bảo hành của nhà thầu khi có sự hư hỏng xảy ra.
1.15.5.Giám đốc, phó giám đốc dự án
Có nhiệm vụ quản lý, điều hành dự án; mang tính điều phối, sắp xếp phối hợp giữa các bên liên quan trong mọi công việc từ lập dự án đầu tư, thiết kế, đấu thầu, hợp động giám sát, nghiệm thu. Cùng chủ đầu tư tham dự các cuộc hội họp quan trọng. Quản lý các bộ phận thực hiện tốt công việc được giao.
CHƯƠNG 8
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ