HIỆN CƠNG VIỆC CỦA DỰ ÁN
1. Cơng tác chuẩn bị:
Để công tác Ban quản lý dự án đạt chất lượng và có kết quả tốt nhất, Ban QLDA sẽ lập các kế hoạch chuẩn bị sau :
a. Nhận bàn giao và nghiên cứu toàn bộ hồ sơ tài liệu của dự án từ Chủ đầu tư:
Các hồ sơ chuẩn bị cụ thể bao gồm:
Các tài liệu pháp lý của dự án như: Quyết định phê duyệt dự án đầu tư; Thiết kế cơ sở và thuyết minh thiết kế cơ sở; Quyết định thu hồi và giao đất của cơ quan có thẩm quyền cho Chủ đầu tư; Thoả thuận quy hoạch kiến trúc; Thoả thuận về hệ thống kỹ thuật bên trong và bên ngồi hàng rào; Thoả thuận về phịng cháy chữa cháy; Thoả thuận về môi trường…
Các tài liệu về kỹ thuật của dự án như: Quy hoạch tổng mặt bằng, bản đồ mốc giới và lưới khống chế mặt bằng; Tài liệu về địa chất thuỷ văn; Thiết kế cơ sở và thuyết minh thiết kế cơ sở; Thiết kế bản vẽ thi công và thuyết minh thiết kế bản vẽ thi công các hạng mục
b. Xác định nhiệm vụ cho đội ngũ chuyên gia Ban quản lý dự án:
Sau khi có đầy đủ các tài liệu cần thiết cho công tác Ban quản lý dự án cũng như nắm rõ tình hình thực tế tại dự án, Ban QLDA sẽ lên kế hoạch triển khai cơng việc và trình Chủ đầu tư thống nhất. Trong đó xác định rõ nhiệm vụ cho đội ngũ chuyên gia tư vấn nhằm nắm vững kỹ năng, nghiệp vụ đồng thời hiểu rõ mục đích yêu cầu và tầm quan trọng của dự án, thực hiện nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao.
Nội dung cụ thể:
- Kế hoạch triển khai các công việc Ban quản lý dự án cho từng hạng mục cơng trình, những hạng mục quan trọng cần đặc biệt chú ý.
- Nêu rõ vai trò, nhiệm vụ của các chủ thể tham gia dự án. - Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận, từng cá nhân.
- Kế hoạch phân công trách nhiệm cho các chuyên gia tư vấn sẽ được trình cho Chủ đầu tư xem xét, phê duyệt và sau đó được gửi tới tất cả các Nhà thầu tham gia dự án.
Việc triển khai công tác tư vấn được thực hiện theo các quy định của Đề cương Ban quản lý dự án và các Quy trình chi tiết đảm bảo các việc làm và kế hoạch của Ban QLDA đều được thống nhất với Chủ đầu tư.
2. Quan hệ của Ban QLDA với các bên có liên quan tới phạm vi cơng việc của góithầu: thầu:
2.1. Quan hệ giữa Ban QLDA với Chủ đầu tư :
- Ban QLDA thực hiện chức năng độc lập, chủ động quản lý dự án theo đúng Quy định của pháp luật và các yêu cầu trong Hợp đồng với Chủ đầu tư.
- Ban QLDA nghiệm thu cơ sở theo đối tượng cơng trình (hoặc hạng mục cơng trình) đã được phân cơng thực hiện việc quản lý dự án.
- Ban QLDA có trách nhiệm thay mặt Chủ đầu tư theo dõi thực hiện quản lý dự án và kiến nghị với Chủ đầu tư những bất hợp lý trong từng giai đoạn để Chủ đầu tư có ý kiến yêu cầu Nhà thầu nghiên cứu điều chỉnh bổ sung, làm rõ những vấn đề kỹ thuật cần thiết.
2.2. Quan hệ giữa Ban QLDA với Nhà thầu:
- Ban QLDA thực hiện chức năng Ban quản lý dự án cho Chủ đầu tư, do đó Ban QLDA thay mặt Chủ đầu tư được thực hiện công tác quản lý dự án và yêu cầu các Nhà thầu tuân thủ chặt chẽ mọi quy định về kỹ thuật, tiến độ và quản lý chất lượng cơng trình.
- Nhà thầu, TVGS có trách nhiệm nộp báo cáo hàng tuần cho Ban QLDA về tình hình thi cơng tại hiện trường (khối lượng, tiến độ chi tiết …) các vướng mắc và phát sinh để Ban QLDA kịp thời báo cáo với Chủ đầu tư và có biện pháp giải quyết.
- Trước khi và trong khi thi cơng Ban QLDA có quyền đề nghị cán bộ giám sát tác giả thiết kế giải thích tài liêụ thiết kế để phục vụ kiểm tra công tác thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị theo đúng yêu cầu của Dự án.
- Nếu trong q trình thi cơng có những thay đổi thiết kế hoặc kỹ thuật, vật tư so với thiết kế đã được duyệt:
+ Đối với các thay đổi lớn mang tính chất quan trọng đơn vị thiết kế phải có thoả thuận bằng văn bản với Ban QLDA để gửi tới Chủ đầu tư xem xét và phê duyệt. + Đối với các thay đổi nhỏ đơn vị thiết kế có thể xem xét trực tiếp trên hiện trường
cùng với Ban QLDA để gửi tới Chủ đầu tư xem xét và phê duyệt. Các thay đổi này sau khi được chấp thuận sẽ được ghi vào Sổ xử lý thiết kế.
2.4. Quan hệ của Ban QLDA với các bên liên quan khác:
Ban QLDA giúp Chủ đầu tư phối hợp với các bên liên quan đến Cơng trình, giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi cơng việc của mình, tư vấn cho Chủ đầu tư làm việc với các bên hữu quan để giải quyết các vấn đề liên quan.
3. Tổ chức các cuộc họp:
3.1. Quy định tổ chức:
Tất cả các cuộc họp liên quan đến cơng trình đều do CĐT, Ban QLDA tổ chức, các Nhà thầu tham dự và cho ý kiến nếu được yêu cầu và xét thấy cần thiết.
3.2. Định kỳ tổ chức:
Theo định kỳ hàng tháng, CĐT và Ban QLDA sẽ họp với TVGS, các Nhà thầu thi công xây dựng về chất lượng cơng trình xây dựng.
Đối với những công việc đột xuất cần giải quyết gấp sẽ tổ chức họp trực tuyến hoặc họp tại công trường (thông báo họp bằng điện thoại hoặc phương tiện truyển thông khác).
3.3. Thành phần tham dự các cuộc họp:
Các cuộc họp định kỳ hàng tháng Giám đốc dự án của Ban QLDA tham dự.
Ngoài ra theo yêu cầu của CĐT, trong các trường hợp đặc biệt Ban QLDA sẽ tổ chức riêng và được báo trước ít nhất 03 ngày bằng giấy mời. Thành phần, thời gian, địa điểm cụ thể theo giấy mời.
3.4. Địa điểm tổ chức:
Các cuộc họp được tổ chức tại cơng trường là chính, CĐT có thể tổ chức tại một nơi khác được ấn định trước.
4. Công tác báo cáo:
a) Phân kỳ báo cáo:
- Báo cáo định kỳ hàng tháng;
- Báo cáo giai đoạn xây dựng hoàn thành phần cải tạo, bổ sung kiến trúc, kết cấu và thiết bị gắn với cơng trình;
- Báo cáo giai đoạn hồn thành đưa cơng trình vào sử dụng; - Báo cáo giai đoạn quyết tốn cơng trình.
b)Nơi nhận báo cáo:
CĐT sẽ nhận được các báo cáo theo định kỳ như đã nêu ở mục trên. Đồng thời báo cáo được gửi về trụ sở chính của Ban QLDA.