- Nhận kế hoạch đặt hàng từ phòng kinh doanh, phòng dự án để đặt hàng từ
2.3.2. Kế toán thanh toán với người bán tại công ty cổ phần thiết bị Tân Phát.
- Nhà cung cấp của doanh nghiệp bao gồm các nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Các chứng từ thanh toán thanh toán với nhà cung cấp trong nước thường ít hơn và quy trình luân chuyển đơn giản hơn so với nhà cung cấp nước ngoài.
Nguyên tắc hạch toán:
- Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sở các thông tin từ chứng từ có liên quan. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi chung trên một sổ.
Các chứng từ được sử dụng:
Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài… bao gồm:
Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá, Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty, Hoá đơn vận tải, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi.
- Các chứng từ về mua hàng: + Hợp đồng mua bán hàng hóa
bán lập và giao cho công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa
+ Biên bản giao nhận TSCĐ…
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng:
+ Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được lập thành 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán…
+ Ủy nhiệm chi, Báo nợ của ngân hàng… Tài khoản sử dụng:
Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “ Phải trả người bán”.
Tk 331 được chi tiết như sau:
TK 3311: Phải trả nhà cung cấp – Hàng hóa
- TK 3311.11- Phải trả công ty CPTM và Sản Xuất Hợp Phát
- TK 3311.12- Phải trả công ty TNHH Kinh Doanh Thương Mại Thuận Phát.
- TK 3311.13- Phải trả công ty Sản Xuất và Thương Mại Lập Hồng TK 3312: Phải trả nhà cung cấp khác
-
Sổ sử dụng:
- Sổ chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng bán.
- Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, sau đó được đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải trả TK 331.
Ví dụ:
Trong tháng 08 năm 2012, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với người bán như sau:
(1) Ngày 15/08/2012 công ty mua hàng của công ty CPTM và Sản Xuất Hợp Phát với tổng giá thanh toán là: 102.000.000VND( Thuế GTGT 10%)( Phụ lục 13)
Nợ TK 156: 92.727.273VND Nợ TK 1331: 9.272.727VND Có TK 3311.11( Công ty Sản Xuất Hợp Phát): 102.000.000VND (2) Ngày 28/08/2012 công ty mua hàng của công ty TNHH Kinh Doanh TM Thuận Phát với tổng giá thanh toán: 8.800.000( Đã có thuế GTGT 10%) công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.(Phụ lục 14)
Kế toán định khoản:
Nợ TK 156: 8.000.000VND Nợ TK 1331: 800.000VND Có TK 111: 8.800.000VND
(3) Ngày 22/08/2012 công ty mua 01 ô tô của công ty TNHH Cơ Khí Nguyến Huệ với tổng giá thanh toán là 681.000.000VND( Đã có thuế GTGT 10%) công ty đã thanh toán 40% bằng chuyển khoản, số còn lại thanh toán sau 30 ngày.(Phụ lục 15)
Nợ TK 211: 619.090.909VND Nợ TK 133: 61.909.091VND Có TK 112: 272.400.000VND
Có TK 3312( Công ty Cơ Khí Nguyễn Huệ): 408.600.000VND (4) Ngày 29/08/2012 công ty mua hàng của Công Ty CPTM và Sản Xuất Hợp Phát Tổng thanh toán là 45.000.000( Thuế GTGT 10%). Công ty đã ứng trước tiền hàng 50.000.000VND bằng chuyển khoản.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 3311.11( Công ty Hợp Phát): 50.000.000VND Có TK 112: 50.000.000VND Nợ TK 112: 5.000.000VND Nợ TK 156: 40.909.091VND Nợ TK 133: 4.090.909VND Có TK 3311.11( Công ty Hợp Phát) 50.000.000VND
(5) Ngày 15/08/2012 công ty ký hợp đồng nhập khẩu với Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc 95 tấn NH4NO3 đơn giá 260 USD/ tấn.Phương thức thanh toán bằng L/C thông qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tỷ lệ ký quỹ
50%( đăng ký ký quỹ ngày 20/08/2012). Tỷ giá ngày 20/8/2012 là 20.998đồng / USD. Thuế nhập khẩu 10%.
BT1: Nợ TK 144: 259.325.300VND( tỷ giá thực tế 20.998VND/USD) Nợ TK 635: 172.900VND
Có TK 1122:259.498.200VND(tỷ giá xuất quỹ TGNH ngoại tệ của công ty là: 21.012VND/USD)
BT2: Ngày 25/08/2012, hàng về, công ty nhập kho, tỷ giá thực tế là 21.025VND /USD)
Nợ TK 152: 519.317.500( tỷ giá thực tế 21.025VND/USD) Có TK 144: 259.325.300VND( tỷ giá ghi sổ 20.998VND/USD) Có TK 331: 259.658.750VND( tỷ giá thực tế 21.025VND/USD) Có TK 515: 333.450VND( tỷ giá thực tế 21.025VND/USD) BT3 Thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 152: 51.931.750VND Có TK 3333: 51.931.750VND BT4 Thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133: 57.124.925VND Có TK 33312: 57.124.925VND
BT5 Ngày 28/08/2012 xuất quỹ trả tiền cho công ty Mậu Hải Vân, tỷ giá xuất quỹ ngày thanh toán là: 21.003VND/USD
Nợ TK 331: 259.658.750VND( tỷ giá ghi sổ 21.025VND/USD) Có TK 1122: 258.387.050VND( tỷ giá xuất quỹ 21.003VND/USD) Có TK 515: 271.700VND
(6) Ngày 23/08/2012 công ty mua hàng của công ty Sản Xuất và Thương Mại Lập Hồng. Do thanh toán sớm nên công ty được công ty Lập Hồng chiết khấu 1% trên giá bán có thuế là: 439.910.900VND.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331: 4.399.109VND
Có TK 515: 4.399.109VND
Trình Tự Ghi Sổ
chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái ghi vào cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như: Hóa đơn GTGT do bên bán cung cấp, phiếu chi, phiếu báo nhập…kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331. Đối với nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ. Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối tháng kế toán lập bang tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán.
Để hạch tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán dựa vào sổ nhật ký chung. Sổ này vừa dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian , vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
Sổ cái TK 331: Được mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ chi tiết và nhật ký chung. Cuối tháng số liệu được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán.
Sổ chi tiết phải trả người bán( Phụ Lục 19)
Bảng tổng hợp chi tiết Phải trả người bán( Phụ Lục 20) Sổ cái TK 331( Phụ lục 21)