- Nhận kế hoạch đặt hàng từ phòng kinh doanh, phòng dự án để đặt hàng từ
2.3.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với người mua tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát.
Bị Tân Phát.
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.
Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua.
Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Sổ theo dõi chi tiết
Tại Công ty Vật Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tượng khách hàng. Để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng công ty chia khách hàng cho từng đối tượng nhân viên kinh doanh phụ trách của 2 phòng KD và KD Thiết Bị Điện. Khách hàng thường xuyên và không thường xuyên mở chung trên một sổ chi tiết.
Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát.
Những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo khách hàng với từng loại ngoại tệ.
Kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán, theo dõi chi tiết tình hình thanh toán. Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng khách hàng để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131.
Ví Dụ
Trong tháng 8/2012 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau:
(1) Ngày 14/08/2012 công ty xuất kho bán cho công ty TNHH Thương Mại Thiên Phong( Khách hàng của NVKD Đinh Tiến Bộ) với tổng giá thanh toán là: 159.885.000VND.( Trong đó thuế GTGT 10%). Công ty Thiên Phong chưa trả tiền.( Phụ lục 10) Kế toán định khoản.
Nợ TK 1311.12( Công ty TNHH Thiên Phong): 159.885.000VND Có TK 511: 145.350.000VD Có TK 333(1): 14.535.000VND
(2) Ngày 17/08/2012 Công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho công ty TNHH Toyota Thái Nguyên( khách hàng của NVKD Nguyễn Thiên Lương) về lô hàng ngày 04/08/2012 tổng giá thanh toán là 77.000.000VND, thuế GTGT 10%. Tỉ lệ chiết khấu 2% trên giá trị chưa thuế.(Phụ lục 11). Kế toán định khoản:
BT1 Nợ TK 1311.14( Công ty Toyota Thái Nguyên): 77.000.000VND Có TK 511: 70.000.000VND Có TK 333(33311): 7.000.000VND BT2 Nợ TK 521(1): 1.400.000VND Nợ TK 3331: 140.000VND Có TK 1311.14( Công ty Toyota Thái Nguyên): 1.540.000VND (3) Ngày 20/08/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Auto Motors Việt Nam( Khách hàng NVKDTBĐ Trần Đình Trí) 04 máy phát điện với tổng giá thanh toán là 30.800.000VND thuế suất GTGT 10%. Khi nhận hàng công ty Auto Môtors phát hiện 02 máy phát điện không đúng quy cách, do vậy công ty Auto Motors đã trả lại.
Nợ TK 521(2): 14.000.000VND Nợ TK 3331: 1.400.000VND Có TK 1312.11( Công ty Auto Motors Việt Nam): 15.400.000VND (4) Ngày 30/08/2012 theo hợp đồng 073.12.TP công ty giảm giá cho công ty TNHH Thương Mại Thiên Phong( Khách hàng NVKD Đinh Tiến Bộ) 2% trên tổng doanh thu chưa thuế do việc giao hàng chậm so với cam kết của hợp đồng. Tổng doanh thu chưa thuế của lô hàng là 8.000.000VND, thuế xuất GTGT 10%. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 521(3): 160.000VND Nợ TK 333.1: 16.000.VND Có TK 1311.12( Công ty Thiên Phong): 176.000.VND
(5) Ngày 23/08/2012 công ty đồng ý chiết khấu thanh toán 1% cho công ty CPTM Đầu Tư Đông Anh( khách hàng NVKD Nguyễn Đức Khiển) do thanh toán trước cho lô hàng trị giá 150.000.000VND( thuế GTGT 10%).( Phụ lục 12). Kế toán định khoản:
Nợ TK 635: 150.000VND Có TK 1311.11: 150.000VND Trình Tự Ghi Sổ
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu…kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung( Phụ lụC 16), từ nhật ký chung vào sổ chi tiết phải thu khách hàng( Phụ lục 17), Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết cho tất cả các đối tượng khách hàng. Đồng thời trên cơ sở chứng từ gốc, kế toán ghi sổ cái Tk 131- phải thu khách hàng( Phụ lục 18). Số liệu trên sổ cái sẽ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết.
Dựa vào các ví dụ đã nêu trên để lập mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng cho công ty TNHH Thiên Phong( Phụ lục 17.) Và vào sổ cái TK 131( phụ lục 18)