34 2.1
2.2 Thực trạng công tác kế toán để phục vụ cho cơng tác kiểm sốt các
2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt
Trong Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa khi kết thúc một năm học phải tiến hành đo lường kết quả hoạt động trong thời gian qua. Cũng như các doanh nghiệp, Phòng Giáo dục cũng được phân chia thành các phòng ban và các tổ, điều này giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn và người quản lý ở các bộ phận cũng quan tâm đến kết quả hoạt động của bộ phận mình. Các bộ phận
khơng thể tồn tại và hoạt động một cách độc lập mà còn phụ thuộc vào sự cung cấp dịch vụ qua lại giữa các bộ phận với nhau. Vậy làm sao để đánh giá tốt nhất kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho từng bộ phận.
Để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận, trưởng phịng có trách nhiệm kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự tốn đồng thời đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra. Trình tự thực hiện như sau:
- Trưởng phịng sẽ đề ra mục tiêu chung của Phòng trong năm học và những mục tiêu cần đạt được của từng tổ. Trên cơ sở đó lập dự tốn chi phí và thống nhất giữa nhà quản lý cấp đơn vị và nhà quản lý cấp trung tâm.
* Đầu mỗi năm phòng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa sẽ căn cứ vào “Báo cáo chi tiết hoạt động “ của năm trước để đánh giá về mức độ phát sinh chi phí của từng tổ có biến động nhiều hay ít so với dự tốn từ đầu năm. Căn cứ vào biến động này sẽ giúp cho trưởng phòng đưa ra dự tốn chi phí thích hợp với mục tiêu yêu cầu và nhu cầu của từng tổ.
Ví dụ:
Theo dự tóan đầu năm 2012 khoản dự toán cho khoản mục Cơng tác phí dành cho tổ Thanh tra-kế hoạch là 15.000.000đ với mục tiêu đầu năm là lên kế hoạch về tỷ lệ học sinh nhập học, lên lớp, tốt nghiệp của từng trường trong địa bàn huyện. Và tổ dùng chi phí dự tóan được giao thực hiện công tác kiểm tra mục tiêu đưa ra cùng với kiểm sóat lại cơ sở hạ tầng theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Giáo Dục với quy mô của từng trường. Cuối năm theo báo cáo thực hiện dự toán tổ Thanh tra-kế hoạch đã tập hợp tổng chi phí cơng tác phí là 17.253.600đ. Nguyên nhân của việc thực hiện cơng việc với mức chi phí cao hơn dự tóan là để hồn thành các mục tiêu của Trưởng phịng đưa ra đầu năm, nhưng do địa bàn đang trong quá trình sửa chửa một số tuyến đường ngoại ô không thể di chuyển bằng đường bộ làm chi phí phát sinh thêm. Ngồi ra do Huyện đang trong giai đoạn chia tách giữa các khu vực trong địa bàn nên nảy sinh thêm việc
thuyên chuyển một số giáo viên có kinh nghiệm về các trường vùng sâu để quản lý, nên tổ thường xuyên về kiểm tra kết quả đạt được cho việc thuyên chuyển này làm tăng thêm chi phí. Và từ phát sinh này Trưởng phòng sẽ xem xét lại tình hình thực tế trong năm 2012 để đánh giá hoạt động của tổ Thanh tra-kế hoạch và đưa rat hay đổi cho dự tóan khoản Cơng tác phí của tổ.
Bên cạnh đó các khoản chi cơng tác phí hiện tại của Phịng giáo dục chỉ quyết tốn theo kế hoạch hoặc theo báo cáo công tác của nhân viên, thiếu nhiều chứng từ kế tốn như hóa đơn hay hợp đồng vận chuyển. Do thiếu nhiều chứng từ kế toán nên các khỏan chi này chưa có tính chính xác cao và có thể gây ra tình trạng khơng trung thực trong các chuyến kiểm tra của tổ cũng như của các nhân viên trong phịng. Ngun nhân là do vị trí cơng tác để kiểm tra giám sát phần lớn là ở vùng sâu, vùng xa không thể cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định.
- Kết thúc năm hoặc quý Trưởng phòng và quản lý từng tổ sẽ phối hợp đánh giá tình hình thực hiện dự tốn dựa trên báo cáo thực hiện dự toán ngân sách của từng tổ và “Bảng đối chiếu dự tóan kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự tốn tại kho bạc nhà nước”.
- Tuy nhiên tại Phịng Giáo Dục huyện Mộc Hóa việc đánh giá tình hình thực hiện dự tốn khơng chỉ căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn mà cịn phải xem xét các mục tiêu của bộ phận có hồn thành hay khơng và hồn thành với mức độ bao nhiêu.
- Nếu các bộ phận hồn thành mục tiêu được giao nhưng chi phí thực tế phát sinh vượt quá chi phí dự tốn thì kế tốn quản trị sẽ thực hiện phân tích biến động chi phí.
Việc phân tích căn cứ vào bảng sau:
Yếu tố chi phí Năm học 2010- 2011 Năm học 2011- 2012 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) Tiền lương 526.968.493 521.968.493 5.000.000 -0.95 Thanh toán dịch vụ cơng cộng 31.990.712 32.890.712 - 900.000 -23,07
Chi phí th mướn 9.910.000 10.220.000 - 310.000 - 5,84
Chi khác 20.027.000 19.527.000 - 500.000 - 11,11
Cộng 588.896.205 582.196.205 6.700.000 -1.14
Bảng 2.1: Phân tích biến động chi phí của đơn vị
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa)
Như vậy trong năm đơn vị đã tiết kiệm chi phí thanh tốn dịch vụ cơng cộng được 23,07%; chi phí thuê mướn là 5,84%; chi khác là 11,11%.
2.2.3Kiểm sốt tình hình thực hiện dự tốn chi hoạt động
Kiểm tra và đánh giá là chức năng quan trọng trong q trình quản lý. Nó hướng cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ hoạt động đúng so với dự toán được xây dựng. Ngồi ra nó cịn giúp cho nhà quản trị có những xem xét, điều chỉnh dự toán sao cho phù hợp với điều kiện thực tế. Phịng giáo dục huyện Mộc hố sử dụng công cụ “Quy chế chi tiêu nội bộ” để kiểm soát chi hoạt động tại đơn vị. Dựa vào quy chế chi tiêu nội bộ đầu năm Phòng giáo dục sẽ phân bổ nguồn kinh phí cho các khoản mục theo đúng qui chế đã đưa ra.
2.2.2.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể… được phản ánh trong NSNN hiện hành (nhóm mục chi thanh tốn cho cá nhân).
Các khoản chi này được kiểm soát như sau: - Kiểm soát các khoản chi và phụ cấp lương
+ Đầu năm, đơn vị gửi Kho bạc dự toán chi ngân sách nhà nước năm được duyệt trong đó có khoản chi về lương và phụ cấp lương, bảng đăng ký biên chế quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
+ Trong năm, khi có sự thay đổi về biên chế, quỹ lương, đơn vị phải bổ sung bảng đăng ký điều chỉnh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
2.2.2.2 Kiểm sốt các khoản chi nghiệp vụ chun mơn
Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn gồm: chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng, chi mua vật tư văn phịng, chi thơng tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, cơng tác phí…
Kho bạc căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán Ngân sách Nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực; giấy rút dự toán Ngân sách Nhà nước của đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước và các hồ sơ, chứng từ liên quan (trừ các khoản thanh tốn văn phịng phẩm, cơng tác phí cước điện thoại được đơn vị thực hiện chế độ tự chủ khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ) nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh tốn cho đơn vị.
Khi dự tốn nhóm mục chi nghiệp vụ chun mơn khơng đủ để chi, đơn vị có thể chi từ dự tốn của nhóm mục chi khác song phải hạch toán đúng mục chi.
2.2.2.3 Kiểm soát chi mua đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ
Đối tượng kiểm soát bao gồm: các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định như: bằng sáng chế, phần mềm máy tính, ơ tơ, tàu thuyền, máy vi tính, máy phơ tơ…; các khoản chi xây dựng nhỏ như: trụ sở, văn phịng, đường điện, cấp thốt nước…
Hồ sơ chứng từ liên quan đến khoản chi gồm: hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầy (đối với khoản mua sắm, sửa chữa có giá trị lớn phải thực hiện đấu thầu theo quy định); phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hóa,
dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ khơng có hợp đồng mua bán); hóa đơn bán hàng; các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
Căn cứ giấy rút dự toán và các hồ sơ chứng từ liên quan do đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước gửi đến, Kho bạc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị để chi trả cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiẹn thanh toán trực tiếp, Kho bạc thực hiện cấp phát tạm ứng cho đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước. Sau khi thực hiện chi, đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước gửi hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ khác có liên quan kèm theo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đến Kho bạc để Kho bạc kiểm tra, kiểm sốt nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán tạm ứng.
2.2.2.4 Kiểm sốt chi thường xun khác
Nhóm mục chi khác trong dự tốn được giao của đơn vị sử dụng ngân sách bao gồm các mục lục ngân sách không nằm trong 3 nhóm chi thanh tốn cho cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa . Đơn vị thực hiện kiểm soát, thanh toán những khoản chi thuộc nhóm mục chi khác như sau:
- Đối với những khoản chi đơn vị đề nghị thanh toán trực tiếp, Kho bạc kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Đối với những khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, căn cứ vào số dư dự toán, giấy rút dự toán ngân sách, Kho bạc thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị. Đầu tháng sau, chậm nhất vào ngày 5 hàng tháng, đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước lập bảng kê chứng từ thanh toán gửi Kho bạc. Căn cứ vào bảng kê chứng từ thanh toán và đối chiếu với các điều kiện chi Ngân sách Nhà nước, nếu đủ điều kiện quy định, thì Kho bạc thanh tốn tạm ứng cho đơn vị.
2.3 Những tồn tại trong việc lập dự toán, kiểm soát và đo lường thành quả kiểm soát các khoản chi hoạt động kiểm soát các khoản chi hoạt động
2.3.1Tồn tại trong việc lập dự toán chi hoạt động
Việc lập dự toán thu chi dựa theo mục lục Ngân sách Nhà nước và lập cho tồn Phịng Giáo dục và theo nơi phát sinh (các phòng, ban, tổ) nhưng phần lớn dự toán chi hoạt động chưa phù hợp với mục tiêu hoạt động ban đầu đưa ra cho các bộ phận do đó khơng thể đánh giá và đề ra các biện pháp kiểm soát các khoản chi hoạt động.
Bộ phận tham gia chủ yếu trong cơng tác lập dự tốn là bộ phận kế toán. Thực tế thì đa số các phát sinh cần có một kế hoạch chi tiết, cụ thể từ các bộ phận về các chi phí phát sinh thường xuyên và kế hoạch mua sắm cá cbộ phận, việc giải trình việc dự kiến mua sắm. Đây là nguyên nhân dễ gây đến lập dự toán thiếu thực tế và khách quan.
2.3.2Tồn tại trong đo lường thành quả
Theo bảng 2.1 đơn vị đã lập bảng phân tích biến động chi phí đơn vị. Tuy nhiên, đây chỉ là bảng phân tích biến động chi phí chung mà chưa tính đến sự biến động về khối lượng công việc hoặc khối lượng sản phẩm thực hiện. Do đó, để q trình đánh giá có ý nghĩa, kế toán quản trị cần phải đánh giá biến động các khoản biến phí theo khối lượng cơng việc thực tế thực hiện. Thực tế, tại Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa, mỗi tổ phụ trách các khối trường khác nhau (khối tiểu học, THCS, THPT, GDTX), trong đó mỗi cán bộ lại phụ trách một số trường nhất định. Chính vì thế khi đánh giá biến động các khoản chi hoạt động, điều cần thiết là phải ghép sự biến động các khoản chi hoạt động đó với sự thay đổi về chất lượng quản lý giáo dục (thể hiện ở thành tích của các trường)
Nội dung Năm học 2012-2013 Năm học 2011-2012 Giáo dục mầm non + Số trẻ ra lớp/ tổng số trẻ 514/618 (83,17%) 488/600 (81,33%) + Phát triển thể chất 95,90% 94,80% + Phát triển nhận thức 97,70% 95,90% + Phát triển ngôn ngữ 94,20% 94,10%
+ Phát triển tư cách xã hội 98,50% 98,50%
Giáo dục tiểu học
+ Số trẻ lên 6 tới trường 100% 100%
+ Tỷ lệ GV có trình độ đại học trở lên 85% 77% + Tỷ lệ học sinh Giỏi 68% 65% + Tỷ lệ học sinh Khá 20% 22% + Tỷ lệ học sinh TB 12% 13% Giáo dục Trung học + Phổ cập giáo dục THCS 97% 95% + Tỷ lệ HS Giỏi 13,50% 13,50% + Tỷ lệ HS Khá 32,70% 31% + Tỷ lệ HS TB 50,90% 51% + Tỷ lệ HS yếu 2,90% 4,50% + Tỷ lệ tốt nghiệp THPT (dự kiến cho năm học 2013-2014) 98,50% 97%
Bảng 2.2: Tổng kết cơng tác Giáo dục tại huyện MộcHóa Hóa
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Như vậy, mặc dù tổng chi phí thực hiện của năm học 2011-2012 lớn hơn chi phí thực hiện của năm học 2012-2013, tuy nhiên kết quả của hoạt động Giáo dục
trong tồn huyện nhìn chung là tốt hơn so với năm học trước. Chứng tỏ các khoản chi hoạt động đã đạt được kết quả tốt với tiêu chí hiệu quả.
Đơn vị chưa lập được báo cáo đánh giá về tính tiết kiệm, hữu hiệu cũng như hiệu quả của các khoản chi tại các bộ phận. Chỉ đánh giá được tiêu chí tiết kiệm chung cho cả đơn vị từng khoản mục chi hoạt động mà không gắn tiết kiệm đó với khối lượng cơng việc cũng như nhu cầu thực tế của từng bộ phận, nên nhà quản trị khơng thể đánh giá được khoản tiết kiệm đó là do bộ phận nào tiết kiệm, và tiết kiệm đó có phù hợp với khối lượng công việc thực tế của các bộ phận hay khơng. Và có sự thiếu rõ ràng, cụ thể trong phân tích biến động các khoản chi hoạt động sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị đánh giá về tiêu chí hữu hiệu và hiệu quả của từng bộ phận, dẫn đến nhà quản trị thiếu thông tin để ra quyết định sẽ tăng giảm dự tốn chi và khối lượng cơng việc cho các bộ phận. Vì vậy sẽ dẫn đến sự mất cân bằng trong việc đưa ra dự toán chi cho các bộ phận.
2.3.3Tồn tại trong việc kiểm sốt chi hoạt động
Thực tế, qua khảo sát tại Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa cho thấy cơng tác lập dự tốn đã đạt được kết quả tương đối tốt đáp ứng nhu cầu của đơn vị. Tuy nhiên trong q trình lập dự tốn đơn vị vẫn có những hạn chế sau:
- Thứ nhất: Dự toán chưa được lập sát với thực tế, không lường hết được nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
- Thứ hai: Trong dự toán chi đối với mục chi thanh tốn hàng hóa dịch vụ, trong q trình xây dựng dự tốn đơn vị chưa tính đến hệ số trượt giá của một số mặt hàng như: điện, nước, gas, xăng dầu…
- Thứ ba: Thuyết minh dự tốn cịn sơ sài, chưa đánh giá hết và nêu bật được ưu nhược điểm trong q trình thực hiện thu chi dự tốn năm trước, chưa nêu ra các kiến nghị và biện pháp khắc phục cho dự toán năm tiếp theo.
- Thứ tư: Chưa thật sự có sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong q trình xây dựng dự tốn.
- Thứ năm: Việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác lập dự tốn của Phịng Giáo