Hóa
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Như vậy, mặc dù tổng chi phí thực hiện của năm học 2011-2012 lớn hơn chi phí thực hiện của năm học 2012-2013, tuy nhiên kết quả của hoạt động Giáo dục
trong tồn huyện nhìn chung là tốt hơn so với năm học trước. Chứng tỏ các khoản chi hoạt động đã đạt được kết quả tốt với tiêu chí hiệu quả.
Đơn vị chưa lập được báo cáo đánh giá về tính tiết kiệm, hữu hiệu cũng như hiệu quả của các khoản chi tại các bộ phận. Chỉ đánh giá được tiêu chí tiết kiệm chung cho cả đơn vị từng khoản mục chi hoạt động mà khơng gắn tiết kiệm đó với khối lượng cơng việc cũng như nhu cầu thực tế của từng bộ phận, nên nhà quản trị khơng thể đánh giá được khoản tiết kiệm đó là do bộ phận nào tiết kiệm, và tiết kiệm đó có phù hợp với khối lượng cơng việc thực tế của các bộ phận hay khơng. Và có sự thiếu rõ ràng, cụ thể trong phân tích biến động các khoản chi hoạt động sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị đánh giá về tiêu chí hữu hiệu và hiệu quả của từng bộ phận, dẫn đến nhà quản trị thiếu thông tin để ra quyết định sẽ tăng giảm dự tốn chi và khối lượng cơng việc cho các bộ phận. Vì vậy sẽ dẫn đến sự mất cân bằng trong việc đưa ra dự toán chi cho các bộ phận.
2.3.3Tồn tại trong việc kiểm soát chi hoạt động
Thực tế, qua khảo sát tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa cho thấy cơng tác lập dự tốn đã đạt được kết quả tương đối tốt đáp ứng nhu cầu của đơn vị. Tuy nhiên trong quá trình lập dự tốn đơn vị vẫn có những hạn chế sau:
- Thứ nhất: Dự toán chưa được lập sát với thực tế, không lường hết được nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
- Thứ hai: Trong dự toán chi đối với mục chi thanh tốn hàng hóa dịch vụ, trong q trình xây dựng dự tốn đơn vị chưa tính đến hệ số trượt giá của một số mặt hàng như: điện, nước, gas, xăng dầu…
- Thứ ba: Thuyết minh dự tốn cịn sơ sài, chưa đánh giá hết và nêu bật được ưu nhược điểm trong q trình thực hiện thu chi dự tốn năm trước, chưa nêu ra các kiến nghị và biện pháp khắc phục cho dự toán năm tiếp theo.
- Thứ tư: Chưa thật sự có sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong q trình xây dựng dự tốn.
- Thứ năm: Việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác lập dự tốn của Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa vẫn chỉ là hình thức, chưa chặt chẽ.
2.3.4Ngun nhân của những tồn tại
2.3.4.1 Nguyên nhân chủ quan từ phía Phịng Giáo dục
- Phòng Giáo dục còn thực hiện quản lý theo chức năng;
- Các bộ phận tham mưu về tài chính kế tốn ở Phịng Giáo dục chủ yếu chỉ thực hiện việc ghi chép kế toán và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách thu chi theo quy định của Nhà nước.
- Các nhà quản lý tại Phòng Giáo dục đa phần xuất thân từ nhà giáo mà chuyên môn không phải kinh tế nên không thể hiểu hết những nội dung của các phần hành kế toán tại đơn vị.
- Các nhân viên kế tốn chưa đạt đến trình độ đại học.
- Điều hành hoạt động theo kinh nghiệm là chủ yếu, quá trình hạch tốn chủ yếu là để báo cáo cho cấp trên, cho cơ quan chủ quản, mang tính đối phó
2.3.4.2 Ngun nhân từ phía Nhà nước và các cơ quan chức năng
Chính sách của Nhà nước và dấu ấn của thời kỳ bao cấp
- Các nguồn thu chi của Phòng Giáo dục đều căn cứ vào mục lục ngân sách cố định, không được sử dụng linh hoạt, nếu Phịng Giáo dục có tiết kiệm được cũng khơng được chi thêm cho cán bộ nhân viên hay tăng tích lũy mà phải chuyển kinh phí năm sau. Điều này đã làm cho các đơn vị không chủ động đề ra các biện pháp quản lý tài chính tích cực hiệu quả.
- Mặc dù nghị định 43 đã có hiệu lực từ tháng 5/2006 trao quyền tự chủ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp từ nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đồng thời khuyến khích các đơn vị sự nghiệp cơng chuyển sang loại hình doanh nghiệp nhưng việc triển khai nghị định vẫn còn rất dè dặt, đơn vị chưa dám mạnh dạn tự chủ hồn tồn, ln tồn tại tâm lý e ngại vị phạm chế độ tài chính của Nhà nước trong suy nghĩ của các nhà quản lý đơn vị.
- Ngồi ra cịn có rào cản khác là sự quản lý của các cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng do dấu ấn nặng nề của thời kỳ bao cấp vẫn còn bao trùm lên lĩnh vực giáo dục đào tạo. Do đó, tại Phịng Giáo dục khơng thể phát huy được vai trị chủ động trong lĩnh vực tài chính của cơ sở mình
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Hệ thống kế tốn tại Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa tuy thực hiện theo quy chế và quy định của kế tốn đơn vị hành chính nhưng chưa cung cấp được cho nhà quản lý thơng tin để có thể kiểm sốt tốt chi phí hoạt động tại đơn vị. Qua tìm hiểu thực trạng hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo đã nói lên điều đó. Đặc điểm kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo là áp dụng phương pháp thực chi , dự toán chi được lập theo mục lục ngân sách một cách cứng nhắc, kinh phí khơng được sử dụng linh hoạt mà phải sử dụng riêng từng nguồn và hạch toán riêng.
Trong cơng tác kế tốn đã tiến hành lập dự tốn, phân tích quyết tốn, tuy nhiên nội dung quá sơ sài,vấn đề thực trạng về hệ thống chi phí và phân tích biến động chi phí chưa hồn thiện các báo cáo liên quan chỉ mang tính hình thức đồng thời khơng thể đánh giá được tính tiết kiệm, hữu hiệu và hiệu quả của từng bộ phận tại đơn vị.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là do việc điều hành hoạt động theo kinh nghiệm là chủ yếu. Và một nguyên nhân nữa đó là dấu ấn nặng nề của thời kỳ bao cấp vẫn còn bao trùm lên lĩnh vực giáo dục.
Vậy cần phải làm gì để khắc phục những hạn chế đó và hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa để cơng tác kế tốn thực sự là cơng cụ quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình điều hành hoạt động tại đơn vị? Vấn đề sẽ được giải đáp ở chương ba.
CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TỐN ĐỂ KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG HỢP PHỊNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC
HĨA
3.1 Quan điểm hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Quan điểm 1: Xuất phát từ nhu cầu của đơn vị để nâng cao tính hiệu quả của các khoản chi hoạt động tại đơn vị
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá đang thực hiện theo mục tiêu liên quan đến quản lý tài chính là đạt được tiêu chí hiệu quả. Để đạt được mục tiêu hiệu quả thì việc hồn thiện hệ thống kế toán là yêu cầu bắt buộc với đơn vị.
Quan điểm 2: Đảm bảo tính linh hoạt cho cơng tác kế tốn trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý
Tính đến thời điểm hiện tại thơng tin kế tốn của Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá cung cấp cho cơ quan chức năng mà chưa cung cấp được thông tin cho nhà quản lý (trưởng phòng) để đưa ra được quyết định quản lý, chưa có được tính linh hoạt trong việc cung cấp thông tin.
Quan điểm 3: Thuận lợi cho kế toán trong việc kiểm soát các khoản chi hoạt động phát sinh tại từng bộ phận của đơn vị
Tính linh hoạt của thơng tin nghĩa là thông tin cung cấp cho quá trình ra quyết định quản lý và kiểm soát chỉ thật sự hữu ích trong trường hợp nó được chuyển đến cho người sử dụng đúng lúc. Muốn vậy phải xây dựng một hệ thống thơng tin mang tính tự động hóa các q trình tính tốn.
Khi hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa có thể ảnh hưởng của các nhân tố sau:
- Quy chế hoạt động của Phòng Giáo dục;
- Đặc điểm hoạt động và quy mơ hoạt động của Phịng Giáo dục ; - Cơ cấu tổ chức quản lý;
- Các nội quy của nhà Phòng Giáo dục ; - Hệ thống thơng tin kế tốn.
3.2 Định hướng nội dung hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
3.2.1Vấn đề lập dự tốn chi hoạt động
Dự toán chi ngân sách là một cơng cụ giúp cho nhà quản lý ở Phịng Giáo dục trong việc hoạch định, kiểm sốt và đánh giá kết quả hoạt động của tồn đơn vị. Đó là việc tính tốn một cách đầy đủ các khoản thu, chi dự kiến tại đơn vị trong một thời gian cụ thể được thể hiện thông qua một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, giá trị…
Tại Phòng Giáo dục, căn cứ vào mức chi cho giáo dục đào tạo theo quy định hiện hành, Ngân sách sẽ cấp cho đơn vị theo mức chi đóCăn cứ để lập dự toán chi là chỉ tiêu đào tạo năm kế hoạch.
- Chi phí trực tiếp: được lập dựa trên kế hoạch dự kiến của từng bộ phận trong năm học, và định mức chi phí cho từng yếu tố chi phí. Chi phí định mức xây dựng thực tế năm học trước và khối lượng công việc được giao năm học mới.
- Chi phí gián tiếp: căn cứ trên cơ sở tổng hợp dự toán chi phí phục vụ của từng phịng ban. Dự tốn từng phòng ban căn cứ vào chi phí thực tế năm học trước và khối lượng công việc được giao năm học mới.
Sau khi lập dự toán chi hoạt động, kế toán phải tiến hành cân đối giữa ngân sách và chi phí . Từ đó lập dự toán luồng tiền chi trong năm trên cơ sở dự tốn , chi phí và điều chỉnh các khoản chi phí nhưng khơng làm tăng, giảm tiền. Có dự tốn chi đơn vị sẽ có kế hoạch dự trữ một lượng tiền hợp lý để đảm bảo hoạt dộng của phịng được diễn ra bình thường tránh lượng tiền nhàn rỗi quá lâu hoặc thiếu tiền.
Dự toán năm 2012-
2013 Đơn vị tính: VND
YẾU TỐ CHI PHÍ Thực hiện 2011-2012 Dự toán 2012-2013
Số tiền % Số tiền %
Tiền lương 521.968.493 52,20 642.474.000 50,35
Phụ cấp lương 186.563.487 18,66 235.988.556 18,49
Tiền thưởng 7.920.000 0,79 10.000.000 0,78
Các khoản đóng góp 116.625.972 11,66 144.803.180 11,35 Các khoản thanh toán
cho cá nhân 7.768.000 0,78 3.945.000 0,31
Thanh tốn dịch vụ
cơng cộng 32.890.712 3,29 42.000.000 3,29
Vật tư văn phịng 36.932.800 3,69 24.000.000 1,88
Thơng tin liên lạc 25.759.922 2,58 23.289.260 1,83
Cơng tác phí 33.794.000 3,38 72.000.000 5,64
Chi phí thuê mướn 10.220.000 1,02 16.500.000 1,29
Chi khác 19.527.000 1,95 61.000.000 4,78
Cộng 999.970.386 100,00 1.276.000.000 100,00