CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2 Thực trạng về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH URC Việt Nam
2.2.2.4 Thơng tin và truyền thông
Việc thông tin và truyền thông là không thể thiếu dể duy trì và nâng cao hiệu quả KSNB. Việc truyền thơng phải đảm bảo chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy và đúng mục đích. Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thơng (phụ lục chƣơng 2) phản ánh tình hình thơng tin và truyền thông tại công ty nhƣ sau.
Hiện nay, công tác thông tin và truyền thông ở công ty thực hiện tốt về chất lƣợng thơng tin và cách thức truyền đạt nhanh chóng, kịp thời (95%). Thơng tin chủ yếu thể hiện dƣới dạng chứng từ, văn bản, email, ít khi truyền đạt trực tiếp nhƣ truyền miệng, loa phát thanh nội bộ… Ln có kênh thơng tin từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên và giữa các phòng ban với nhau. Đồng thời, có thể tiếp nhận ý kiến đóng góp từ bên ngồi nhƣ nhà cung cấp, khách hàng… qua email hay thƣ giấy, trao đổi trực tiếp (95%). Việc truyền thông tin hiện nay thuận tiện hơn nhiều nhờ sự trợ giúp của Internet.
Truyền tải thơng tin bằng văn bản thì tính kịp thời có thể bị hạn chế vì thủ tục rƣờm rà, cần phải có chữ kí của ngƣời chịu trách nhiệm, và in ấn, dán thơng báo cho tồn cơng ty, nhất là nhân viên làm việc ở nhà máy. Theo khảo sát, có 95% trả lời là cách thức truyền thơng hiện nay có giúp ích trong việc nắm bắt thơng tin kịp thời. Công ty cũng khuyến khích nhân viên trao đổi thông tin với nhau (86%). Những nhân viên hành chính trong cơng ty chủ yếu trao đổi công việc qua skype, việc làm này tuy thuận tiện và nhanh chóng nhƣng khó đảm bảo tính pháp lí và quy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
2.2.2.5 Giám sát
Hoạt động giám sát giúp đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB, để từ đó, cơng ty có những điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế. Bảng 2.11: Kết quả khảo sát về giám sát phản ánh tình hình giám sát tại cơng ty.
Việc giám sát thơng qua nhiều hình thức khác nhau. Ban giám đốc xem xét các báo cáo hoạt động của từng bộ phận (91%), hoạt động trong công ty cũng đƣợc đánh giá định kì (95%), lập biểu đồ so sánh kết quả của kì trƣớc và kì này, giữa thực tế với kế hoạch để có những điều chỉnh phù hợp.
Cơng ty hiện có ban kiểm sốt nội bộ kiểm tra tất cả các quy trình hoạt động tại cơng ty, chủ yếu là hoạt động sản xuất, cơ cấu nhân sự và các báo cáo tài chính, sau mỗi đợt báo cáo đều có báo cáo ghi nhận tình hình hoạt động của công ty, đề ra biện pháp khắc phục những nhƣợc điểm và vạch ra phƣơng hƣớng phát
triển sắp tới (về số lƣợng sản xuất ra, định mức sai sót sản phẩm, doanh số bán trong năm tới, các số liệu trên báo cáo tài chính…).
Cơng ty đã mạnh dạn sắp xếp lại lao động, nhập thêm dây chuyền sản xuất từ tập đoàn sang. Rút kinh nghiệm trong những đợt tuyển dụng trƣớc, công ty chỉ tuyển nhân viên thời vụ trong các mùa cao điểm nhƣ cận tết chứ khơng kí hợp đồng dài hạn, gây ra tình trạng thừa lao động sau tết nhƣ trƣớc.