Trong các báo cáo tổng kết kết quả đánh giá nội bộ, cần u cầu các phịng ban, bộ phận có điểm khơng phù hợp được phát hiện phải xác định nguyên nhân cốt cõi khi đề xuất và thực hiện hành động khắc phục.
Việc xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề có thể được thực hiện bằng biểu đồ nhân quả ở hình 3.1.
3.2.5 Ứng dụng cơng nghệ truy vết điện tử
Truy xuất nguồn gốc giúp các bên liên quan nhận được thông tin xác thực về sản phẩm tại tất cả các khâu trong chuỗi sản xuất và tiêu thụ, đồng thời cho biết liệu công ty sản xuất đã nỗ lực tối đa trong việc tạo ra sản phẩm được kiểm soát chất lượng một các nghiêm túc trong tồn bộ chuỗi cung ứng hay khơng.
Với trách nhiệm cao nhất của nhà sản xuất, công ty đã thiết lập hệ thống các biện pháp truy vết (truy xuất nguồn gốc) sản phẩm để đảm bảo việc thu hồi, xử lý sản phẩm nhằm giảm thiểu những tác động xấu đến người tiêu dùng và xã hội trong trường hợp có sự cố. Tuy nhiên, hiện tại công ty vẫn thực hiện việc truy vết bằng hình thức thủ cơng như ghi chép bằng tay, lưu trữ bằng giấy tờ sổ sách. Việc này gây khó khăn trong lưu trữ và mất nhiều thời gian khi thực hiện truy xuất nguồn gốc.
Việc ứng dụng cơng nghệ truy vết điện tử giúp mất ít thời gian hơn để truy xuất so với cách truy xuất nguồn gốc bằng ghi chép thủ công như hiện nay nên trong trường hợp xảy ra sự cố về sản phẩm, việc tìm và tổng hợp hồ sơ truy xuất bằng giấy giúp công ty ra quyết định thu hồi các lơ hàng lỗi nhanh chóng, từ đó hạn chế những thiệt hại lớn có thể xảy ra. Việc ra quyết định thu hồi sản phẩm chậm có thể gây tiêu tốn rất nhiều chi phí vận chuyển khi thu hồi, hoặc chi phí tiêu hủy sản phẩm khi không thể thu hồi, chi phí này càng cao khi sản phẩm được xuất khẩu đi các nước xa về khoảng cách địa lý, hoặc phải tiêu hủy sản phẩm ở các nước phát triển.
Bên cạnh đó, việc truy xuất nguồn gốc thủ cơng cịn có nhược điểm là thiếu tính minh bạch do chỉ có cơng ty sản xuất mới quản lý các thông tin truy xuất và cung cấp khi khách hàng yêu cầu, trong khi khách hàng hồn tồn khơng thể tự tiếp cận các thông tin này. Như vậy, truy xuất nguồn gốc điện tử còn mang lại sự minh bạch trong tiếp cận thông tin về hoạt động sản xuất giúp khách hàng có niềm tin vào sản phẩm được sản xuất và bảo quản an toàn, chất lượng.
Ngoài ra, truy xuất nguồn gốc điện tử cịn mang lại nhiều lợi ích khác cho công ty như giảm rủi ro khi hồ sơ bị hư hỏng gây mất thông tin trong thời gian bảo quản
hồ sơ; giảm thiểu không gian lưu trữ giấy tờ truyền thống và sử dụng khơng gian đó cho các công việc khác; tăng sức hấp dẫn và độ tin cậy của khách hàng vào sản phẩm.
Với những lợi ích mang lại kể trên thì việc áp dụng cơng nghệ truy vết điện tử là một bước phát triển thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào xem xuất khẩu là thị trường chủ yếu trong tương lai. Những chi phí cần thiết để áp dụng cơng nghệ này trong hiện tại chỉ là một phần nhỏ so với những lợi ích mà nó đem lại cho cơng ty trong tương lai. Các chi phí này bao gồm chi phí tư vấn, chi phí cho đối tác đi lại trong quá trình tiến hành khảo sát và xây dựng phần mềm truy xuất phù hợp cho cơng ty, chi phí bản quyền khi sử dụng phầm mềm.
Đối với hình thức truy xuất nguồn gốc điện tử, thơng tin sẽ được số hóa lưu trữ trên hệ thống máy tính với mã số truy xuất nguồn gốc cho từng lô hàng, theo các tiêu chuẩn quốc tế và duy nhất trên tồn cầu (hình 3.2).