QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG TẠI CễNG TY CHUP RUBBER PLANTATION (CRP)
3.2.4. Nõng cao cỏc hoạt động tuyờn truyền thụng tin trong quản lý chất lượng
Trong thực tế hoạt động sản xuất hiện nay, thụng tin được đỏnh giỏ là một nguồn lực hết sức quan trọng đối với cỏc doanh nghiệp. Khả năng thu thập, phõn tớch và sử dụng thụng tin cú thể núi lờn sự thành cụng hay thất bại của một doanh nghiệp. Trong thời gian qua, một trong những yếu điểm gúp phần hạn chế hiệu quả hoạt động của cụng ty CRP là vấn đề tổ chức thụng tin chưa tốt. Để nõng cao hiệu quả quản lý chất lượng, thụng tin phải được thu thập đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời, được lượng húa, xử lý và sử dụng một cỏch tốt nhất.
Tuyờn truyền thụng tin cần phải được hiểu như sản phẩm của một quỏ trỡnh, sản phẩm thụng tin cú thể là đầu ra của một hoạt động nhưng là đầu vào của một hoạt động tiếp theo. Nếu hoạt động tổ chức thụng tin đầu vào khụng tốt sẽ gõy ảnh hưởng đến cụng đoạn tiếp theo của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh chung của cụng ty.
Tuyờn truyền thụng tin cần phải được thực hiện theo hai chiều. Thụng tin xuất phỏt từ một họat động đến cỏc đối tượng cần thụng tin khỏc, đõy là chiều thứ nhất của thụng tin. Chiều thứ hai của thụng tin là sự phản hồi thụng tin đến nguồn xuất phỏt của thụng tin. Thụng tin cú tớnh hai chiều như vậy mới cú thể phản ảnh đầy đủ nội dung của thụng tin. Cựng với đú chất lượng thụng tin phải được quan tõm trong cụng tỏc tuyờn truyền thụng tin. Chất lượng thụng tin cần được thể hiện thụng qua tớnh chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu. Để cú thể tuyờn truyền thụng tin cú hiệu quả cần phải cú những biện phỏp như sau:
- Cụng ty cần cú kế hoạch xõy dựng hệ thống mạng điều hành thụng tin nhằm nõng cao hiệu quả điều hành và quản lý cụng ty.
+ Thụng tin từ bờn ngoài và từ bờn trong đều phải được kiểm tra và xột duyệt bởi người cú thẩm quyền. Cỏc bộ phận khụng được tự ý thay đổi những yờu cầu đó được xem xột, quy định trước bởi vỡ những thay đổi tựy ý của từng bộ phận, dự là rất nhỏ cũng cú thể gõy ảnh hưởng khụng tốt và khú kiểm soỏt được đến họat động
của những bộ phận khỏc và của cả cụng ty.
+ Phải xõy dựng mạng lưới thụng tin nội bộ bằng cỏch lặp đặt hệ thống mỏy tớnh kết nối mạng nội bộ. Điều này rất quan trọng đối với việc tạo sự đa dạng trong việc dẫn truyền hệ thống thụng tin trong nội bộ, và việc chia sẻ và/nhận nhận thụng tin cũng được thực hiện dễ dàng trong từng bộ phận, giảm được chi phớ quản lý thụng tin.
+ Cụng ty phải xõy dựng và cú biện phỏp để truyền đạt và cung cấp thụng tin thường xuyờn, đầy đủ, cập nhật cỏc thụng tin nội bộ cho mọi thành viờn trong cụng ty. Truyền đạt thụng tin rất quan trọng đối với cụng ty CRP hiện nay. Khi thực hiện việc truyền đạt thụng tin cần phải quan tõm đến đối tượng cần truyền đạt, mục tiờu của việc truyền đạt, chất lượng thụng tin, dựng phương tiện nào để truyền đạt, và cuối cựng là thời điểm cần truyền đạt. Hoạt động truyền đạt thụng tin quan trọng nhất đối với cụng ty CRP là đảm bảo thụng tin đến đỳng mục tiờu cần tuyờn truyền.
- Triển khai ứng dụng cụng nghệ thụng tin quản lý. Hiện tại, cụng ty đó trang bị hệ thống mỏy tớnh đến từng văn phũng quản lý, dạng văn bản cũng được thực hiện dưới dạng dữ liệu mỏy tớnh. Tuy nhiờn, việc chia sẻ thụng tin nội mạng qua cụng nghệ kết nối nội mạng thỡ chưa đỏp ứng được nhu cầu. Vỡ vậy cụng ty cần phải thiết lập, triển khai và ứng dụng cụng nghệ kết nối mạng nội bộ (Network). Một vấn đề rất quan trọng của cụng ty về cụng nghệ thụng tin là cụng ty chưa cú trang Web (Website) riờng của cụng ty. Điều này hạn chế rất lớn đối với những đối tượng bờn ngoài muốn tỡm hiểu thụng tin về cụng ty. Cụng ty CRP cần phải lập một trang Web chớnh thức riờng của cụng ty. Cụng ty cú trang Web riờng cú rất nhiều lợi ớch như sau: Cơ hội quảng bỏ khụng giới hạn, cụng việc kinh doanh mở cửa 24h/1ngày, tiết kiệm chỉ phớ giới thiệu sản phẩm, đồng hành và vượt lờn trờn cỏc đối thủ cạnh tranh trong một mụi trường kinh doanh năng động, cú thờm hàng ngàn khỏch hàng mới, tạo ra được hỡnh ảnh về một cụng ty được tổ chức khoa học và hiệu quả, cú thể coi đõy là phương tiện tốt nhất để cụng ty tiếp thị sản phẩm, dịch vụ và hỡnh ảnh của mỡnh theo một hỡnh thức mới, chăm súc khỏch hàng trực tuyến, đặt hàng, mua bỏn trực tuyến, truyền đạt thụng tin đạt hiệu quả cao.