II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc
3. Kiểm tra lại các thông tin trong các kết quả phân tích cơng việc
Các kết quả về cơng việc người phân tích phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Các nhiệm vụ và kỳ vọng có thể được người giám sát hiểu rõ nhưng chúng sẽ chỉ có ý nghĩa và có giá trị sau khi chúng đã được truyền đạt tới các nhân viên có trách nhiệm thi hành các nhiệm vụ này. Người phân tích đã xác định ra các nhiệm vụ chính từ góc độ doanh nghiệp. Đây sẽ là một cơ hội để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện nhiệm vụ có hiểu được kỳ vọng của người phân tích hay khơng.
Những người thực hiện việc xem xét đánh giá các kết quả hoàn thành cơng việc cần phải rà sốt lại các tài liệu về công việc. Điều quan trọng là họ phải hiểu được quan điểm của doanh nghiệp và phải có cơ hội để thể hiện nhận thức của mình về cơng việc. Nếu những người quản lý và giám sát không nhất trí với bản mơ tả cơng việc, bản u cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc thì cần phải giải quyết những khác biệt về quan điểm ngay từ giai đoạn này.
Tiếp theo người phân tích hãy thảo luận thơng tin về cơng việc với các nhân viên của mình. Có nhiều yếu tố khác có thể tác động tới khả năng của họ trong việc đáp ứng những kỳ vọng của . Hãy xem xét các vấn đề này trước khi yêu cầu họ phải đạt được các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc tối ưu.
Hãy truyền đạt các kỳ vọng về công việc một cách rõ ràng và phải đảm bảo rằng hai bên phải hiểu nhau. Cuối mỗi cuộc nói chuyện, nhân viên cần phải biết rằng doanh nghiệp sẽ xác định mức độ hồn thành cơng việc của họ như thế nào xét về phương diện kết quả cơng việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi hoặc một sự kết hợp của các yếu tố này hay các yếu tố khác. Sau khi người giám sát và nhân viên đã nhất trí thì cần ghi chép lại các kỳ vọng về kết quả hồn thành cơng việc và giao một bản cho nhân viên.
Trong nhiều trường hợp có thể đạt được sự đồng ý của nhân viên. Tuy vậy, nhà quản lý hoặc giám sát phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xác định
các kỳ vọng về kết quả cơng việc vì người đó có trách nhiệm cơng khai lớn hơn đối với việc phòng ban hay tổ chức thực hiện được các mục đích và mục tiêu đặt ra.